Untungnya, UU CAN-SPAM menjadi undang-undang pada tahun 2004 untuk mengurangi email yang menyesatkan.
Sejak saat itu, penerima email biasanya diminta untuk ikut serta dua kali, dapat berhenti berlangganan dari daftar dengan cepat, dan menerima email yang jauh lebih sedikit dengan baris subjek yang menipu.
Apakah Anda tahu apa artinya CAN-SPAM? Ini adalah twister rahang. Nama lengkap dari Undang-undang ini adalah “Mengendalikan Penyerangan Undang-Undang Pornografi dan Pemasaran Tidak Berkepentingan.” Syukurlah mereka mempersingkatnya!
Jadi apa hubungannya ini dengan organisasi nirlaba?
Anda mungkin pertama kali berpikir bahwa hukum ada hubungannya dengan email-email yang berakhir di folder spam penerima. Tapi bukan itu masalahnya, meskipun itu bisa menjadi masalah bagi nirlaba juga.
Tindakan CAN-SPAM seharusnya mencegah email yang Anda tidak pernah mendaftar atau minta. Ini benar-benar dimaksudkan untuk menjaga orang-orang jahat keluar dari kotak email Anda.
Meskipun CAN-SPAM berlaku terutama untuk email komersial, lembaga nonprofit Anda mungkin jatuh di bawah payungnya jika Anda memasarkan produk (item toko hadiah, buku, seminar misalnya) yang dibeli orang. Atau jika sponsor perusahaan terlibat dengan apa pun yang dikirim oleh organisasi Anda melalui email. Meskipun email penggalangan dana harus dikecualikan dari CAN-SPAM, itu membayar untuk berbuat salah di sisi hati-hati.
Selain itu, ACT tidak berisi pengecualian khusus untuk lembaga nonprofit. Jadi, Anda juga bisa berakhir dengan denda besar jika Anda melewati batas, bahkan tanpa sengaja.
Dalam praktiknya, kita semua harus mengikuti aturan CAN-SPAM. Mereka telah menjadi praktik terbaik untuk email, dan mereka bekerja dengan sangat baik.
Apa yang Harus Dilakukan Lembaga Nonprofit untuk Mematuhi CAN-SPAM
- Berikan pemberitahuan yang jelas dan mencolok tentang peluang untuk memilih keluar. Pemberitahuan harus ada di setiap pesan email dan harus diberikan kepada semua individu yang menerima pesan.
- Sertakan fungsi menyisih keluar di setiap pesan email, seperti alamat email kembali atau fungsi berbasis Internet lainnya. Tidak memerlukan informasi apa pun selain alamat email untuk berhenti berlangganan. Anda memiliki 10 hari untuk menggosok nama dari daftar Anda, jadi jangan mengirim penawaran berikutnya setelah itu. Selanjutnya, jika penerima tidak memilih, pengirim tidak boleh menyewa, bertukar atau mentransfer atau melepaskan alamat email penerima.
- Berikan alamat pos fisik pengirim yang valid.
- Jika ada iklan komersial di email Anda, Anda harus jelas bahwa email adalah iklan. Gunakan frasa seperti "Anda mungkin sangat tertarik dengan penawaran ini" di salinan email.
- Berikan baris "dari" yang secara akurat dan jelas menunjukkan pengirim. Melakukan hal itu memberikan jaminan kepada pendukung dan donatur bahwa email berasal dari organisasi tepercaya.
- Gunakan baris subjek yang tidak menyesatkan seperti apa yang terkandung dalam email. Kita semua ingin menarik perhatian orang, tetapi hati-hati terhadap baris subjek yang "unik" atau "menarik".
- Lembaga nonprofit, khususnya, harus memastikan bahwa setiap pelanggan telah ikut serta, lebih disukai dua kali. Itu berarti mengirim pelanggan cara untuk mengkonfirmasi langganan mereka. Meskipun teknologi membuat ini mudah dan sangat mulus, beberapa orang tidak akan mengelola langkah kedua, dan Anda akan kehilangannya. Lakukan saja. Pelanggan yang memilih ganda cenderung tidak mengeluh bahwa mereka tidak pernah mendaftar.
Untungnya, semua perusahaan pemasaran email yang sah (tempat Anda dapat menyimpan daftar Anda, mendesain permohonan penggalangan dana email, buletin , dan mengirim email massal) disiapkan untuk membantu Anda mematuhi CAN-SPAM.
Bekerja dengan persyaratan penyedia email Anda dan Anda harus aman. Jika pemasar email Anda tidak mensyaratkan hal-hal yang mengikuti CAN-SPAM, seperti meminta alamat fisik Anda untuk diletakkan di bagian akhir email Anda, cari pemasok yang akan sesuai. Jika penyedia Anda tergelincir, Anda bertanggung jawab.
Apa Arti "Keikutsertaan"?
Sangat penting bagi lembaga nonprofit untuk memahami "ikut serta" agar tidak keluar dari masalah. Ada dua jenis:
Izin Express - Contoh izin tertulis yang sangat baik adalah ketika seseorang memberikan alamat emailnya kepada Anda karena mereka ingin menerima email dari Anda. Ini paling sering terjadi ketika seseorang mengunjungi situs web Anda dan meninggalkan alamat emailnya di kotak pendaftaran Anda untuk menerima buletin Anda yang dikirim melalui email.
Praktik terbaik adalah mengirim email segera dan meminta pelanggan untuk memverifikasi bahwa mereka ikut serta dengan membalas email itu.
Izin Tersirat - Contoh dari izin semacam ini adalah ketika donor memberikan hadiah melalui halaman donasi Anda dan membagikan alamat emailnya dengan Anda pada formulir itu. Waspadalah dengan hanya menempatkan orang-orang di daftar email Anda karena Anda kebetulan menemui mereka di suatu tempat. Itu bukan izin tersirat.
Apakah ada izin tertulis atau izin tersirat, n pernah berasumsi apa pun . Selalu jelaskan pada formulir apa pun yang diisi bahwa dengan meninggalkan penerima alamat email setuju untuk menerima email dari Anda. Anda harus melakukan ini, misalnya, pada formulir donasi Anda atau bentuk apa pun yang diisi oleh sukarelawan di situs Anda.
Ada banyak cara bahwa jenis izin ini mungkin terjadi, jadi pikirkan baik-baik tentang cara Anda mengatur formulir, mendaftar kotak, dan menangani pertukaran email di acara. [PANDUAN] Bloomerang Ketika Nirlaba Anda Dapat dan Tidak Dapat Mengirim Email memiliki beberapa contoh bagus untuk membantu Anda mengetahui apa yang harus dilakukan dan kapan.
Bagaimana Ending Up di SPAM Mailboxes Mungkin Menyakiti Anda Bahkan Ketika Anda Memainkan Aturan
SPAM filter berusaha menangkap email yang mencurigakan. Meskipun email Anda dapat mematuhi peraturan SPAM, email Anda masih dapat berakhir di sana. Dan itu bisa menyakitimu.
Sebuah studi dari EveryAction (2016) menemukan bahwa tingkat spam bulanan untuk email yang dikirim oleh 55 lembaga nonprofit adalah 7,03 persen. Studi ini menempatkan jumlah dolar pada semua peluang yang hilang. Studi ini memperkirakan bahwa "setiap persentase email yang masuk ke spam menghasilkan kerugian $ 1.052.64 per tahun."
Ketika sebuah email dari lembaga nonprofit Anda tidak pernah dilihat, apalagi dibuka, tindakan yang Anda harapkan dan rencanakan dengan sangat hati-hati tidak pernah terjadi. Meskipun email relatif murah dibandingkan dengan surat langsung, itu memang memiliki biaya. Anda membayar biaya kepada perusahaan-perusahaan email yang mengirim email ditambah waktu staf Anda telah terbuang sia-sia.
Tidak seperti SPAM ilegal yang diatur oleh pemerintah, kotak masuk email SPAM sering dibuat oleh orang-orang yang mendaftar untuk mendapatkan email Anda. Studi email EveryAction menunjukkan bahwa ditugaskan ke folder SPAM ada hubungannya dengan tiga hal:
- Anda belum membuatnya mudah untuk berhenti berlangganan sehingga penerima menandai email Anda sebagai SPAM. Obatnya? Selalu berikan tautan unsubscribe satu klik di email Anda.
- Daftar email Anda sudah usang . Sulit hari ini untuk mengikutinya. Orang-orang pindah, mengubah program email mereka, atau hanya mengundurkan diri tanpa alasan yang jelas. Jawabannya? Bersihkan daftar email Anda setiap enam bulan atau lebih. Jika tidak ada tanda kehidupan (terbuka, tanggapan) dari alamat, jatuhkan.
- Anda mengirim email yang tidak relevan . Kurangnya jenis pertunangan berarti email Anda tidak memenuhi harapan penerima ketika mereka mendaftar. Segmentasikan daftar Anda dan personalisasi lebih spesifik untuk keterlibatan yang lebih baik.
Sumber daya:
Panduan Kepatuhan UU CAN-SPAM, FTC
Studi Penyelaran Email Nonprofit 2016, SetiapAksi