5 cara untuk mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk pengarsipan
Tapi sayangnya, benci atau tidak, ketika Anda menjalankan bisnis kecil, pengarsipan harus dilakukan, atau Anda akan segera menemukan meja Anda runtuh karena beratnya semua kertas yang terus menumpuk. Apa yang harus dilakukan oleh pembenci?
Ada dua pendekatan untuk masalah yang mungkin bisa membantu.
Anda dapat mencoba untuk membuat waktu Anda sesingkat mungkin (metode yang hampir saya selesaikan selama bertahun-tahun menjalankan kantor) atau membuat waktu Anda menjadi lebih menyenangkan (sesuatu yang saya coba capai). Mari kita lihat tips untuk mengurangi jumlah waktu yang sebenarnya Anda habiskan untuk pengarsipan pertama.
Rusak dan daur ulang bila memungkinkan
Pertanyaan pertama tentang selembar kertas yang menatap Anda yang menunggu untuk diajukan adalah, "Apakah dokumen ini perlu diajukan?"
Banyak dokumen yang masuk melalui pos dapat langsung masuk ke mesin penghancur kertas. Apa gunanya mengarsipkan iklan atau surat informasi dari perusahaan lain, misalnya? Ketika Anda sedang berhadapan dengan surat, bacalah sepotong surat satu kali, putuskan apakah Anda akan membutuhkannya satu tahun dari sekarang dan file atau rusak itu sesuai.
Kemungkinan besar Anda juga mengajukan banyak salinan dokumen yang tidak perlu Anda arsipkan - dan seharusnya tidak dicetak di tempat pertama.
Anda tidak perlu mengajukan salinan kertas faktur atau surat, misalnya, jika file elektronik Anda diatur dan Anda mengikuti prosedur pencadangan yang tepat.
Jadi ketika Anda menangani tumpukan pengarsipan itu, hancurkan "kertas yang bisa Anda tinggali tanpa".
Gunakan sistem pengarsipan yang mempermudah pekerjaan kantor lainnya, bukan lebih keras.
Sebagian besar kertas yang saya perlukan untuk pengarsipan terkait dengan proses melakukan bisnis - dan dokumen-dokumen ini perlu dimasukkan ke dalam sistem akuntansi sebelum hal lain dilakukan dengan mereka.
Jadi alih-alih menerima tanda terima untuk kartrid toner printer dan mengarsipkannya di bawah “P” dalam sistem pengarsipan utama saya, saya mengajukannya dalam sistem pengarsipan “pertama”, serangkaian folder yang berlabel berdasarkan bulan dan tahun.
Misalnya, jika saya membeli kartrid toner pada September 2017, itulah file yang masuk, bersama dengan semua tagihan lainnya, tanda terima , dan dokumen bisnis lainnya yang terjadi dalam bulan itu. Maka itu masalah sederhana untuk bekerja melalui folder pada akhir bulan dan membuat semua entri akuntansi yang perlu dibuat (atau jika Anda tidak melakukannya sendiri, untuk menyerahkan folder bulanan ke akuntan atau pembukuan Anda) .
Perhatikan bahwa kami menjalankan bisnis layanan , bukan bisnis ritel, jadi duduk dan bekerja di akun sebulan sekali bekerja untuk saya. Anda harus memodifikasi ide folder bulanan dengan tepat jika Anda perlu memperbarui akun Anda lebih sering.
Pikirkan sebelum Anda mengajukan
Apa yang terjadi setelah saya menggunakan folder bulanan untuk melakukan akunting? Dokumen-dokumen harus dipindahkan ke sistem pengarsipan "utama". Tapi daripada hanya mengarsipkan setiap dokumen secara individual tergantung pada judulnya, saya mengajukan secara logis sesuai dengan grup, prosedur pengarsipan yang saya temukan jauh lebih cepat.
Mari kita lihat lagi contoh dari toner cartridge printer.
Alih-alih mengajukan tanda terima ini di bawah "P" untuk kartrid toner printer, saya akan mengajukan ini di bawah Perlengkapan Kantor - Tanda Terima, tempat yang sama yang saya akan mengajukan dokumen seperti tanda terima untuk koleksi catatan post-it atau tanda terima untuk printer kertas. Ini tidak hanya membuat pengajuan lebih cepat tetapi membuatnya lebih mudah untuk menemukan dokumen sesudahnya.
Gunakan seluruh kata dan frasa pada label folder file Anda, bukan hanya huruf
Tidak ada aturan yang mengatakan bahwa Anda hanya terbatas pada satu huruf ketika membuat divisi dari sistem pengarsipan Anda. Dan jika Anda melakukannya, Anda membuat pengarsipan Anda tidak perlu lambat dan rumit. Sesuaikan sistem pengarsipan Anda sehingga Anda dapat memperoleh manfaat dari pengajuan oleh grup dan menemukan lokasi yang tepat untuk menempatkan dokumen lebih cepat.
Misalnya, alih-alih hanya memiliki bagian dari sistem pengarsipan saya yang berlabel "C", saya juga memiliki bagian berlabel "File Klien".
File-file dalam "File Klien" disusun berdasarkan abjad. Keindahan menyesuaikan sistem pengarsipan Anda dengan cara ini adalah bahwa ia selalu dapat dibagi lagi dan diatur jika Anda perlu. Jadi klien utama bisa memiliki pembagi sistem file berlabel dengan namanya di bagian "File Klien" untuk membuat dokumen temuan yang terkait dengannya lebih mudah.
Dalam contoh ini, maka, label pada sistem pengarsipan akan membaca "B", "C", "File Klien", "D" ... Lihat betapa mudahnya pengajuan Anda?
Tip pengajuan lain untuk mempercepat pengajuan Anda: Jangan lupa untuk menyesuaikan abjad juga. Alih-alih hanya memiliki bagian "M", beri label satu "Mc" juga.
Jaga sistem pengarsipan "pertama" Anda tetap dekat dan nyaman
Hal hebat lainnya tentang penggunaan sistem pengarsipan dua tahap seperti yang telah saya jelaskan di atas adalah bahwa menjadi lebih mudah untuk menjaga tahap pertama dari sistem pengarsipan Anda (folder bulanan) secara fisik dekat dengan ruang kerja Anda. Anda akan jauh lebih cenderung untuk mengajukan dokumen dengan segera daripada membiarkannya menumpuk jika Anda memiliki tempat yang dekat dan terorganisir untuk menyimpannya.
Jadi, letakkan folder bulanan terakhir Anda, saat ini, dan bulan depan di nampan atau gunakan file concertina dan letakkan dalam jarak yang cukup panjang di ruang kerja Anda. Sebagian besar sistem pengarsipan Anda (sistem pengarsipan "utama", seperti yang kami sebut di atas, dapat melintasi ruangan atau bahkan di ruangan yang berbeda seluruhnya, tetapi demi menghemat waktu , Anda tidak perlu bangun ke lakukan pengajuan tahap pertama Anda.
Cara Membuat Filing Asyik
Tips pengajuan yang saya berikan sejauh ini akan membantu Anda mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk mengajukan dan mencegah pembekuan otak. Tapi bagaimana dengan membuat waktu Anda lebih menyenangkan?
Sebenarnya, satu-satunya strategi yang saya dapatkan di sini adalah suap langsung, memberi hadiah pada diri saya sendiri dengan cookie jika saya mengajukan untuk sejumlah waktu tertentu. Ini akan berhasil, tetapi dapat menyebabkan bertambahnya berat badan jika Anda harus melakukan banyak pengarsipan.
Atau Anda bisa mengambil pendekatan yang lebih artistik, menggunakan semua warna yang berbeda untuk folder file Anda dan menggunakan font atau kaligrafi yang tidak biasa untuk label. Apakah ini membuat pengarsipan Anda lebih menyenangkan, itu pasti akan membuatnya lebih menarik.
Dan siapa yang tahu? Mungkin hanya fakta bahwa pengarsipan Anda jauh lebih cepat sekarang sehingga sangat teratur akan membuatnya jauh lebih menyenangkan untuk dilakukan.