Apa yang Harus Anda Simpan dan Atur
Sampai batas tertentu, barang-barang yang Anda perlukan untuk mengembangkan sistem pengajuan akan sangat bergantung pada bisnis Anda.
Misalnya, jika Anda menjual produk yang nyata, Anda memerlukan sesuatu yang melacak inventaris Anda. Namun, di sini adalah daftar umum item yang harus Anda lacak dalam bisnis rumah Anda:
- Rencana bisnis dan pemasaran.
- Dokumen hukum (contoh: dokumen LLC, lisensi bisnis, dan pendaftaran kekayaan intelektual, kontrak)
- Kontak (profesional, klien, vendor, penyedia layanan, dll)
- Informasi Keuangan (laporan Laba / Rugi, neraca, hutang / piutang)
- Pajak
- Pengeluaran bisnis (tanda terima)
- Proyek
Bersamaan dengan daftar ini, Anda akan ingin menambahkan item yang khusus untuk bisnis Anda.
Sistem untuk Mengatur Bisnis Rumah Anda
Mustahil Anda akan menggunakan berbagai metode untuk menyimpan dan menangani makalah Anda dan informasi penting lainnya. Faktor kuncinya adalah memilih metode yang paling sesuai untuk Anda. Setiap orang memiliki cara berpikir dan pengorganisasian yang berbeda. Misalnya, bagi sebagian orang, lebih masuk akal untuk mengatur file menurut abjad, tetapi untuk yang lain, mereka merasa lebih mudah untuk mengatur berdasarkan tanggal.
Jika Anda tidak yakin apa yang terbaik untuk Anda, cobalah salah satunya, dan jika Anda kesulitan mempertahankannya, gunakan sistem yang berbeda. Berikut adalah tiga cara untuk mengatur file dan informasi Anda:
Sistem Pengikat Binder Sederhana
Untuk usaha kecil yang tidak menghasilkan terlalu banyak dokumen, sistem pengikat adalah pilihan yang baik.
Ini juga ideal untuk orang-orang yang ingin memiliki segalanya di satu tempat atau yang membutuhkan informasi mereka untuk menjadi mobile. Sistem pengikat menggunakan pengikat tiga ring besar, pelindung lembaran, dan pembagi bagian.
Gunakan pembagi bagian untuk mengatur kategori bisnis Anda seperti pesanan tertunda, pesanan selesai, salinan master berbagai bentuk ... dll. Dari sana, Anda akan mulai mengumpulkan file di pelindung lembaran. Setelah pengikat penuh - pada akhir minggu, bulan atau tiga bulan - ini akan menjadi waktunya untuk membersihkan. Anda hanya akan mentransfer file pesanan pelanggan dan catatan sejarah lainnya ke sistem pengarsipan tradisional yang secara dekat mencerminkan organisasi pengikat Anda.
Sistem Pengarsipan Tradisional
Sistem pengarsipan tradisional menggunakan lemari arsip, file gantung dan folder manila. Hampir setiap bisnis pada akhirnya akan membutuhkan jenis pengarsipan ini seiring pertumbuhan bisnis mereka. Ada terlalu banyak dokumen yang dihasilkan dari waktu ke waktu untuk tidak memilikinya. Dan karena catatan pajak harus disimpan selama tujuh tahun, Anda memerlukan tempat untuk menyimpan semua catatan ini. Sistem pengarsipan tradisional ideal untuk barang-barang yang perlu disimpan, tetapi tidak diakses secara teratur, seperti pajak tahun sebelumnya dan izin usaha. Berikut adalah beberapa tips untuk mendapatkan sistem pengarsipan tradisional Anda dari tanah dan sukses:
- Pikirkan tentang jenis sistem apa yang benar-benar Anda gunakan. Anda bisa menjadi gila membeli perlengkapan kantor yang keren dan merancang sistem pengarsipan yang paling rumit dan berwarna-warni di dunia, tetapi jika itu tidak sesuai dengan gaya kerja Anda, itu akan membuang-buang waktu dan uang set-up.
- Buat sistem untuk mengelola kertas Anda yang memungkinkan paling sedikit "sentuhan." Anda ingin menghindari tumpukan kertas, dan berurusan dengan masing-masing bagian beberapa kali. Sebaliknya, bekerjalah untuk membuat keputusan tentang di mana selembar kertas harus digunakan saat pertama kali Anda menyentuhnya.
- Sisihkan waktu untuk pengarsipan . Sangat mudah untuk menghindari tugas ini seperti wabah, tetapi hal itu diperlukan dan akan membantu bisnis Anda berjalan lebih lancar. Terutama tanda terima dan barang-barang lain yang digunakan pada waktu pajak, menjaga barang-barang ini terorganisir membuat pengarsipan pajak Anda yang jauh lebih mudah.
Sistem Pengarsipan Elektronik
Dunia digital belum sepenuhnya menghilangkan kebutuhan untuk penyimpanan kertas, tetapi telah membuat penyimpanan informasi menjadi lebih mudah. Sistem digital dapat membuat, mengirim dan mengelola faktur, dan dapat melacak keuangan bisnis rumah Anda dan kemudian diimpor ke perangkat lunak pajak untuk e-filing. Anda dapat memindai tanda terima dan menyimpannya dalam file di komputer Anda (meskipun Anda mungkin harus menyimpan versi kertasnya juga). Sistem elektronik dapat menyimpan informasi klien, pelanggan, dan prospek Anda dalam sistem manajemen hubungan pelanggan untuk akses mudah, mengirim email, penagihan, dan banyak lagi. Sistem online dapat digunakan untuk menyimpan ide Anda, membantu Anda mengelola proyek, mengatur informasi atau penelitian.
Tetapi seperti sistem file kertas, sistem pengarsipan digital Anda harus memiliki struktur organisasi, menggunakan folder dan file yang disimpan di komputer Anda, atau di awan . Untuk manajemen termudah, gunakan struktur dan nama file yang sama dalam sistem digital Anda seperti yang Anda lakukan dalam sistem kertas Anda. Untuk melindungi file digital Anda, buat cadangan mereka ke hard drive terpisah atau ke sistem penyimpanan online.
Kombinasi Semua Yang Di Atas
Kemungkinan Anda harus menggunakan lebih dari satu sistem untuk mengelola semua data dan materi yang perlu Anda simpan dalam bisnis Anda. Pertama, Anda harus memutuskan mana yang terbaik untuk Anda, dan kemudian implementasikan. Misalnya, Anda mungkin memiliki sistem pengikat untuk membantu Anda mengatur manajemen harian bisnis Anda seperti jadwal, pemasaran, dan salinan formulir Anda.
Sistem tradisional Anda dapat menyimpan semua dokumen jangka panjang Anda seperti pajak tahun sebelumnya, izin dan izin usaha, dan pendaftaran kekayaan intelektual. Anda dapat menggunakan sistem digital untuk menyimpan ide Anda, seperti Evernote , dan melacak proyek.
Di sisi lain, Anda mungkin ingin menjadi digital mungkin, menggunakan daftar agenda dan kalender online , memindai semua tanda terima ke komputer Anda, dan menggunakan perangkat lunak atau layanan online untuk semua kebutuhan manajemen bisnis Anda. Meski begitu, Anda masih menginginkan sistem untuk mengelola kertas yang dihasilkan. Kuncinya adalah menemukan sistem yang mudah bagi Anda untuk tetap dengan dan menemukan informasi yang Anda butuhkan ketika Anda membutuhkannya.
Diperbarui pada September 2016 Leslie Truex