Salam telepon yang disukai pelanggan, prospek, dan karyawan
Ketika berbicara tentang salam telepon, ada kekuatan dalam kesederhanaan. Untuk hasil terbaik, sertakan tiga elemen mudah ke dalam salam telepon bisnis Anda: menyenangkan, singkat, dan tulus.
Salam telepon harus menyenangkan
Sambutan telepon yang menyenangkan sangat penting untuk panggilan yang sukses karena itu mengatur panggung secara emosional. Secara umum, pendengar cenderung mencerminkan atau "menangkap" keadaan emosi pembicara. Ini adalah prinsip komunikasi yang memegang teguh apakah seseorang berbicara kepada sekelompok 1000 orang, pertemuan kecil 10 orang, atau satu pelanggan melalui telepon.
Dengan kata lain, orang-orang merespon dengan baik. Jika kami menjawab telepon dengan kasar, kemungkinan penelepon akan menjadi kasar. Jika kita menjawab telepon dengan senang hati, kemungkinan penelepon akan menyenangkan, dan kita semua tahu penelepon mana yang lebih mudah untuk dikerjakan.
Bayangkan Anda adalah pelanggan yang menelepon tempat bisnis. Profesional di ujung telepon yang lain terdengar kesal. Apa tanggapan Anda terhadap salam telepon seperti itu?
Ketika kita menjadi pelanggan, respons kita cenderung menjadi jengkel. Kami mulai berpikir untuk diri sendiri, "Anda pikir sekarang Anda jengkel?
Tunggu sampai Anda selesai dengan kami, maka Anda akan tahu apa itu iritasi! "Kami bahkan tidak merasa jengkel ketika kami menelepon perusahaan. Kami hanya menangkap kejengkelan profesional.
Kami juga memiliki pengalaman yang berbeda sebagai pelanggan. Kami merasa kesal, sangat kesal. Kami benar-benar ingin membiarkan seseorang memilikinya.
Kami menyebutnya perusahaan, tetapi orang yang menjawab telepon sangat baik dan profesional, kami tidak bisa memaksa diri untuk berteriak kepada mereka. Kami benci ketika itu terjadi. Kali ini kami telah menangkap profesionalisme mereka.
Salah satu cara termudah untuk mencapai keadaan emosional dengan cepat, seperti bersikap menyenangkan, adalah menggunakan bahasa tubuh. Penelitian yang dilakukan oleh John Grinder dan Richard Bandler menunjukkan bahwa bahasa tubuh membantu menciptakan keadaan emosional. Jika kita membawa diri dengan bahu yang merosot, wajah berkerut kepala tertunduk, mata yang terhindar, dan nafas yang dangkal, kita mungkin akan merasa tertekan. Jika kita tersenyum, napas dalam-dalam, tarik bahu kita ke belakang dan lihat lurus ke depan, kita mungkin akan merasa baik. Bagaimana Anda membawa diri Anda sepanjang hari di tempat kerja?
Kami menyarankan para profesional untuk membuat ritual sebelum menjawab telepon. Agar terdengar menyenangkan, kita perlu membawa diri kita sesuai. Ritual sambutan telepon saya adalah duduk di tepi kursi saya, menarik bahu ke belakang, mengambil napas dalam-dalam, tersenyum, biarkan telepon berdering dua kali, lalu menjawab. Kami tidak pernah menjawab telepon kami kecuali kami telah melalui ritual kami. Bisnis kita terlalu penting.
Kadang-kadang kita bahkan akan berdiri sebelum menjawab telepon jika kita membutuhkan sentakan energi ekstra.
Berdiri di atas kepala Anda. Lakukan jumping jacks. Lakukan apa pun yang diperlukan untuk mencapai keadaan yang menyenangkan sebelum menjawab telepon. (Dalam batas tentu saja.)
Salam telepon harus tulus
Tidak ada skrip. Kami menentang salam telepon scripting karena mereka terdengar tidak tulus, menjengkelkan penelepon, dan membuat karyawan enggan. Ucapan tertulis biasanya mencakup beberapa jenis slogan. "Halo. Ini hari yang indah di sini di Perusahaan XYZ."
Sekarang kami tidak peduli di mana Anda bekerja. Tidak mungkin seharian itu. Pada titik tertentu mengatakan, "Ini hari yang indah ..." akan menjadi peregangan atau tidak tulus. Risiko lainnya adalah bahwa pemanggil itu marah. Seorang karyawan dari perusahaan mebel mengaku kepada saya bahwa dia benci menjawab telepon , "Ini hari yang indah ..." karena penelepon yang marah akan membalas, "Yah, itu bukan hari yang indah di mana kita berada dan kesini dan memperbaiki hal ini. "Apakah tidak mengherankan mengapa karyawan dan pelanggan tidak suka menulis salam?
Anda ingin sapaan menjadi alami, yang juga membuatnya lebih mudah terdengar menyenangkan secara konsisten. Unsur-unsur kunci dari ucapan telepon adalah departemen atau nama perusahaan Anda, nama Anda, dan tawaran bantuan, seperti dalam contoh sapaan telepon bisnis ini.
Contoh sambutan telepon seluler telepon mungkin terdengar seperti ini, "Perusahaan XYZ. Ini Bob. Bagaimana saya mengarahkan panggilan Anda?"
Sambutan dari seseorang di departemen akuntansi mungkin terdengar seperti ini, "Akuntansi. Ini Bob. Bagaimana saya bisa membantu Anda?"
Nyatakan nama perusahaan atau departemen sehingga pelanggan dan prospek tahu bahwa mereka berada di tempat yang tepat. Berapa kali Anda menelepon selama lima menit hanya untuk menyadari bahwa penelepon akan lebih baik dilayani di departemen lain?
Selalu sebutkan nama Anda karena itu adalah tanda otoritas. Menyatakan nama Anda menyiratkan bahwa Anda bertanggung jawab. Ini juga menciptakan sentuhan pribadi. Terakhir, akhiri sambutan telepon bisnis Anda dengan pertanyaan yang mengungkapkan keinginan Anda untuk melayani pemanggil. (Lihat 8 Aturan untuk Layanan Pelanggan yang Baik.)
Salam telepon harus singkat
Singkat saja. Saya telah mendengar salam telepon yang begitu lama, saya takut orang yang menjawab telepon itu akan mengalami hiperventilasi dan masuk ke serangan jantung mencoba mengeluarkannya dalam satu tarikan nafas.
Salam panjang yang berlebihan tidak profesional karena banyak alasan. Mereka tidak terdengar menyenangkan atau tulus karena secara teknis mereka tidak mungkin untuk dieksekusi. Karyawan membenci mereka dan perasaan itu muncul. Penelepon membenci mereka karena mereka membuang waktu mereka . Untungnya, dengan mengikuti panduan di atas keringkasan adalah meyakinkan.
Ringkasan
Salam telepon adalah bagian yang sangat kuat dalam berbisnis. Untuk menjadi sukses, salam telepon sederhana. Praktikkan ritual agar menyenangkan. Tetap tanpa naskah. Singkat saja.