Vendor Perencanaan Partai Setiap Event Pro Harus Anda Ketahui

by Rob Hard

Perencana acara terbaik tetap saat ini dengan tempat acara trendi di daerah mereka dari hotel ke resor hingga restoran . Yang paling penting, mereka membangun hubungan kerja yang baik, bahkan ramah dengan penjualan dan manajemen katering di tempat-tempat tersebut karena keduanya akan membantu membuat atau menghancurkan suatu acara. Hubungan tersebut juga akan terbukti berharga untuk acara di masa depan dan mudah-mudahan akan membuat pekerjaan Anda memberikan acara yang sangat baik lebih mudah.

Dalam nada yang sama, setiap perencana acara (apakah independen atau dipekerjakan sebagai perencana pertemuan di organisasi) harus memiliki jaringan bisnis pribadi vendor acara tepercaya dan pemasok yang dapat disewa untuk berbagai acara.

Tidak hanya itu, jaringan itu mengurangi waktu yang didedikasikan untuk mencari kontraktor tersebut, tetapi perencana acara akan belajar bagaimana bekerja dengan perusahaan dan individu tersebut untuk mendapatkan layanan terbaik untuk klien mereka. Pada akhirnya, jaringan sangat penting dalam pertemuan dan industri acara.

Ketika datang ke rujukan, jaringan Anda (atau ketiadaan) dapat berarti perbedaan antara pendaratan pekerjaan dan menontonnya pergi ke kompetisi. Berikut adalah vendor layanan acara, pemasok, dan kontraktor setiap perencana acara besar yang seharusnya ada di jaringan mereka.

01 - Perusahaan Manajemen Destinasi (DMC)

Sebuah perusahaan manajemen destinasi (DMC) dapat muncul di permukaan untuk menjadi pesaing bagi perencana acara lokal, mengingat fokusnya pada pemeliharaan hubungan dengan semua tempat lokal dan layanan perhotelan, tetapi pada kenyataannya, mereka dapat menjadi mitra yang sangat baik untuk perencana acara.

Ketika merencanakan acara di luar kota atau di luar bidang keahlian Anda, DMC yang baik dapat menjadi teman terbaik dan sekutu terdekat Anda. Hubungan mereka dan pengetahuan lokal yang luas sering mencakup semua aspek perencanaan acara. DMC biasanya disewa untuk membantu merencanakan dan melaksanakan semua kegiatan di luar kantor dan di malam hari.

02 - Konsultan Komunikasi

Sejumlah besar informasi harus dikomunikasikan kepada klien dan tamu, tetapi banyak perencana acara tidak memiliki keahlian unik untuk menghasilkan semua materi komunikasi seperti undangan, agenda, materi konferensi, dll.

Seorang konsultan komunikasi akan membantu membuat bahan template yang mengikuti etiket dan format yang sesuai untuk setiap jenis alat komunikasi.

Bekerja dengan penulis dan desainer grafis (atau melakukan tanggung jawab ini secara langsung), orang ini akan memastikan bahwa materi menggabungkan tema acara, pesan, dan standar merek klien. Mereka bahkan dapat membantu dalam produksi aktual dan pencetakan bahan-bahan ini.

03 - Desainer Alat Tulis

Semakin intim suatu acara, semakin fleksibel dengan gaya bahan kertas yang bisa digunakan. Toko alat tulis lokal atau online memiliki opsi yang luar biasa, dan sebagian besar kertas saat ini dapat dicetak menggunakan printer inkjet yang dapat menambah penghematan biaya.

Cobalah bekerja dengan pemilik toko. Dia harus menginventarisir ratusan gaya langsung di toko (dan memiliki kemampuan untuk memesan bahan khusus bila diperlukan). Seorang desainer alat tulis akan memberikan saran dan membantu pembuat kata dan mencetak materi Anda juga.

Kiat Stasioner: Selain alat tulis dan undangan yang lebih klasik atau tradisional, pastikan inventaris menyertakan opsi lain yang lebih unik juga.

04 - Distributor Produk Promosi

Salah satu aturan acara apa pun adalah tidak pernah membiarkan tamu pulang dengan tangan kosong. Terlepas dari apakah Anda merencanakan pertemuan klien, seminar, konferensi, pameran dagang, perjalanan insentif, atau sejenisnya, satu hal yang tetap umum: tamu Anda harus menerima dan membawa pulang barang hadiah yang relevan.

Kontak produk promosi Anda harus memberi Anda akses ke lencana nama, notes, pena, pensil, pakaian, penghargaan, dan item lain yang mungkin ingin Anda atau klien Anda ingin berikan kepada mereka yang menghadiri program Anda.

Kiat Hadiah: Sebaiknya pilih hadiah yang mencerminkan gambar / merek dari organisasi hosting. Bila perlu, Anda bahkan mungkin ingin memiliki kemampuan untuk merek barang-barang tertentu dengan logo perusahaan atau asosiasi.

05 - Fotografer

Ini adalah item anggaran yang ingin dihindari oleh banyak klien, tetapi fotografer hebat akan menangkap esensi acara atau beberapa program hari dan memberikan kenang-kenangan kepada tamu. Memiliki beberapa fotografer hebat di jaringan Anda dapat sangat berharga ketika Anda dipekerjakan untuk merencanakan acara yang lebih pribadi seperti pernikahan.

Fotografer Anda juga harus memelihara jaringan sumber daya seperti produksi video, teknisi A / V, dan fotografer lainnya. Fotografer yang mewujudkan keahlian teknis dengan kecerdasan pemasaran adalah orang yang Anda inginkan dalam jaringan Anda. Dia akan memahami alasan seni dan bisnis untuk acara apa pun.

06 - Penyedia Pribadi

Tidak semua acara berlangsung di hotel atau restoran di mana layanan katering disediakan secara otomatis. Pertemuan dan acara internal seringkali direncanakan di organisasi itu sendiri, dan katering dipesan dan dikirim. Beberapa tempat acara paling unik seperti galeri seni, bangunan landmark, atau bahkan taman yang indah juga akan membutuhkan layanan katering pribadi.

Katering mungkin memiliki restoran, fasilitas perjamuan, atau tokonya sendiri. Selain menawarkan berbagai item menu yang akan menarik pengalaman bersantap umum atau etnis, dia harus menawarkan pilihan luar biasa untuk sarapan, makan siang, istirahat, dan / atau makan malam.

07 - Pemilik Toko Anggur / Sommelier

Penyedia Anda mungkin akan mengurus kebutuhan bar untuk acara Anda, tetapi perencana acara akan memiliki alasan sendiri untuk menyertakan ahli anggur di jaringan mereka.

Pemilik kedai anggur yang baik dapat menyediakan persediaan (untuk hadiah konsumsi atau penghargaan) sebagai sumber daya langsung untuk pihak swasta, tetapi yang lebih penting, sommelier ini dapat membantu mendidik perencana tentang anggur.

Tip Anggur: Untuk bonus tambahan, buat hubungan langsung dengan pemilik toko anggur untuk mengirim inventaris langsung ke klien Anda dan sertakan catatan pribadi dari Anda.

08 - Chocolatier

Mirip dengan toko anggur, seorang chocolatier hebat benar-benar dapat membuat perencana acara terlihat bagus. Semua orang suka ganaches dan truffle cokelat buatan tangan.

Jika Anda bisa, bekerjalah dengan chocolatier lokal yang menggunakan semua bahan segar, tetapi ada banyak pembuat cokelat gourmet yang akan dikirimkan langsung ke acara Anda. MarieBelle New York menciptakan cokelat yang ditampilkan dengan indah.

Kiat Cokelat: Jika Anda benar-benar ingin menjadi mewah, seorang chocolatier yang hebat dapat menyertakan gambar khusus di atas cokelat atau bahkan membuat patung cokelat atau pusat. Itu juga bukan ide yang buruk untuk meminta kontak Anda untuk menyimpan kartu pribadi Anda di toko untuk pengiriman pribadi kepada klien.

09 - Toko bunga

Pengaturan bunga besar akan menambah warna, kecanggihan, dan wewangian ke sebuah ruangan. Banyak acara akan menggabungkan pengaturan bunga sebagai bagian dari dekorasi acara seperti centerpieces meja.

Toko bunga yang baik akan menawarkan berbagai ide yang membahas tema, warna, dan anggaran untuk acara Anda. Dia juga akan menyarankan bunga mana yang akan bertahan paling baik untuk durasi dan suhu acara Anda (misalnya, acara luar ruangan) dan musim.

10 - Pemasok Sewa Partai

Meskipun sebagian besar tempat akan mempertahankan hubungan langsung dengan perusahaan pemasok penyewaan pesta, akan sangat membantu bagi perencana acara untuk memiliki hubungan mereka sendiri dengan pemasok penyewaan pihak yang dapat diandalkan.

Sebuah acara besar dapat menggabungkan sejumlah barang untuk dekorasi, linen, lantai, pencahayaan, peralatan audio / visual, alat makan, gelas, alat peraga, tenda, dll. Perusahaan penyewaan partai yang baik akan menawarkan semua ini dan banyak lagi. Pemasok sewaan pesta Anda juga bisa menjadi sumber yang bagus untuk membantu melakukan brainstorming cara terbaik untuk mendukung tema acara Anda.

11 - Konvensi dan Biro Pengunjung (CVB)

Sebuah konvensi dan biro pengunjung (CVB) akan memberikan informasi berharga tentang tujuan acara, layanannya, dan fasilitasnya. CVB akan menghemat waktu dan energi untuk setiap perencana pertemuan ketika perlu meneliti layanan lokal. Beberapa CVB bahkan menawarkan alat online bagi para perencana untuk meminta informasi dari hotel yang berpartisipasi dan layanan serta tempat lain.

CVB bertanggung jawab untuk mempromosikan tujuan lokal dan umumnya dapat memberikan informasi tentang sejarah dan karakteristik unik dari suatu tujuan. Perencana acara harus menghubungi CVB dan stafnya sebagai satu sumber daya untuk informasi rinci tentang perjalanan dan pariwisata lokal.