Manajemen Rekaman Bisnis yang Baik Berarti Lebih Sedikit Stres Waktu Pajak
Tapi sementara sebagian besar dari kita pasti mempertimbangkan manajemen catatan bisnis untuk bekerja scut dan cenderung memberikan prioritas rendah, manajemen catatan yang baik tidak hanya membuat kehidupan kerja kita lebih mudah tetapi dapat memberi kita penghilang stres yang nyata pada waktu pajak.
Inilah yang dapat Anda lakukan untuk memudahkan pengelolaan catatan:
1. Pertahankan Pengeluaran Bisnis dan Pribadi Anda Terpisah
Kedengarannya mudah, bukan? Tetapi ini adalah bagian dari manajemen arsip yang menjaring sebagian besar orang. Jika Anda mengajak klien potensial untuk bermain golf, misalnya, apakah itu pengeluaran pribadi atau pengeluaran bisnis? (Jawabannya pribadi karena biaya hijau bukanlah pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan.) Kendaraan yang Anda gunakan untuk alasan pribadi dan bisnis adalah masalah abadi lainnya. Anda perlu tahu apa yang memenuhi syarat sebagai pengeluaran bisnis yang sah dan apa yang tidak dan pastikan bahwa catatan bisnis Anda mencerminkan hal ini secara akurat.
2. Dapatkan Dokumentasi yang Cukup untuk Semua Pengeluaran Bisnis
Banyak pelaku bisnis membuat kesalahan dengan berpikir bahwa "daftar" cukup baik untuk tujuan manajemen pencatatan. Misalnya, mereka memiliki daftar pembelian pada laporan kartu kredit mereka dan berpikir bahwa itu cukup baik dalam hal mengklaim pembelian tersebut sebagai pengeluaran bisnis.
Sayangnya, CRA (Canada Revenue Agency) lebih banyak menuntut. Mereka tidak menerima laporan kartu kredit atau cek yang dibatalkan sebagai dokumentasi yang cukup untuk biaya ketika faktur atau tanda terima biasanya akan dikeluarkan. IRS lebih memaafkan dan tanpa adanya tanda terima umumnya akan menerima laporan kartu kredit dan membatalkan cek sebagai bukti klaim biaya.
Dalam hal menyimpan catatan, ada dua hal yang perlu diingat:
a) Selalu dapatkan tanda terima . Biasakan untuk meminta tanda terima setiap kali Anda melakukan pembelian - tidak peduli seberapa kecil. Sedikit biaya tambahan juga, dan Anda memerlukan dokumentasi untuk catatan bisnis Anda.
b) Label tanda terima Anda, jika perlu . Masih ada bisnis di sekitar yang menyerahkan tanda terima yang tidak memiliki apa pun kecuali tanggal saat barang itu dibeli dan berapa biayanya - yang tidak terlalu membantu ketika Anda menatap tanda terima yang mencoba mencari tahu apa item yang dimaksud adalah dan kategori biaya bisnis mana yang sesuai.
Saat Anda menerima tanda terima , lihat dan tulis informasi yang hilang / relevan di dalamnya, seperti apa tanda terima dan kategori pengeluaran.
3. Dapatkan Rekening Bank Terpisah untuk Bisnis Anda
Meskipun biaya untuk rekening bank bisnis sangat tinggi dibandingkan dengan akun pribadi, akun bank bisnis mutlak diperlukan untuk pengelolaan catatan bisnis yang baik. Rekening bank bisnis membantu Anda menjaga pengeluaran bisnis dan pribadi Anda tetap terpisah. Anda akan menyetorkan semua pendapatan bisnis Anda ke dalam akun bisnis, dan menarik pengeluaran atau pembayaran bisnis yang terkait dari akun bisnis saja.
Apa jenis rekening bank bisnis yang harus Anda dapatkan? Akun chequing - sebaiknya yang memberikan laporan bulanan dan mengembalikan cek yang dibatalkan kepada Anda.
Pemeriksaan bisnis membantu memudahkan manajemen catatan Anda karena Anda dapat menggunakan baris memo di depan setiap cek untuk mendokumentasikan tujuan bisnis dari biaya tersebut.
4. Memiliki dan Menggunakan Kartu Kredit Terpisah untuk Pengeluaran Bisnis
Menggunakan kartu kredit pribadi Anda untuk tujuan bisnis akan dengan cepat menjatuhkan Anda ke dalam rawa manajemen rekor. Kartu kredit bisnis sangat menyederhanakan pengelolaan catatan bisnis Anda dengan membantu menjaga pengeluaran pribadi dan bisnis Anda tetap terpisah. (Ini juga membantu membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional.)
5. Simpan Log Jarak Tempuh Perjalanan Bisnis Anda
Jika Anda menggunakan kendaraan Anda untuk tujuan bisnis , log jarak tempuh akan sangat membantu dalam pengelolaan catatan.
Perhatikan pembacaan jarak tempuh (atau kilometer) pada odometer di awal tahun dan kemudian masukkan jarak tempuh berdasarkan tanggal setiap kali Anda menggunakan kendaraan untuk tujuan bisnis. Menjaga jarak tempuh Anda masuk ke kotak sarung tangan kendaraan Anda akan memudahkan hal ini. Jika Anda memiliki lebih dari satu kendaraan yang Anda gunakan untuk tujuan bisnis, simpanlah catatan jarak tempuh di masing-masing kendaraan.
6. Simpan Semua Catatan Bisnis Anda untuk Tahun Pajak Khusus Bersama
Memiliki catatan bisnis Anda tersebar di mana-mana adalah pembuang waktu nyata ketika datang ke akuntansi atau mempersiapkan pajak Anda , dan mengatur sistem manajemen catatan bisnis Anda dengan tahun fiskal akan membuatnya lebih mudah untuk menemukan catatan bisnis yang Anda butuhkan ketika Anda membutuhkan mereka.
7. Simpan Catatan Bisnis Anda untuk Jangka Waktu yang Tepat
Untuk beberapa alasan, tampaknya ada banyak kebingungan tentang berapa lama Anda harus menyimpan catatan bisnis Anda . Untuk tujuan pajak, "jika Anda mengajukan pengembalian tepat waktu, simpan catatan Anda selama minimal enam tahun setelah akhir tahun perpajakan yang terkait dengannya". Jangka waktu enam tahun ini dimulai dari terakhir kali Anda menggunakan catatan bisnis, bukan dari saat transaksi terjadi.
Untuk pengembalian pajak AS, "simpan catatan selama 3 tahun sejak tanggal Anda mengajukan pengembalian asli atau 2 tahun dari tanggal Anda membayar pajak, mana yang lebih lama jika Anda mengajukan klaim untuk kredit atau pengembalian dana setelah Anda mengajukan pengembalian. Simpan catatan selama 7 tahun jika Anda mengajukan klaim atas kerugian dari sekuritas tidak berharga atau pemotongan utang buruk ".
8. Software Akuntansi Membuatnya Mudah
Dengan kemudahan penggunaan, aksesibilitas dari perangkat seluler, dan biaya rendah, paket perangkat lunak akuntansi bisnis kecil berbasis cloud saat ini dapat sangat menyederhanakan pengelolaan catatan . Untuk sekitar $ 10 / bulan vendor perangkat lunak seperti FreshBooks dan Zoho menawarkan paket starter dasar yang cocok untuk freelancer dan kepemilikan tunggal , termasuk faktur , pelacakan pengeluaran, dan pelaporan sederhana. Pikirkan tentang keuntungan untuk dapat, misalnya, mengirim faktur langsung dari ponsel cerdas Anda, mengambil gambar tanda terima makan siang dengan klien dan mencatatnya sebagai biaya, atau melacak waktu yang dapat ditagih dengan pewaktu yang terpasang.
Kedelapan hal yang dapat Anda lakukan untuk memudahkan manajemen catatan Anda tidaklah sulit. Seperti banyak bisnis administratif yang berkaitan dengan menjalankan bisnis, mereka hanya perlu membangun kebiasaan dan ketekunan yang baik. Tetapi jika Anda menerapkan aturan ini sekarang dan menindaklanjuti, Anda akan melihat perbedaan besar waktu pajak berikutnya dan akuntansi Anda akan lebih mudah sepanjang tahun.