Tips Manajemen File untuk File Digital
Selain menyimpan dokumen secara lokal di desktop, laptop atau perangkat seluler, semakin banyak bisnis menggunakan cloud untuk aplikasi bisnis dasar dan penyimpanan file. (Lihat Mengapa Komputasi Awan Sangat Ideal untuk Bisnis Kecil dan 5 Kekurangan Komputasi Awan. )
Lebih rumit masalah penyimpanan adalah kebutuhan banyak bisnis untuk berbagi dokumen antar karyawan .
Dalam kantor ini biasanya dilakukan dengan menggunakan server file atau perangkat penyimpanan yang terpasang di jaringan (NAS). Jika akses seluler bersama diperlukan, dokumen dapat disimpan di awan dan dibagikan dengan menetapkan izin akses. Hasil dari semua ini bisa menjadi mimpi buruk manajemen file dengan beberapa dokumen seseorang disimpan di awan dan beberapa dokumen lokal, dan bahkan individu yang disimpan hanya di satu tempat atau yang lain.
Organisasi adalah Kunci Manajemen File Elektronik
Di mana pun dokumen disimpan, penting untuk menjaga agar tetap teratur dan terbaru. Tujuan dari manajemen file elektronik adalah untuk memastikan bahwa Anda dapat menemukan apa yang Anda cari, bahkan jika Anda mencarinya bertahun-tahun setelah pembuatannya.
Kebanyakan orang bisnis pernah pada suatu saat berada dalam posisi memalukan karena memiliki pelanggan menelepon dan tidak dapat dengan cepat menemukan faktur yang relevan atau dokumen pelanggan penting lainnya.
Sama mengganggu adalah berebut di akhir tahun berusaha mencari dokumen yang berkaitan dengan akun perusahaan untuk akuntan atau bahkan lebih buruk, petugas pajak .
Organisasi dokumen digital yang tepat sangat penting dalam lingkungan bersama - jika salah satu karyawan Anda tidak ada (sementara atau permanen!) Anda harus dapat dengan mudah menemukan dokumen yang dibuat atau dikelola oleh orang tersebut.
(Perhatikan bahwa potensi kehilangan masalah data dengan karyawan yang tidak puas dan berangkat adalah satu lagi alasan untuk melindungi data bisnis Anda. Lihat 6 Aturan Perlindungan Data Bisnis ).
Tips manajemen file ini akan membantu Anda menjaga file Anda dapat diakses:
1. Gunakan folder instalasi default untuk file program.
Gunakan lokasi file default ketika menginstal program aplikasi. Di bawah Windows, berdasarkan file program aplikasi konvensi berada di bawah (Drive Letter:) -> direktori Program Files. Menginstal aplikasi di tempat lain membingungkan dan tidak perlu.
2. Satu tempat untuk semua dokumen.
Tempatkan semua dokumen di bawah satu "root" folder. Untuk pengguna tunggal di lingkungan Windows lokasi default adalah folder My Documents.
Di lingkungan berbagi file, coba lakukan hal yang sama. Buat satu folder root (disebut "Shared Documents" misalnya) dan simpan semua dokumen dalam sub folder di dalam folder root. Memiliki satu lokasi untuk semua dokumen elektronik mempermudah untuk menemukan berbagai hal dan menjalankan pencadangan dan arsip.
3. Buat folder dalam hierarki logis.
Ini adalah laci lemari arsip komputer Anda, sehingga untuk berbicara. Gunakan bahasa sederhana untuk menamai folder Anda; Anda tidak ingin melihat daftar folder ini di masa depan dan bertanya-tanya apa "TFK" atau singkatan menarik apa pun yang Anda temukan.
4. Sarang folder dalam folder.
Buat folder lain di dalam folder utama ini saat diperlukan. Misalnya, folder bernama " Faktur " mungkin berisi folder yang disebut "2018", "2017", dan "2016". Folder bernama untuk klien mungkin termasuk folder "data pelanggan" dan "korespondensi". Tujuannya adalah untuk memiliki setiap file dalam folder daripada memiliki banyak file anak yatim terdaftar.
Namun, jangan membuat struktur folder yang rumit dan berlapis-lapis. Sebisa mungkin gunakan nama file deskriptif sebagai gantinya.
5. Ikuti konvensi penamaan file.
Beberapa sistem operasi (seperti Unix) tidak mengizinkan spasi di file atau nama folder, jadi hindari ini jika lingkungan komputasi Anda bercampur. Alih-alih gunakan garis bawah sebagai pemisah (mis. Doe_John_Proposal.doc.) Karakter lain seperti /? <> \: * | "^ juga dilarang dalam nama file atau folder di bawah Windows.
Gunakan nama file deskriptif untuk memudahkan identifikasi dan pengambilan tetapi jangan berlebihan - nama file / path memiliki batas panjang yang bervariasi antara sistem operasi. Di bawah Windows, panjang jalur penuh maksimum untuk file (misalnya huruf drive + nama folder + nama file) adalah 260 karakter. Gunakan singkatan umum sedapat mungkin, seperti Jan untuk Januari atau Corp for Corporation.
6. Harus spesifik.
Berikan file elektronik yang logis, nama spesifik dan sertakan tanggal dalam nama file jika memungkinkan. Tujuannya ketika menamai file adalah untuk mengetahui apa file itu tanpa harus membukanya dan terlihat. Jadi, jika dokumen itu adalah surat kepada pelanggan yang mengingatkannya bahwa pembayaran telah jatuh tempo, sebut saja sesuatu seperti "overdue_20180115"; bukan sesuatu seperti "surat". Bagaimana Anda akan tahu siapa surat itu tanpa membukanya?
Jika Anda berbagi file melalui email atau perangkat portabel Anda mungkin ingin memiliki nama file termasuk informasi yang lebih spesifik, karena informasi folder tidak akan disertakan dengan file yang dibagikan. Misalnya, jika dokumen Anda berada di My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc dan file tersebut dibagikan atau diemailkan, semua penerima akan melihat apakah Doe_John_20170416.doc dan mungkin tidak dapat memberi tahu bahwa file tersebut adalah pelanggan faktur tanpa membukanya.
7. File saat Anda pergi.
Waktu terbaik untuk mengajukan dokumen adalah ketika Anda pertama kali membuatnya. Jadi biasakan menggunakan kotak dialog "Save As" untuk mengajukan dokumen Anda dan beri nama, letakkan di tempat yang tepat di tempat pertama.
8. Pesan file Anda untuk kenyamanan Anda.
Jika ada folder atau file yang Anda gunakan banyak, paksa mereka ke bagian atas daftar file dengan mengganti namanya dengan! atau AA di awal nama file.
9. Cull file Anda secara teratur.
Kadang-kadang apa yang lama jelas seperti pada contoh folder bernama "Faktur" di atas. Jika tidak, buat folder Anda tetap rapi dengan membersihkan file lama.
Jangan hapus file terkait bisnis kecuali Anda benar-benar yakin bahwa Anda tidak akan membutuhkan file lagi. Sebagai gantinya, dalam koleksi utama folder di bawah folder root Anda, buat folder bernama "Lama" atau "Tidak aktif" dan pindahkan file lama ke dalamnya ketika Anda menemukannya.
( Berapa Lama Anda Harus Menyimpan Catatan Bisnis untuk CRA atau IRS? Menjelaskan berapa lama Anda harus menyimpan catatan bisnis untuk memenuhi kewajiban pajak Anda.)
10. Cadangkan file Anda secara teratur.
Baik Anda menyalin file Anda ke drive lain atau ke tape, penting untuk mengatur dan mengikuti rejimen cadangan reguler. Lihat 3 Langkah untuk Sistem Cadangan Berhasil .
Manajemen File Yang Baik Membuat Menemukan Apa yang Anda Inginkan Mudah
Mengelola dokumen elektronik harus menjadi bagian dari strategi manajemen dokumen keseluruhan untuk bisnis Anda. Rencana pengelolaan dokumen yang tepat harus mencakup semua aspek penanganan dokumen, termasuk penyimpanan, pengambilan, pencadangan, dan keamanan.
Fungsi pencarian adalah hal yang indah tetapi tidak akan pernah cocok dengan kemudahan untuk bisa langsung ke folder atau file. Jika Anda mengikuti tips manajemen file ini secara konsisten, bahkan jika Anda tidak tahu di mana ada sesuatu, Anda tahu di mana itu seharusnya - keuntungan besar ketika datang untuk menemukan apa yang Anda cari. Praktik manajemen file yang baik akan menghemat waktu dan uang bisnis Anda .