Cara Melindungi Data Bisnis Kritis Anda
Data hilang
Mengutip Paul Simon, ada 50 cara untuk kehilangan data Anda:
- Kerusakan hard drive desktop / laptop atau kerusakan pada perangkat seluler Anda dapat membuat data Anda tidak dapat dipulihkan
- Komputer atau ponsel Anda dapat dicuri - pembobolan bisnis adalah hal yang umum dan menurut statistik FBI, 97% laptop / desktop yang dicuri tidak pernah ditemukan
- Data dapat secara tidak sengaja dihapus (atau sengaja dihapus oleh karyawan yang tidak puas)
- Komputer Anda dapat dibajak oleh malware
- Akun penyimpanan daring Anda dapat diretas
- Serangan ransomware dapat membuat file Anda tidak dapat diakses hingga biaya substansial dibayarkan
Rezim Pencadangan Data Adalah Harus
Untuk perlindungan data yang memadai, Anda perlu membuat sistem pencadangan data yang mengikuti tiga langkah berikut:
- Backup data bisnis secara teratur
- Buat cadangan di media tepercaya atau di cloud
- Jika menggunakan media untuk cadangan, simpan perangkat di lokasi yang aman di luar lokasi
Aturan dasar untuk perlindungan data bisnis adalah bahwa jika kehilangan data akan mengganggu melakukan bisnis, mendukungnya.
Program perangkat lunak desktop dapat diinstal ulang jika diperlukan, tetapi memulihkan rincian transaksi atau korespondensi bisnis tidak mungkin jika file tersebut hilang atau rusak diperbaiki.
Arsip Data vs Cadangan Data
Cadangan biasanya merupakan gambar jangka pendek, data jangka pendek untuk tujuan pemulihan bencana.
Pengarsipan umumnya mengacu pada penyimpanan data jangka panjang yang tidak lagi digunakan secara teratur tetapi dapat dipulihkan jika perlu (misalnya, proyek yang sudah selesai atau data dari mantan klien).
Cadangan Data Bisnis Penting
Ada dua langkah untuk backup data yang sukses;
- Mengidentifikasi data penting yang perlu di-backup
- Menerapkan pencadangan data pada jadwal reguler
Apa yang perlu di backup data?
Semua file yang Anda buat dan / atau dimodifikasi harus dicadangkan secara teratur. Untuk banyak bisnis, ini termasuk semuanya dari file akuntansi melalui email.
Semakin banyak aplikasi bisnis tersedia melalui cloud. Namun, jika Anda menggunakan aplikasi desktop (bukan browser), ini dapat diinstal ulang dari media atau diunduh, jadi tidak perlu dicadangkan.
Penyimpanan awan
Menggunakan layanan pencadangan online membuat mencadangkan data Anda dengan mudah - yang merupakan salah satu alasan mengapa komputasi awan sangat ideal untuk usaha kecil . Namun layanan cloud masih rentan terhadap kehilangan data melalui peretasan atau sabotase karyawan (pertimbangkan kasus terbaru dari American College of Education yang berbasis di Indianapolis yang, setelah memecat karyawan teknologi informasi menemukan bahwa sebelum pergi, dia telah mengubah kata sandi administratif ke online akun, mencegah perguruan tinggi mengakses data mereka).
Bukan ide yang buruk untuk sesekali mengambil backup data cloud lokal.
Pencadangan Data Lokal
Jika Anda menyimpan data Anda secara lokal (misalnya Anda tidak menggunakan penyimpanan cloud), Anda dapat menyederhanakan pencadangan Anda dengan menyimpan semua file yang perlu diarsipkan pada satu drive di komputer Anda. Misalnya, Anda perlu membuat cadangan file akuntansi, dokumen pengolah kata, spreadsheet, foto, dan email. Putting Simply Accounting, Microsoft Office (termasuk Outlook) dan Paintshop Pro semua pada drive yang terpisah atau di bawah folder terpisah membuatnya lebih mudah untuk mengarsipkan semua file yang Anda buat atau modifikasi menggunakan program-program tersebut. Yang harus Anda lakukan adalah membuat cadangan drive atau folder.
Setelah Anda memilih data penting untuk diarsipkan, itu masalah sederhana untuk menginstal dan menggunakan program perangkat lunak cadangan untuk mengarsipkan data bisnis Anda pada jadwal reguler.
Mencadangkan data Anda setiap malam dianjurkan. Ada banyak program perangkat lunak cadangan yang tersedia yang memungkinkan Anda mengatur jadwal yang akan mencadangkan data Anda secara otomatis. Perangkat lunak cadangan yang juga zip dan mengenkripsi file menghemat ruang disk dan meningkatkan keamanan data.
Hanya simpan cadangan data Anda di tempat jika disimpan dalam brankas tahan api dan tidak rusak. Berinvestasi dalam tape drive atau hard drive eksternal dan secara cermat mengikuti jadwal pencadangan data biasa tidak akan membantu jika semua salinan cadangan data Anda berada di satu tempat dan tempat itu diserang bencana. Agar benar-benar aman, cadangan Anda harus disimpan di luar situs. (Pencadangan Cloud tidak sepenuhnya menghilangkan kekhawatiran ini tetapi tentu lebih baik daripada banyak lokasi fisik.)
Beberapa bisnis menyimpan cadangan data mereka di kotak keamanan di bank. (Biaya untuk kotak keamanan dikurangi pajak, jika Anda memerlukan insentif lebih lanjut.) Pemilik usaha kecil lainnya menyimpan banyak salinan cadangan data dari catatan mereka di rumah dari teman atau anggota keluarga yang berbeda. Tidak masalah di mana Anda memilih untuk menyimpannya, selama situs yang Anda pilih untuk cadangan data di luar situs aman dan Anda memiliki akses reguler ke sana.
Perangkat Cadangan
Layanan backup online
Untuk keamanan tertinggi, pastikan Anda menggunakan kata sandi yang kuat, ubah secara teratur, dan pastikan file yang dicadangkan dienkripsi (karena penyimpanan awan dibagikan, penyedia cloud biasanya mengenkripsi data pengguna).
USB (jempol) drive
USB stick terus meningkat dalam kapasitas dan ideal untuk pencadangan data cepat. Meskipun tidak memiliki kapasitas hard drive eksternal mereka memiliki kecepatan transfer data yang cepat dan sangat portabel. Anda dapat dengan mudah mencadangkan data ke drive USB dan membawanya ke luar lokasi. Karena mereka tidak memiliki bagian yang bergerak, drive USB sangat andal.
Hard drive eksternal
Untuk usaha kecil, membeli dan menggunakan hard drive eksternal untuk backup data adalah metode yang direkomendasikan. Hard drive eksternal tidak mahal dibandingkan dengan sistem tape drive. Mereka juga mudah digunakan; cukup colokkan hard drive ke port USB komputer Anda. Sebagian besar hard drive eksternal dilengkapi dengan perangkat lunak cadangan.
Penyimpanan Jaringan Area Lokal (LAN)
Jika Anda memiliki jaringan area lokal (LAN) Anda juga dapat mem-backup file ke komputer atau server lain. Namun, jika mesin pencadangan berada di lokasi yang sama mungkin rentan terhadap pencurian atau rusak akibat kebakaran atau banjir. Untuk mencegah pencurian, server dapat dipasang di kandang terkunci, lemari, atau lemari.
Penyimpanan pita
Jika Anda memiliki sejumlah besar data untuk cadangan (atau ingin membuat dan menyimpan arsip data lengkap secara rutin untuk penyimpanan jangka panjang), cadangan pita adalah pilihan terbaik. Mereka sangat dapat diandalkan dan dapat menyimpan sejumlah besar data.
Back It Up atau Kehilangan Risiko Ini
Jangan berisiko kehilangan data bisnis Anda. Pertahanan terbaik terhadap bencana semacam itu adalah perlindungan data yang tepat. Dengan membuat sistem cadangan yang mencakup pengarsipan dan mencadangkan data bisnis Anda secara teratur dan benar, Anda akan memastikan bahwa bisnis Anda akan mampu menghadapi badai apa pun yang dihadapinya dan terus berlanjut. Ingat - Anda tidak dapat memiliki terlalu banyak cadangan data!