Cara Menyimpan Log Jarak Tempuh untuk Menglaim Biaya Kendaraan Bermotor

by Susan Ward

Anda Harus Memiliki Buku Catatan untuk Membuktikan Klaim Biaya Mobil Anda

Jika Anda telah menggunakan satu atau lebih kendaraan Anda untuk mendapatkan penghasilan bisnis selama setahun terakhir, Anda dapat mengklaim biaya terkait sebagai pengeluaran bisnis pada pajak penghasilan Anda di AS dan Kanada dengan menggunakan log jarak tempuh. ( Berapa Beban Kendaraan Bermotor yang Dapat Anda Klaim atas Pajak Penghasilan? Merinci pengeluaran apa yang dapat Anda klaim dan bagaimana mengklaimnya.) Namun, seperti biasa, jika Anda ingin mengurangi pengeluaran ini, Anda harus dapat membuktikan klaim Anda dengan bukti di bentuk buku catatan jarak tempuh mobil.

Cara Menjaga Log Jarak Tempuh

Baik Internal Revenue Service (IRS) dan Canada Revenue Agency (CRA) menyatakan bahwa menyimpan catatan perjalanan bisnis yang akurat yang dipertahankan selama satu tahun penuh adalah bukti terbaik yang dapat Anda miliki untuk mendukung klaim biaya kendaraan bermotor Anda.

Informasi berikut ini harus dicatat dalam buku catatan setiap kali kendaraan digunakan untuk tujuan bisnis:

tanggal,
titik awal,
tempat tujuan,
tujuan perjalananmu;
kendaraan mulai jarak tempuh,
kendaraan berakhir jarak tempuh,
total mil (atau kilometer di Kanada) didorong.

Contoh Log Jarak Tempuh

Buku log Mileage biasanya tersedia di toko peralatan kantor atau Anda dapat menggunakan template berikut yang dapat disalin ke Word, Excel atau dokumen kantor serupa dengan memilih teks dan menggunakan salin / tempel (menggunakan Windows, garis besar teks yang akan dipilih dengan mouse, dan tekan CTRL-C untuk menyalin dan CTRL-V untuk menempel).

**Kendaraan Mileage / Expense Log Year__________ Odometer pada 1 Januari _____________**
Tanggal	Mulai Mileage	Mileage End	Mileage Total	Kepentingan Bisnis	Park $	Tolls $	Lainnya $

Pelacakan Jarak Tempuh Otomatis

Memasukkan informasi perjalanan secara manual ke dalam buku catatan sangat membosankan, terutama jika Anda melakukan banyak perjalanan bisnis. Untungnya ada beberapa aplikasi pelacakan jarak tempuh yang tersedia untuk smartphone Apple dan Android yang memanfaatkan telepon GPS untuk melacak setiap mil / kilometer yang digerakkan untuk tujuan bisnis.

Dengan biaya bulanan yang kecil, aplikasi akan mencatat informasi perjalanan bisnis Anda dan memungkinkan Anda untuk mengunduh ringkasan mileage pengembalian pajak Anda. Beberapa aplikasi pelacakan jarak tempuh yang lebih populer meliputi:

MileIQ (iOS dan Android)
Log Pengeluaran Mileage (hanya iOS)
TripLog (iOS dan Android)

Penggunaan Bisnis Versus Pribadi

Baik IRS dan CRA waspada tentang klaim berlebihan untuk penggunaan bisnis kendaraan pribadi - mengklaim sebagian besar atau semua jarak tempuh kendaraan Anda untuk penggunaan bisnis adalah cara pasti untuk menarik pengawasan ekstra dari otoritas pajak dan kemungkinan audit . (Lihat 10 Bendera Merah yang Akan Mendapatkan Bisnis Kecil Kanada Anda Diaudit .)

Oleh karena itu ketika tiba saatnya untuk mengklaim biaya bisnis kendaraan bermotor Anda, Anda perlu mengetahui berapa banyak mil atau kilometer terkait bisnis yang tidak terkait bisnis, dan cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menghitung berapa mil atau kilometer total yang Anda miliki. didorong sepanjang tahun dengan membandingkan pembacaan odometer kendaraan Anda pada akhir tahun pajak dengan apa yang terjadi pada awal tahun.

Kemudian, setelah Anda memiliki data untuk tahun tersebut, untuk menghitung klaim biaya kendaraan bermotor Anda, Anda perlu menghitung semua mil / kilometer yang telah Anda paksakan untuk penggunaan bisnis selama tahun ini.

Penggunaan pribadi Anda adalah total jarak tempuh untuk tahun dikurangi jarak tempuh bisnis.

Kabar Baik untuk Wajib Pajak Kanada - Anda Dapat Menggunakan Catatan Jarak Jauh CRA yang Simpel sebagai Bukti

Badan Pendapatan Kanada sekarang memungkinkan pengusaha kecil untuk mengurangi pencatatan log buku mereka dan menggunakan buku catatan sampel tiga bulan untuk mengekstrapolasi penggunaan bisnis sepanjang tahun.

Untuk menggunakan buku catatan yang disederhanakan:

Anda harus sebelumnya mempertahankan catatan jarak tempuh selama satu tahun penuh untuk membangun penggunaan bisnis kendaraan pada tahun dasar.
Anda harus menyimpan buku catatan ini selama satu tahun penuh pada tahun 2009 atau tahun berikutnya.
Penggunaan bisnis kendaraan Anda untuk tahun yang Anda gunakan buku catatan yang disederhanakan harus berada dalam 10% dari hasil penggunaan bisnis kendaraan Anda yang Anda rekam untuk tahun dasar.

CRA juga mengatakan bahwa bisnis harus menunjukkan bahwa penggunaan kendaraan pada tahun dasar tetap mewakili penggunaan normalnya.

Semua hal ini benar, Anda kemudian akan dapat menyimpan buku catatan hanya selama tiga bulan dan kemudian menghitung penggunaan bisnis kendaraan Anda dengan mengalikan penggunaan bisnis sebagaimana ditentukan dalam tahun dasar dengan rasio periode sampel dan periode tahun dasar , dengan menggunakan rumus ini:

(Contoh periode tahun% ÷ Periode tahun dasar%) × Tahun dasar tahunan% = Menghitung penggunaan bisnis tahunan

Perhatikan bahwa untuk melakukan ini, Anda harus tahu berapa persentase penggunaan bisnis Anda untuk periode tiga bulan tertentu di tahun yang Anda gunakan sebagai tahun dasar sehingga Anda dapat membandingkannya dengan periode tahun sampel baru Anda.

Jadi jika, misalnya, saya menyimpan catatan jarak tempuh CRA yang disederhanakan untuk bulan Januari, Februari dan Maret tahun pajak terakhir, saya juga perlu tahu berapa persentase penggunaan bisnis kendaraan saya pada bulan Januari, Februari dan Maret selama tahun dasar saya ketika saya menyimpan log jarak tempuh sepanjang tahun.

Inilah contohnya:

Anggaplah saya menyimpan buku catatan yang disederhanakan untuk tiga bulan pertama tahun ini dan menemukan bahwa penggunaan bisnis saya dari persentase kendaraan adalah 64%.

Saya kembali ke catatan lengkap sepanjang tahun saya untuk tahun pajak 2015, yang telah saya pilih untuk digunakan sebagai tahun dasar saya, lihat catatan untuk Januari, Februari dan Maret, dan temukan bahwa penggunaan bisnis saya dari persentase kendaraan selama waktu itu 68%. Persentase saya menggunakan kendaraan saya untuk tujuan bisnis untuk seluruh tahun dasar adalah 70%.

Kemudian, menerapkan rumus untuk mengekstrapolasikan data saya selama tiga bulan di buku catatan saya yang disederhanakan untuk mencakup seluruh tahun:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Jadi, 65% adalah penggunaan tahunan persentase kendaraan tahunan yang saya klaim menggunakan data buku catatan saya yang disederhanakan - angka yang akan diterima oleh Badan Pendapatan Kanada karena itu termasuk dalam kisaran variasi 10% yang diperbolehkan.

Untuk rincian lebih lanjut tentang mengklaim pengeluaran bisnis yang terkait dengan penggunaan kendaraan Anda untuk mendapatkan penghasilan bisnis, lihat Berapa Biaya Kendaraan Bermotor yang Dapat Anda Klaim atas Pajak Penghasilan di Kanada?