Lihat Pro dan Kontra Kantor Tanpa Kertas
Berikut adalah melihat pro dan kontra dari kantor tanpa kertas untuk membantu Anda memutuskan apakah akan tanpa kertas adalah keputusan cerdas untuk bisnis kecil Anda.
The Pros of Paperless Office
1. Ramah Lingkungan - Menurut The Daily Green , kertas menyumbang 25% dari timbunan sampah, dan jika Amerika Serikat memotong penggunaan kertas kantor hanya 10% itu akan mencegah emisi 1,6 juta ton gas rumah kaca. Dan itu hanya untuk kertas, tidak memperhitungkan produksi dan pembuangan kartrid tinta dan energi yang digunakan oleh printer. Pergi tanpa kertas adalah keputusan yang sadar lingkungan.
2. Biaya Efektif - Sama seperti ada manfaat dari kantor tanpa kertas untuk lingkungan, ada juga manfaat untuk anggaran usaha kecil. Pikirkan tentang berapa banyak yang Anda habiskan setiap bulan di atas kertas, tinta, ongkos kirim, dan perlengkapan lain yang mendukung kantor berat kertas. Kemudian, pertimbangkan ruang yang diperlukan untuk menyimpan semua persediaan fisik dan dokumen aktual Anda. Itu bisa sangat mahal. Seiring waktu, pergi tanpa kertas dapat menghasilkan penghematan besar untuk bisnis kecil Anda.
3. Akses Mudah - Menjadi tanpa kertas berarti semua dokumen penting Anda didigitalkan. Anda dapat mencadangkannya ke Cloud atau mengaksesnya melalui aplikasi desktop jarak jauh, memberi Anda kemampuan untuk bekerja dari kantor seluler , atau di mana saja, dan tetap produktif.
4. Organisasi Berkas - Jika Anda pernah membuang-buang waktu dengan mengacak-acak lemari arsip atau tumpukan kertas untuk menemukan apa yang Anda cari, Anda tahu betapa rumitnya dokumen kertas untuk dikelola.
Saat Anda membuat kantor tanpa kertas, Anda membuat sistem file digital yang lebih mudah diatur, dicari, dan diubah seiring waktu. Ini membuat suatu proses yang menyakitkan menemukan dokumen semudah melakukan pencarian.
The Cons of a Paperless Office
1. Kegagalan Sistem - Digital mungkin akses cepat, tetapi juga berarti kehilangan cepat. Pertimbangkan apa yang akan terjadi pada semua dokumen bisnis Anda yang disimpan secara lokal di komputer Anda jika sistem Anda lumpuh. Anda bisa kehilangan segalanya. Ini penting untuk setiap bisnis kecil, dan khususnya mereka yang tidak memiliki kertas, untuk memiliki sistem untuk mencadangkan dan melindungi data di luar situs.
2. Keamanan - File digital tidak dapat dilindungi oleh kunci pada lemari arsip atau pintu kantor, sehingga keamanan dokumen dan informasi sensitif merupakan masalah serius bagi kantor tanpa kertas. Solusi mencakup enkripsi, server lokal, dan akses terbatas, semua yang memiliki biaya dan manfaat sendiri. Plus, penting untuk mempertimbangkan sifat dari beberapa bisnis dan sensitivitas material yang ditangani setiap hari (pikirkan akuntan Anda) hanya tidak membiarkan diri mereka pergi tanpa kertas.
3. Proses Revamp - Bagian dari transisi ke kantor tanpa kertas melibatkan meninjau semua proses operasi Anda saat ini dan mencari alternatif yang memadai.
Misalnya, Anda mungkin perlu mulai menggunakan layanan tanda tangan elektronik, faktur online dan layanan pembayaran , dan aplikasi lain yang menggantikan kebutuhan dokumen fisik. Semua staf Anda juga harus dilatih dalam sistem baru begitu sudah di tempat.
4. Waktu Intensif - Pergi tanpa kertas bukanlah proses semalam; ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan. Perlu waktu untuk mempertimbangkan semua implikasi dari meninggalkan dunia kertas di belakang, dan hanya selama untuk menerapkan semua perubahan pada operasi Anda yang mendukung tanpa kertas.
Keputusan untuk pergi tanpa kertas adalah salah satu yang bervariasi dari bisnis ke bisnis, dan itu tentu bukan keputusan universal yang tepat untuk setiap perusahaan. Bagian terpenting dalam membuat keputusan untuk tidak menggunakan kertas adalah melakukan penelitian Anda sehingga Anda dapat memutuskan apakah manfaatnya lebih besar daripada tantangannya.
Kemudian, ciptakan proses sistematis yang tidak hanya memberi Anda keuntungan karena tidak memiliki kertas, tetapi juga membantu meningkatkan produktivitas Anda pada saat yang bersamaan.