Jumlah Tahun Berbeda di Kanada dan AS
Menjawab:
Untuk tujuan pajak, Anda harus menyimpan pengembalian pajak penghasilan dan catatan bisnis lainnya selama enam tahun seandainya Badan Pendapatan Kanada (CRA) memutuskan untuk meninjau pengembalian pajak dan / atau mengaudit bisnis kecil Anda. ( Tidak Ingin Audit CRA? Hindari 10 Bendera Merah ini .) Ini termasuk catatan dalam bentuk kertas atau elektronik dan harus mencakup semua dokumentasi pendukung untuk pendapatan dan klaim untuk biaya yang dapat dikurangkan.
Untuk pengembalian pajak AS, "simpan catatan selama tiga tahun sejak tanggal Anda mengajukan pengembalian asli atau dua tahun dari tanggal Anda membayar pajak, mana yang lebih lama, jika Anda mengajukan klaim untuk kredit atau pengembalian dana setelah Anda mengajukan pengembalian. Simpan catatan selama tujuh tahun jika Anda mengajukan klaim atas kerugian dari sekuritas tidak berharga atau pemotongan utang buruk "(IRS).
Belajarlah lagi:
Apa yang dianggap sebagai penghasilan bisnis di Kanada?
Berapa biaya bisnis yang bisa dikurangi?
Sebenarnya, Badan Pendapatan Kanada (CRA) menyatakan bahwa "jika Anda mengajukan pengembalian tepat waktu , simpan catatan Anda selama minimal enam tahun setelah akhir tahun perpajakan yang mereka kaitkan" (penekanan ditambahkan). Namun, enam tahun adalah dari akhir periode yang pengembalian pajaknya diajukan, jadi untuk pengembalian pajak yang diajukan pada tahun 2015 Anda harus menyimpan catatan hingga 31 Desember 2021 (satu hari kurang dari tujuh tahun). Sebagian besar bisnis menyimpan catatan mereka selama tujuh tahun untuk menghindari kebingungan.
Jika catatan Anda dalam bentuk elektronik mereka harus tersedia dalam format yang dapat dibaca oleh CRA. Untuk informasi tambahan tentang persyaratan penyimpanan catatan elektronik, lihat Pemutaran Rekaman Elektronik IC05-1R1 melingkar CRA.
IRS dapat menerima catatan akuntansi elektronik dari program perangkat lunak akuntansi yang paling populer dan dapat meminta ini untuk mengurangi kertas cetak dan mengurangi kebutuhan untuk permintaan tindak lanjut.
Bagaimana jika saya mengajukan banding atas putusan pajak?
Untuk pengembalian pajak Kanada, CRA juga memperingatkan bahwa jika Anda mengajukan keberatan atau banding pajak , Anda harus menyimpan catatan Anda hingga masalah tersebut diselesaikan, dan sampai batas waktu pengajuan banding lebih lanjut telah kedaluwarsa (yang mungkin berarti menyimpan catatan untuk tahun fiskal tertentu lebih lama dari enam tahun).
Hal yang sama berlaku saat mengajukan banding atas putusan pajak AS - menyimpan semua catatan hingga proses banding selesai.
Perhatikan juga bahwa ketika mengajukan banding atas putusan pajak di samping menyimpan salinan semua korespondensi kertas, Anda juga harus menyimpan catatan tertulis dari setiap pertemuan atau percakapan telepon dengan pejabat pajak, termasuk tanggal, waktu, dan topik percakapan. Menyimpan catatan yang menyeluruh akan meningkatkan peluang Anda untuk banding yang sukses.
Bisakah Saya Mendapatkan Pengecualian untuk Peraturan Enam Tahun?
Jika Anda ingin membuang catatan bisnis Anda di Kanada sebelum periode minimum enam tahun berakhir, Anda perlu mendapatkan izin tertulis dari direktur kantor layanan pajak Anda. Formulir yang digunakan untuk ini adalah T137, Permohonan Kehancuran Buku dan Catatan. Badan Pendapatan Kanada dapat atau tidak memberikan pengecualian. Jika Anda menghancurkan kertas atau catatan elektronik Anda sebelum enam tahun tanpa izin dari CRA, Anda mungkin akan dituntut.
Perhatikan bahwa CRA mungkin juga menuntut agar beberapa atau semua catatan disimpan untuk jangka waktu tambahan.
Bagaimana Jika Saya Menutup Bisnis Saya ?
Jika bisnis Anda tidak tergabung (misalnya kepemilikan perseorangan atau kemitraan ), Anda juga harus menyimpan catatan Anda selama enam tahun dari akhir tahun pajak terakhir. Sebuah bisnis berbadan hukum harus menyimpan catatan selama dua tahun sejak tanggal pembubaran korporasi.
Bagaimana Jika Rekaman Saya Tersesat, Dicuri, atau Hancur (oleh Api, Banjir, Dll)?
Jika Anda telah mengklaim potongan tetapi tidak dapat menghasilkan dokumentasi pendukung yang sesuai ketika diminta oleh CRA atau IRS, klaim Anda kemungkinan ditolak. Jika catatan telah dicuri atau dihancurkan oleh tindakan Tuhan, atau jika Anda dapat memberikan bukti pencurian atau perusakan, seperti foto-foto kerusakan, salinan laporan polisi atau kebakaran, dll.
CRA / IRS dapat melihat klaim Anda dengan lebih baik. Namun, ketika mengklaim pemotongan, beban pembuktian ada pada pembayar pajak .
Merupakan tanggung jawab Anda untuk mengambil semua tindakan yang wajar untuk memastikan bahwa buku / catatan elektronik / elektronik Anda dilindungi , baik disimpan di tempat usaha Anda sendiri atau oleh pihak ketiga (seperti akuntan atau pemegang buku). Salinan cadangan harus dibuat dan disimpan di penyimpanan yang aman atau (untuk dokumen elektronik) di media cadangan atau di penyimpanan cloud.
Jika Anda tidak memiliki salinan cadangan, Anda perlu melakukan segala upaya untuk merekonstruksi catatan Anda dengan menghubungi bank, perusahaan kartu kredit, pemasok, dll. Untuk salinan catatan Anda. Anda mungkin juga memerlukan bantuan dari pengacara pajak untuk bernegosiasi dengan CRA atau IRS.
Lihat juga:
Maksimalkan Pengurangan Pajak Penghasilan Bisnis Anda
7 Tips untuk Menyimpan Catatan Bisnis yang Diatur