Etika Bisnis Salam Pesan Suara
Pesan suara adalah hal yang sederhana, dan dalam bisnis, mereka dapat terlihat tidak penting. Namun, ucapan pesan suara mendapat banyak permainan dengan pelanggan dan rekan kerja — pikirkan seberapa sering Anda tidak dapat menerima panggilan telepon karena Anda berada di jalur lain, jauh dari meja Anda atau di luar kantor. Pikirkan seberapa sering Anda mendengar ucapan pesan suara ketika menelepon rekan kerja, kolega, dan kontak bisnis lainnya.
Salam pesan suara menetapkan nada untuk bagaimana penelepon akan melihat Anda dan perusahaan Anda dan cara yang halus dan mudah untuk menumbuhkan hubungan bisnis yang positif. Pesan optimis yang singkat dan to the point adalah yang terbaik. Dan jangan terburu-buru melalui pesan Anda. Jadilah efisien tetapi santai dan gunakan waktu Anda.
01 - A Short, Upbeat Greeting
02 - Nama Anda
Nyatakan nama lengkap Anda dengan jelas dan ucapkan setiap suku kata sehingga penelepon tahu bahwa mereka telah mencapai orang yang mereka harapkan dan mereka ingin menuliskan nama Anda jika mereka mau. Jika Anda memiliki nama panjang, kurangi sehingga pemanggil Anda dapat mendengarnya.
03 - Nama Perusahaan dan / atau Nama Departemen Anda
Menyatakan nama perusahaan dan departemen Anda akan membuat penelepon tahu bahwa mereka telah mencapai tempat yang tepat — terutama jika mereka melalui serangkaian permintaan petugas otomatis atau direktori sistem telepon karyawan atau departemen. Ini sangat penting untuk salam pesan suara eksternal . Ini mungkin dilewati untuk panggilan internal.
04 - Pernyataan Bahwa Anda Tidak Bisa Mengambil Panggilan
Sebuah pernyataan singkat (beberapa orang seperti permintaan maaf dalam pernyataan) bahwa Anda tidak dapat menerima panggilan mereka adalah standar dan memindahkan penelepon dengan cepat melalui informasi ketika Anda dapat kembali ke mereka dan pesan bip yang sangat penting.
05 - Undangan untuk Meninggalkan Pesan
Undang penelepon untuk meninggalkan Anda pesan detail.
06 - Kapan Anda Akan Mengembalikan Panggilan Mereka
Jika kebijakan Anda adalah membalas panggilan pada penghujung hari, beri tahu penelepon Anda itu. Jika tidak ada kebijakan, tanyakan pada penelepon perkiraan kapan Anda akan membalas panggilan mereka. Jika Anda jauh dari kantor selama seminggu, biarkan mereka tahu itu juga.
07 - Berikan Kontak untuk Bantuan Segera
Tidak ada yang suka terjebak di "penjara surat suara", menunggu jawaban tanpa opsi lain. Jika ada seseorang penelepon dapat menghubungi untuk bantuan segera, berikan petunjuk tentang cara menghubungi orang itu.
08 - Pertahankan Panjang Salam Singkat
Singkatnya: maksimum 20 hingga 25 detik. Orang sibuk dan tidak suka membuang-buang waktu.
09 - Hindari Memberi Terlalu Banyak Informasi
Berikan penelepon Anda hanya dengan informasi yang mereka butuhkan untuk meninggalkan pesan kepada Anda atau menghubungi Anda.