Pelajari Kunci untuk Tetap Terorganisir
Bagaimana Perencana Acara Tetap Terorganisir
Organisasi adalah salah satu dari banyak kunci sukses bagi sebagian besar perencana acara. Tidak hanya dapat menguasai keterampilan organisasi akan mengurangi stres, tetapi juga dapat meningkatkan kreativitas Anda sebagai perencana acara yang memungkinkan Anda untuk melihat gambar yang lebih besar dan berpikir di luar kotak mengetahui bahwa Anda memiliki pegangan yang kuat pada detail. Berikut adalah beberapa cara yang sukses perencana acara tetap terorganisir.
Buat Pengikat Acara
Membuat pengikat acara dan perencanaan acara mungkin adalah cara yang paling efisien untuk tetap terorganisir untuk merencanakan seminar, konferensi, pelatihan internal, pertemuan eksekutif , dan semua jenis acara. Sementara banyak perencana acara pindah ke alat organisasi elektronik dan digital, pengikat fisik dapat berfungsi sebagai tempat untuk acara dan rincian program yang paling penting. Menyimpan salinan keras dari dokumen, catatan, dan detail lainnya dapat menjadi penyelamat hidup selama masa hidup suatu acara.
Idealnya, setiap acara dan / atau program harus memiliki map sendiri. Bergantung pada kerumitan acara Anda, pengikat Anda dapat menyertakan beberapa bagian, termasuk:
- Itinerary / Agenda
- Kontak Kunci
- Hadirin
- Komunikasi
- Kontrak
- Pesanan Acara Banquet
- Hiburan
- Daftar Penginapan / Kamar
- Kedatangan keberangkatan
- Kegiatan
- Hadiah
- Anggaran
- Miscellaneous
Dengan pengikat perencanaan acara Anda diperbarui secara teratur, Anda akan dengan mudah berbagi informasi dengan kolega dan klien internal Anda, bahkan jika mereka tidak memberi Anda banyak waktu untuk mempersiapkan.
Memanfaatkan Perangkat Lunak Perencanaan Peristiwa atau Penyimpanan Dokumen Online
Sementara pengikat acara Anda harus menyertakan semua rincian paling penting dari setiap acara dalam bentuk hard copy, sisa catatan referensi Anda, ide dan korespondensi juga harus tetap teratur dan bersama-sama. Saat ini, banyak perencana acara menggunakan perencanaan acara dan perangkat lunak manajemen, tetapi banyak lagi yang mencari opsi penyimpanan file online untuk tetap teratur.
Alat daring seperti Google Drive dan Dropbox dapat menyediakan tempat yang teratur untuk semua jenis dokumen elektronik dari spreadsheet ke faktur. Alat-alat ini memungkinkan Anda untuk mengunggah, menyimpan, dan mengatur dokumen ke dalam file dan folder online di mana mereka dapat dengan mudah diakses dari mana saja. Anda dapat membuka dokumen di laptop, ponsel cerdas, atau tablet Anda. Anda juga dapat dengan mudah melampirkan file tersebut ke email atau membagikan dokumen dengan rekan kerja, vendor, dan klien. Ini bisa menjadi solusi organisasi yang sempurna untuk perencana acara yang selalu bepergian.
Garis Besar Organisasi
Pada akhirnya, bagaimana Anda mengatur dokumen, catatan, dan korespondensi terserah Anda.
Setiap perencana acara memiliki sistem yang berbeda yang bekerja untuk mereka dan acara mereka. Faktor yang paling penting harus selalu aksesibilitas dan kesiapan informasi. Jadi pastikan bahwa sistem apa pun yang Anda gunakan, Anda dapat dengan cepat dan mudah menemukan informasi yang Anda cari.