Anda mungkin memulai bisnis, setelah mempekerjakan karyawan pertama Anda, atau Anda mempertimbangkan untuk memiliki karyawan dan bertanya-tanya apakah Anda harus memproses penggajian sendiri atau mendapatkan layanan pemrosesan penggajian.
Saat Anda mempertimbangkan opsi memproses penggajian dan berurusan dengan pajak gaji, Anda mungkin merasa terbantu untuk mempertimbangkan tugas-tugas yang terlibat dalam pemrosesan penggajian karyawan dan dalam membayar dan melaporkan pajak penggajian.
Untuk diskusi ini, asumsikan bahwa semua karyawan Anda adalah kontraktor reguler dan bukan independen.
Pertama, Beberapa Keputusan Penggajian untuk Dilakukan
Anda mungkin ingin menggunakan artikel ini tentang memilih opsi untuk memproses pembayaran gaji dan pajak gaji, untuk membantu Anda membuat keputusan.
Sebelum Anda Mulai Mengolah Penggajian
Ketika Anda mempekerjakan karyawan, ada dokumen yang harus Anda selesaikan. Setiap karyawan baru harus memiliki formulir kontrak baru yang ditandatangani dan ditempatkan dalam file tertentu. Untuk membantu Anda mengatur penggajian, berikut ini daftar periksa tugas yang harus diselesaikan dan keputusan yang harus dibuat tentang bagaimana Anda akan membayar karyawan.
Memproses Penggajian
Penggajian diproses pada akhir setiap periode penggajian (baik mingguan, dua mingguan, semi bulanan, atau bulanan).
Tugas pertama Anda adalah menyiapkan cek gaji untuk setiap karyawan. Untuk melakukan ini, Anda harus:
- Hitung gaji kotor untuk karyawan, berdasarkan apakah orang ini digaji atau setiap jam.
- Ambil potongan untuk pajak penghasilan federal (pemotongan) , Jaminan Sosial dan Medicare pemotongan gaji, pemotongan negara bagian, dan pemotongan lain yang disetujui oleh karyawan.
Setelah Anda Menyiapkan Gaji
Setelah Anda melakukan perhitungan gaji dan menyiapkan cek pembayaran untuk setiap karyawan, Anda memiliki beberapa tugas lain untuk diselesaikan sebelum proses penggajian untuk periode pembayaran itu selesai.
1. Anda harus menghitung jumlah yang akan Anda bayarkan untuk bagian pajak FICA (Jaminan Sosial dan Medicare) majikan dan karyawan dan menyisihkan jumlah yang sama dengan bagian karyawan dan majikan dari pajak ini, yang harus dibayarkan kemudian, melalui penggajian setoran pajak.
2. Anda harus melakukan semua pemotongan pajak untuk semua karyawan dan menyisihkan total pembayaran ini nanti, melalui setoran pajak gaji.
Membuat Setoran Pajak Penggajian
Tergantung pada ukuran gaji Anda, Anda harus membuat setoran pajak gaji ke IRS secara semi-mingguan atau bulanan untuk:
- jumlah yang Anda ditahan dari gaji karyawan untuk pajak penghasilan federal dan negara bagian
- jumlah yang Anda potong dari gaji karyawan untuk Jaminan Sosial dan Medicare
- jumlah yang Anda berutang sebagai majikan untuk Jaminan Sosial dan Medicare.
Anda dapat melakukan pembayaran setoran pajak gaji Anda di Formulir 8109 atau menggunakan sistem pengarsipan IRS elektronik (EFTPS) .
Setoran Pajak Penggajian Lainnya
Selain pemotongan federal dan pembayaran pengurang Social Security / Medicare, Anda harus:
- Lakukan pembayaran untuk pajak pengangguran federal secara teratur.
- Buatlah setoran pajak gaji ke negara bagian Anda, dan mungkin wilayah Anda selain dari setoran pajak gaji federal.
Laporan Pajak Payroll
Bisnis juga diharuskan menyerahkan laporan pajak penggajian secara teratur.
Kamu harus:
- Kirimkan laporan triwulanan kepada IRS pada Formulir 94 1 yang menunjukkan jumlah kewajiban pajak penggajian Anda dan jumlah yang Anda bayarkan atas kewajiban ini selama kuartal sebelumnya.
- Kirimkan laporan pajak pengangguran tahunan di Formulir 944 kepada IRS yang menunjukkan jumlah kewajiban pajak pengangguran Anda dan jumlah yang telah Anda bayar atas kewajiban ini.
- Kirim laporan pengangguran dan kompensasi pekerja lainnya.
Menjaga Tugas Penggajian Lurus
Untuk memastikan Anda tidak melewatkan pembayaran atau laporan pajak gaji apa pun, siapkan kalender pajak penggajian.