Kuasai Sistem Pengarsipan Anda!
Meluangkan waktu untuk mengatur sistem pengarsipan Anda sangat penting. Meskipun semua orang ingin memiliki kantor tanpa kertas , kenyataannya adalah banyak usaha kecil masih memiliki kebutuhan untuk menyimpan dokumen kertas seperti faktur , tanda terima , dll. Dan dapat dengan mudah mengambilnya ketika diperlukan.
Mengajukan kwitansi dengan benar sangat penting; sistem pengarsipan yang tidak ada atau berantakan dapat menambah hari usaha ekstra pada waktu pajak penghasilan karena Anda tidak ingin kehilangan potongan pajak karena kwitansi yang hilang.
Dan jika bisnis Anda pernah tunduk pada audit dan Anda tidak dapat menghasilkan dokumen yang diperlukan untuk mendukung pengeluaran Anda, klaim Anda kemungkinan besar akan ditolak dan pengembalian pajak Anda dinilai ulang .
Sebagai pemilik usaha kecil , Anda harus dapat beroperasi di meja Anda dengan cepat dan mudah . Meskipun menyiapkan sistem pengarsipan kertas terdengar sulit, ini adalah tugas yang relatif mudah yang dapat dibuat lebih mudah dengan beberapa tips dan trik pengajuan.
Cara Mengatur Sistem Pengarsipan Anda
(1) Duduk di meja Anda selama beberapa menit dan cari tahu di mana Anda akan secara naluriah mencari sesuatu.
Saya memiliki laci di sebelah kanan workstation saya. Ketika saya pertama kali mengatur sistem pengarsipan saya, saya tidak memiliki apa pun di dalamnya. Ketika saya akan mencari pena, penjepit kertas atau stapler saya, itu adalah tempat pertama yang akan saya lihat, meskipun saya tahu itu kosong. Jadi tentu saja saya meletakkan pena, penjepit kertas dan stapler di laci itu. Bagi saya, itu adalah rumah alami untuk barang-barang itu.
Setiap orang akan melakukan pendekatan ini secara berbeda dan apa yang berhasil untuk satu orang mungkin tidak berhasil untuk yang lain. Luangkan beberapa menit untuk duduk di ruang kerja utama Anda dan meraih peralatan, persediaan dan file. Itu akan membantu Anda menetapkan tempat ideal untuk mengajukan barang-barang tersebut untuk Anda secara pribadi.
(2) Sekarang Anda tahu di mana Anda akan mencari informasi secara alami, Anda harus menentukan apakah sistem pengarsipan alfabet, numerik atau subjek akan bekerja paling baik untuk Anda.
Bagaimana Anda akan mengatur dokumen Anda ke dalam kategori pengarsipan (mis. Biaya, keuangan, pemasaran )?
Bagaimana Anda menemukan dokumen terkait pengeluaran bisnis seperti laporan bank, tagihan listrik, kwitansi pengeluaran kantor, log jarak tempuh kendaraan , dll? Bagaimana dengan informasi pelanggan - apakah Anda mencari hal-hal sesuai dengan nama klien? Dengan nomor referensi? Ini adalah langkah penting, karena akan menentukan bagaimana Anda akan meletakkan sistem pengarsipan Anda. Setelah Anda menentukan kategori apa yang akan Anda gunakan, putuskan apakah Anda perlu melangkah lebih jauh dan membuat subkategori. Lakukan ini sebelum Anda membeli apa pun untuk sistem pengarsipan Anda.
(3) Selanjutnya, kira-kira tentukan kebutuhan penyimpanan Anda.
Apakah Anda memiliki sejumlah besar file yang Anda akses setiap hari? Apakah Anda hanya mengakses file Anda setiap minggu? Jawabannya akan menentukan apakah Anda memerlukan pemegang file desktop, dua laci lemari arsip dekat dengan meja Anda atau empat laci lemari arsip lateral di seberang ruangan.
Pilih dengan hati-hati. Biarkan pertumbuhan ketika melihat lemari arsip - beli sesuatu untuk menampung dua kali file yang Anda pikir akan Anda miliki sekarang. Ini akan membatasi berapa kali Anda harus menggunakan dan mengatur ulang sistem pengarsipan Anda.
(4) Berinvestasi dalam sistem pelabelan yang baik untuk kejelasan dan akses yang mudah.
Mampu membaca label file terdengar jelas, tetapi kejelasan dalam pelabelan akan menghemat waktu pengarsipan lebih dari yang dapat Anda bayangkan.
Sebagian besar perusahaan yang membuat label menyediakan template yang terintegrasi dengan perangkat lunak pengolah kata yang paling populer. Anda mungkin ingin mempertimbangkan salah satu sistem pembuatan label kecil yang sekarang juga dapat mencetak label surat individual. Item yang melakukan tugas ganda biasanya merupakan investasi yang bijaksana.
(5) Sekarang Anda siap untuk membeli folder file.
Investasi terbaik adalah membeli folder gantung berwarna (pastikan tab label plastik disertakan) dan folder file manila polos. Folder gantung berwarna adalah yang terbaik karena dua alasan:
- mereka mudah tersedia
- mereka membuatnya mudah untuk mengenali kategori
Misalnya, jika Anda meletakkan semua file klien Anda dalam folder gantung kuning, informasi keuangan di folder biru dan apa pun yang terkait dengan pemasaran di folder merah, Anda dapat dengan mudah melihat secara kasar di mana Anda harus mencari file tertentu.
Simple Is Best
Prinsip KISS berlaku untuk menyiapkan sistem pengarsipan yang mudah digunakan dan mudah untuk dikembangkan. Keep It Simple Sweetheart! Kategori subjek yang luas akan memungkinkan Anda untuk dengan mudah menambahkan file baru saat Anda tumbuh, dan akan menghilangkan kebutuhan untuk meningkatkan atau mengatur ulang sistem pengarsipan Anda secara teratur.
Menjaga agar tetap sederhana juga akan mempermudah untuk mengintegrasikan kertas dan file digital Anda sebagai bagian dari keseluruhan sistem manajemen dokumen Anda .
Pergi Tanpa Kertas Di Mana Mungkin
Jika Anda mencoba untuk menghijaukan bisnis Anda dan beralih ke "Paperless Office" Anda dapat memindai penerimaan biaya dan menyimpannya dengan informasi akuntansi digital Anda yang lain. Beberapa aplikasi perangkat lunak akuntansi berbasis Cloud yang lebih baru memfasilitasi hal ini dengan memiliki aplikasi seluler yang memungkinkan Anda mengambil sekejap dari kwitansi pengeluaran dan mencatatnya dengan cepat (lihat Perangkat Lunak Akuntansi Terbaik untuk Bisnis Kecil Kanada ).
Perlu diingat bahwa salinan kertas atau gambar digital dari tanda terima pengeluaran umumnya diterima oleh Badan Pendapatan Kanada (CRA) asalkan jelas dapat dibaca. Jika tidak, CRA mungkin meminta untuk melihat dokumen kertas asli selama audit atau permintaan rutin untuk dokumentasi, jadi dokumen asli harus selalu disimpan untuk waktu yang ditentukan. (Lihat Berapa lama saya harus menyimpan catatan bisnis saya? Untuk informasi lebih lanjut.)