Bagaimana Proses Bekerja
Proses hubungan vendor biasanya dimulai dengan pembuatan RFP / RFQ atau dokumen lain yang direspon vendor agar bisnis dapat mengevaluasi kemampuan dan sumber daya vendor secara obyektif.
Ketika vendor terbaik untuk tugas dipilih, proses negosiasi kontrak dimulai yang menguraikan semua pedoman kinerja dan harapan bahwa vendor akan terikat secara hukum untuk mematuhi.
Setelah ketentuan kontrak telah disetujui oleh pembeli dan penjual, perjanjian yang mengikat dilaksanakan yang merangkum harapan bersama, terutama yang berkaitan dengan pemantauan dan pengukuran kinerja vendor. Komunikasi rutin dan sering diperlukan untuk memastikan proses manajemen vendor yang sukses
Memantau Kinerja Vendor
Sebagaimana diuraikan dalam Panduan Praktik Terbaik Manajemen Vendor , salah satu kriteria kinerja utama adalah proses untuk memantau kinerja vendor. Untuk melakukan ini, perlu memiliki scorecard manajemen vendor. Terlepas dari ukuran bisnis, scorecard manajemen vendor harus mengatasi kriteria berikut:
- Scorecard harus mengukur indikator kinerja utama (KPI) yang mengikat vendor. Cara mudah untuk mengembangkan daftar ini adalah dengan menggunakan persyaratan kontrak vendor sebagai daftar item yang diukur. Dengan kata lain, bangunlah usaha yang digunakan untuk mengembangkan syarat-syarat kontrak untuk membuat daftar barang-barang yang paling penting untuk diukur dengan kartu skor.
- Kartu skor harus mudah digunakan oleh semua karyawan yang perlu berinteraksi dengan alat ini. Tidak peduli seberapa komprehensif daftar indikator kinerja jika alat terlalu rumit dan tidak ramah pengguna. Meskipun scorecard akan lengkap dalam definisi tentang apa yang harus diukur, jika tidak intuitif, tidak ada yang akan menggunakannya - yang mengalahkan tujuan memiliki scorecard.
- Kartu skor harus memiliki garis waktu yang sesuai dan serangkaian tonggak yang selaras dengan indikator kinerja. Artinya, kinerja merupakan fungsi dari kedua kali sekaligus kualitas. Keduanya tidak saling eksklusif, dan scorecard harus waktu, serta kinerja berbasis kualitas.
- Scorecard seharusnya tidak menjadi kejutan bahwa bisnis tiba-tiba memutuskan untuk menggunakan vendor jika mereka menemukan bahwa vendor tersebut kurang berkinerja. Idealnya, vendor telah disadarkan bahwa kinerja mereka akan dipantau dan diukur selama masa kontrak. Pengukuran akan didasarkan pada audit atau evaluasi terjadwal dan konsisten yang disetujui oleh kedua belah pihak. Kesadaran ini harus diciptakan selama fase negosiasi kontrak hubungan vendor.
- Data yang dikumpulkan dan dianalisis oleh scorecard harus digunakan untuk menindaklanjuti dengan vendor. Apa gunanya data akurat tentang kinerja vendor jika bisnis tidak mengambil tindakan dengan vendor berdasarkan kesimpulan tentang kinerja vendor yang membuat scorecard terlihat dan memberikan wawasan tentang.
Bergantung pada ukuran bisnis, mungkin spreadsheet scorecard manajemen vendor sederhana, seperti ini sudah cukup untuk tujuan ini. Untuk bisnis yang lebih besar, ada banyak scorecard vendor yang tersedia secara komersial yang tersedia.