Pada akhirnya, kontrak akan menjadi dokumen yang menguraikan semua aturan yang akan mengatur hubungan Anda ke depan dan semakin jelas dan to the point, semakin baik itu dapat dilaksanakan dan dipatuhi. Tujuannya adalah untuk mencapai keseimbangan dengan vendor dan melihat mereka sebagai mitra sehingga Anda berdua akan memenuhi tujuan dan sasaran perusahaan Anda dengan menandatangani kontrak.
Negosiasi kontrak yang berhasil berarti bahwa kedua belah pihak mencari hal-hal positif yang menguntungkan kedua belah pihak di setiap bidang sambil mencapai kesepakatan yang adil dan setara. Kontrak yang ditandatangani yang menguntungkan kedua belah pihak akan memberikan landasan yang kuat untuk membangun hubungan jangka panjang dengan vendor Anda. Di bawah ini sederhana, mudah untuk menerapkan tujuan dan strategi untuk negosiasi kontrak yang sukses.
Tujuan Negosiasi Kontrak
Tujuan negosiasi kontrak dapat digunakan untuk mengevaluasi kontrak berdasarkan masing-masing kriteria ini:
- Jelaskan dengan jelas semua prasyarat penting, syarat dan ketentuan.
- Barang atau jasa yang akan disediakan secara rinci dan didefinisikan.
- Kompensasi dinyatakan dengan jelas, termasuk biaya total, jadwal pembayaran, dan ketentuan pembiayaan.
- Menjabarkan semua tonggak utama seperti tanggal efektif, tanggal penyelesaian / pengakhiran, dan kemungkinan tanggal perpanjangan.
- Mengidentifikasi dan menangani potensi risiko dan kewajiban.
- Menetapkan dan menetapkan harapan yang wajar untuk kemitraan termasuk strategi komunikasi dan garis waktu.
Strategi Negosiasi Kontrak
1. Buat daftar prioritas peringkat serta alternatif: Memiliki daftar item yang paling penting dibandingkan item yang mungkin tidak sepenting memungkinkan Anda untuk melakukan trade-off jika diperlukan. Daftar ini harus daftar dinamis yang disimpan segar berdasarkan kebutuhan bisnis berkaitan dengan bekerja dengan vendor ini. Tidak praktis untuk mengasumsikan bahwa Anda akan dapat merundingkan semua bidang kontrak secara efektif sekaligus. Oleh karena itu, Anda ingin memastikan bahwa apa yang paling penting bagi Anda dibahas dan disepakati sebelum Anda pindah ke hal-hal yang kurang penting.
2. Kenali perbedaan antara apa yang Anda butuhkan dan apa yang Anda inginkan: Tinjau prioritas Anda secara berkala di sepanjang proses perencanaan negosiasi kontrak dan satu waktu terakhir di akhir. Pastikan untuk mengajukan pertanyaan sulit: "Apakah ini benar-benar prioritas untuk perusahaan kami, atau apakah itu 'bagus untuk dimiliki'?" "Apakah prioritas ini merupakan hasil dari beberapa perebutan politik internal, atau apakah itu nyata?" "Jika kita harus mengorbankan item ini, bisakah kesepakatan ini masih menjadi win-win untuk kedua pihak?"
3. Ketahuilah Garis Dasar Anda sehingga Anda tahu kapan harus pergi: Apakah ada biaya atau biaya per jam yang tidak dapat melebihi perusahaan Anda?
Sudahkah Anda menyadari bahwa satu atau dua prioritas utama benar-benar tidak dapat dinegosiasikan dan Anda akan lebih baik untuk berpisah dari kontrak ini jika vendor tidak menyetujuinya? Buat daftar ini bersama dengan alasannya sehingga Anda dapat menggunakannya untuk menegosiasikan kesepakatan yang optimal.
4. Tetapkan batasan waktu dan tolok ukur: Tetapkan standar pengukuran kinerja yang Anda harapkan dari vendor Anda. Ini akan menjadi metode kunci untuk memantau kinerja vendor. Kesuksesan vendor akan sangat penting untuk mendapatkan nilai yang baik dari kontrak ini. Oleh karena itu, Anda akan ingin menegosiasikan hukuman yang adil dan adil ketika indikator kinerja utama (KPI) tidak terpenuhi.
5. Kaji potensi kewajiban dan risiko: Pahami potensi untuk sesuatu yang salah atau tidak diimplementasikan seperti yang diharapkan ketika kontrak dibuat.
Bagaimana jika biaya tak terduga ditemui? Siapa yang akan bertanggung jawab jika peraturan pemerintah dilanggar? Asuransi siapa yang akan menanggung pekerja kontrak? Ini hanyalah beberapa pertanyaan umum yang harus dijawab dalam kontrak apa pun. Sama pentingnya memahami prioritas, penting juga untuk tidak hanya mengetahui kemungkinan sesuatu yang salah, tetapi bersikap proaktif tentang apa yang harus dilakukan tentang hal itu jika terjadi.
6. Kerahasiaan, tidak bersaing, penyelesaian sengketa , dan perubahan persyaratan: Untuk melengkapi daftar, item-item ini hanya mewakili beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika Anda menegosiasikan kontrak vendor. Ketika didekati secara proaktif, daftar ini bisa menjadi tempat yang baik untuk membangun landasan bersama dengan vendor, alih-alih barang-barang yang dapat menjadi penghambat negosiasi potensial . Sebagai contoh, jika vendor atau perwakilan untuk vendor memiliki kemungkinan terkena informasi rahasia perusahaan, maka harus ada klausul kerahasiaan yang akan membatasi kewajiban baik bagi Anda dan vendor. Sangat penting untuk mengambil semua tindakan pencegahan untuk melindungi semua kekayaan intelektual dan paten, selain data keuangan yang sensitif.
Akhirnya, sebelum kedua belah pihak duduk untuk meninjau, mendiskusikan dan menegosiasikan ketentuan-ketentuan kontrak, pastikan bahwa Anda juga telah mempertimbangkan beberapa kriteria kunci lainnya yang dapat membuat proses menjadi lancar.
7. Tentukan apakah kepentingan perusahaan Anda akan terlindungi dengan baik melalui penggunaan penasihat hukum: Menegosiasikan kontrak untuk satu tahun layanan kebersihan di kantor kecil sangat berbeda dari menegosiasikan kontrak untuk mengalihdayakan call center yang cukup besar. Jika Anda merasa paling tidak nyaman meninjau kontrak "legal", jangan ragu untuk menyewa pengacara yang mengkhususkan diri dalam negosiasi kontrak.
8. Tentukan apakah kontrak akan membutuhkan pengawasan oleh atau melalui akuntan atau ahli keuangan lainnya: Sama pentingnya dengan mempertahankan penasihat hukum yang sesuai, mungkin juga mempertahankan, atau menugaskan dari dalam seorang ahli yang dapat mengelola persyaratan keuangan dari kontrak pada awal negosiasi, serta sepanjang proses. Melakukan pro forma untuk transaksi itu sendiri, serta pelaporan keuangan yang sedang berlangsung bisa sangat kompleks, tetapi tugas yang sangat penting. Luangkan waktu untuk memahami bagaimana proses ini dapat dikelola sendiri oleh akuntan, atau jika perlu dialihdayakan ke kantor akuntan.
Keuntungan lain dari pengawasan ketat keuangan untuk kontrak tertentu adalah bahwa ini dapat digunakan sebagai KPI, dan tujuan berarti untuk memantau kinerja.