Informasi Apa yang Harus Anda Sertakan Saat Mengakui Donasi?
Pertama, Anda membutuhkan surat ucapan terima kasih yang hangat, tetapi Anda juga harus menyertakan informasi yang diperlukan secara hukum sehingga donatur dapat mendokumentasikan bahwa mereka memberikan donasi yang dipotong pajak kepada badan amal Anda.
IRS membutuhkan badan amal publik (juga dikenal sebagai 501 (c) (3) organisasi ) untuk mengirim surat pengakuan resmi untuk setiap sumbangan lebih dari $ 250.
Donor dapat menggunakan surat ini sebagai bukti sumbangannya dan mengklaim pengurangan pajak . Sebagian besar badan amal mengirim pengakuan untuk semua donasi, bahkan sumbangan kecil.
Kedua tujuan, berterima kasih kepada donor dan memenuhi persyaratan hukum, dapat diselesaikan pada saat yang sama atau secara terpisah. Sebagian besar badan amal berhasil mencapai kedua persyaratan dalam satu huruf.
Kapan Anda harus mengakui sumbangan untuk keperluan pajak
IRS mengatakan bahwa pengakuan harus dibuat "secara tertulis, pada saat permohonan atau ketika pembayaran diterima, dan dengan cara yang akan menjadi perhatian donor." (Lihat Publikasi IRS 1771)
Pengakuan donasi harus dilakukan selambat-lambatnya 31 Januari tahun ini setelah hadiah. Namun, praktik terbaik menunjukkan bahwa amal harus mengirimkan pengakuan sesegera mungkin setelah hadiah diterima.
Juga, sebagian besar badan amal mengirim ringkasan sumbangan donor untuk tahun sebelumnya pada akhir Januari.
Di era pengumpulan dana multi-channel dan donasi, mengirimkan ringkasan akhir tahun melalui surat (tidak peduli apakah donasi asli / s datang melalui pemeriksaan fisik atau online), memastikan bahwa organisasi Anda telah memberi tahu donor secara memadai.
Dapatkah Anda mengirim ringkasan akhir dari sumbangan donor untuk tahun sebelumnya melalui email?
Iya nih. Tidak ada resep hukum untuk formulir yang harus diambil surat pernyataan. Misalnya, itu bisa berupa kartu pos, email, atau surat fisik.
Namun, menurut saya, yang terbaik adalah membuat ringkasan akhir tahun itu berupa surat fisik melalui surat. Pesan email mungkin tidak diperhatikan di kotak surat yang padat atau bahkan berakhir di folder spam donor.
Apa yang harus Anda sertakan dalam pengakuan
- Nama organisasi Anda
- Pernyataan yang mengatakan bahwa Anda adalah organisasi bebas pajak 501c3
- Tanggal saat donasi diterima
- Jumlah kontribusi uang tunai (tunai berarti cek, kartu kredit, dan pemotongan gaji)
- Deskripsi (tetapi bukan nilai) dari kontribusi non tunai. Donor memperkirakan nilai kontribusi non tunai ketika melaporkannya kepada IRS pada pengembalian pajaknya.
- Pernyataan bahwa tidak ada barang atau jasa yang disediakan oleh organisasi, jika berlaku
- Deskripsi dan perkiraan itikad baik tentang nilai barang atau layanan, jika ada, yang disediakan organisasi sebagai imbalan atas kontribusi tersebut. Contohnya bisa berupa makan malam di mana sebagian uang membayar untuk makan sementara sisanya adalah sumbangan.
- Pernyataan bahwa barang atau jasa, jika ada, yang disediakan organisasi sebagai imbalan atas kontribusi tersebut seluruhnya terdiri dari manfaat tidak berwujud jika berlaku. Contohnya mungkin hadiah kecil yang dihargai kurang dari $ 75, seperti mug atau tas jinjing dengan logo organisasi.
Apa yang akan terjadi jika organisasi saya tidak memberikan pengakuan yang tepat?
IRS telah menolak pemotongan pajak untuk donor yang tidak dapat menawarkan pengakuan yang tepat untuk sumbangan mereka untuk amal.
The "Chronicle of Philanthropy" melaporkan hal ini dalam artikelnya, IRS Crackdown Menempatkan Fokus pada Catatan Hadiah. Dalam satu kasus, penilaian bergantung pada pengakuan tidak cukup tepat waktu dan tidak memiliki bahasa yang diperlukan.
KIAT: Kembangkan bahasa pengakuan Anda dan memilikinya dinilai oleh pengacara yang berspesialisasi dalam masalah nirlaba. Kemudian gunakan bahasa yang sama secara konsisten.
Beberapa contoh:
Tidak ada alasan organisasi Anda tidak dapat memberikan ucapan terima kasih yang hangat yang akan mendorong donor Anda untuk memberikan kepada Anda lagi dan memenuhi kewajiban Anda untuk memberikan pengakuan yang dapat diterima IRS atas donasi tersebut.
Meskipun bahasa pengakuan harus sesuai untuk setiap amal, berikut dua contoh pernyataan yang memenuhi semua persyaratan.
Yang pertama datang di akhir surat tertulis yang dikirim melalui surat; yang kedua adalah bagian dari email terima kasih .
1. "Sebagai badan amal 501c3, undang-undang perpajakan meminta kami untuk memberi tahu Anda bahwa surat ini adalah pengakuan resmi atas hadiah Anda. Juga, kami diharuskan untuk menyatakan bahwa Anda tidak menerima barang atau jasa dengan pertimbangan kontribusi ini, oleh karena itu, penuh jumlah hadiah Anda dapat dikurangi pajak. Terima kasih! "
2. "Partners In Health, 501 (c) (3) bukan untuk organisasi nirlaba, belum memberikan barang atau jasa apa pun, secara keseluruhan atau sebagian, kepada Anda dengan pertimbangan untuk kontribusi tunai sukarela ini. Jika Anda ingin mengklaim pengurangan pajak atas hadiah ini di AS, harap simpan surat pengakuan ini untuk file Anda. Mitra dalam nomor EIN Kesehatan adalah xxxxx. "
Kedua contoh ini berfungsi untuk sumbangan uang tunai. Tetapi bagaimana jika donasi itu bukan uang tunai, tetapi properti atau barang fisik semacam itu? Dalam hal itu gunakan bahasa yang mirip dengan contoh ini:
“Terima kasih atas kontribusi Anda dari satu lemari es bekas dan satu tungku yang digunakan [nama lembaga nirlaba], 501 (c) (3) bukan untuk organisasi nirlaba, diterima pada [Tanggal]. Tidak ada barang atau jasa yang disediakan sebagai imbalan atas kontribusi Anda. ”
Sumber daya:
Basis Pengetahuan GrantSpace
Dewan Nasional Lembaga Nonprofit