Cara Meningkatkan Kehadiran di Seminar dan Acara Bisnis

by Rob Hard

Kiat untuk Meningkatkan Kehadiran Acara Perusahaan Anda

Langkah paling penting untuk mengatasi ketakutan tentang kurangnya kehadiran di suatu acara atau untuk meningkatkan daftar RSVP adalah untuk mengenali bahwa orang-orang benar-benar menikmati menghadiri seminar yang diadakan dengan baik dan acara lainnya. Dengan menghadiri pertemuan bisnis, peserta mendapat kesempatan untuk mempelajari informasi baru dan berinteraksi dengan rekan dan pemimpin di bidangnya. Tetapi pertemuan yang paling sukses melampaui intisari bertutur bintang dan presentasi yang menginspirasi; mereka menciptakan lingkungan yang hangat dan ramah untuk semua orang - yang membuat mereka lebih menyenangkan. Inilah bagaimana Anda dapat merencanakan acara bisnis yang menyenangkan yang akan menarik jumlah pemilih yang besar.

01 - Buat Agenda yang Luar Biasa

Setelah tuan rumah mengerti bahwa orang senang menghadiri acara, penting untuk membuat program yang layak untuk dihadiri. Agenda harus difokuskan pada satu tema untuk tidak membanjiri peserta tetapi harus memiliki cukup variasi untuk mempertahankan minat peserta. Sebagai contoh, jadwal seminar setengah hari sampel berikut mempertimbangkan kebutuhan peserta pertemuan dari makanan untuk istirahat ke presentasi:

8:00 pagi Kedatangan dan Sarapan
8:45 Pesan Selamat Datang
09:00 Keynote Speaker
10:00 istirahat
10:15 Diskusi Panel
11:30 Menutup Keterangan

02 - Sensitif terhadap Kalender dan Jam

Terlepas dari agenda terbaik, peserta acara memiliki preferensi kapan mereka ingin menghadiri program-program tersebut dan ketika mereka tidak. Dalam beberapa industri musiman, terkadang juga tidak bisa. Pertimbangkan hal berikut saat menjadwalkan tanggal dan waktu untuk acara Anda:

Peserta lebih menyukai jadwal pagi untuk seminar
Peserta lebih menyukai acara penghargaan segera setelah bekerja
Hari Selasa dan Kamis adalah hari-hari pertemuan yang populer
Hindari mengadakan pertemuan pada hari Jumat jika memungkinkan
Hindari menjadwalkan pertemuan pada hari libur dan menjelang liburan
Peka terhadap persyaratan perjalanan peserta untuk acara tersebut

Sama pentingnya adalah membangun reputasi untuk mulai tepat waktu dan selesai tepat waktu - terutama untuk acara tahunan atau berulang.

03 - Identifikasi Lokasi Unik dan Nyaman

Sebagian besar pertemuan bisnis diadakan di hotel dan jenis tempat itu sendiri tidak begitu unik. Anda dapat memilih untuk memecahkan cetakan dan menemukan tempat non-hotel yang bagus atau Anda dapat mengenali bahwa semua hotel tidak diciptakan sama dan menemukan hotel yang bagus. Titik utama di sini adalah untuk memilih lokasi di mana tamu Anda ingin pergi. Setelah semua, mereka akan membuat jalan memutar dari rutinitas mereka dan ingin menikmati acara tersebut. Pertimbangkan faktor-faktor berikut:

Pilih tempat yang dekat dengan mayoritas peserta
Pilih tempat di mana peserta akan menikmati diri mereka sendiri
Pilih tempat yang berpengalaman dalam menyelenggarakan acara serupa

Untuk tips lebih lanjut tentang memilih tempat, pastikan untuk memeriksa Panduan Perencana Acara untuk Perencanaan Tempat .

04 - Menyusun Daftar Tamu yang Tepat

Pertemuan yang berhasil memiliki topik atau pesan spesifik dan target audiens untuk pesan itu. Penting untuk menyusun daftar tamu yang mencakup peserta yang tepat, bahkan jika mereka peringkat dalam urutan kepentingan. Terlalu sering, tuan rumah akan menyusun daftar induk calon tamu hanya untuk kemudian membuka rapat ke massa. Ini hanya akan berfungsi jika Anda mencoba mengisi kursi berdasarkan permainan angka.

Rapat bisnis, konferensi, atau seminar tidak boleh dipandang sebagai upaya surat langsung dengan tingkat RSVP 1-3%. Saya lebih suka melatih klien untuk membuat daftar peserta yang ditargetkan secara spesifik - orang-orang yang benar-benar ingin mereka hadiri dengan tingkat RSVP 50% atau lebih baik.

Pemikiran akhir tentang peserta: Cobalah untuk mengundang orang-orang dari peringkat dan pengalaman serupa ke pertemuan.

05 - Undang, Undang, Undang!

Salah satu kunci untuk mencapai kehadiran yang luar biasa di acara Anda adalah dengan mengundang orang - orang di awal dan menindaklanjuti. Ini berarti mengirim pengingat kepada mereka yang tidak memiliki RSVP dan konfirmasi kepada mereka yang memilikinya. Mengirimkan pengingat acara sebelum acara untuk mengkonfirmasi tamu pada umumnya bukanlah ide yang buruk juga.

Sangat penting untuk menghasilkan kegembiraan di sekitar acara. Undangan cetak tradisional sesuai, tetapi menjadi norma untuk juga melihat ke email dan bahkan media sosial tergantung pada audiens Anda. Coba pendekatan ini:

Sebutkan acara untuk tamu yang Anda atau tim Anda kenal secara pribadi sebelum mengirim undangan.
Kirim menyimpan tanggal awal dalam proses perencanaan (kertas atau elektronik).
Kirim undangan terperinci, termasuk sorotan agenda (kertas atau elektronik) dengan permintaan RSVP.
Teruskan undangan terperinci lagi dengan catatan yang dipersonalisasi untuk teman-teman atau kenalan pribadi (elektronik). *
Tindak lanjuti dengan tamu yang dikonfirmasi satu hingga dua hari sebelum acara yang dijadwalkan (elektronik atau melalui telepon).

* Anda juga dapat memilih untuk secara resmi memanggil tamu dan memperpanjang undangan pribadi ke acara tersebut.

06 - Jangan Meremehkan Kekuatan Undangan Pribadi

Undangan fisik - baik cetak maupun elektronik - bagus, tetapi tidak boleh dipandang sebagai pengganti undangan yang diperpanjang secara pribadi kepada teman, kolega, atau kenalan (kecuali, tentu saja, Anda merencanakan simposium atau konvensi besar dengan 500 atau lebih banyak hadirin). Ini adalah langkah yang membuat banyak host merasa ngeri ... mereka tidak ingin mengangkat telepon, tetapi itu bisa berarti perbedaan antara tingkat RSVPs yang tinggi (dengan tingkat rendah tanpa pertunjukan) dan kurang dari yang ideal.

Untuk beberapa acara, dapat membantu untuk berbagi tanggung jawab ini. Daftar tamu acara sering disusun dari daftar kontak yang dikelola oleh berbagai individu, dan orang-orang yang memiliki hubungan paling dekat dengan para undangan harus menyampaikan undangan langsung kepada tamu mereka sendiri.

07 - Membentuk Reputasi untuk Menyampaikan Program-Program Unggul

Setiap orang telah menghadiri konferensi yang baik dan konferensi yang buruk. Hal yang sama berlaku untuk seminar dan acara apresiasi lainnya. Beruntung bagi perencana acara, orang lebih sering menikmati pertemuan yang mereka hadiri.

Kuncinya di sini adalah untuk membantu klien Anda membangun reputasi untuk memberikan program bisnis yang sangat baik. Sesederhana itu, jika seseorang menikmati menghadiri acara terakhir Anda, dia lebih mungkin menghadiri program di masa depan - dan mungkin bahkan membawa seorang teman atau kolega.

08 - Kirim Komunikasi Menindaklanjuti dan Terima Para Hadirin

Karena orang menghadiri pertemuan untuk mengumpulkan informasi baru, banyak peserta menghargai menerima tambahan materi dan materi yang mungkin telah dirujuk oleh presenter dan orang lain di dalam organisasi Anda. Tindak lanjut adalah peluang bagus untuk membagikan informasi itu dan menyampaikan pesan terima kasih kepada mereka yang menghadiri acara tersebut.

Ucapan terimakasih dan komunikasi lanjutan adalah sesuatu yang sering diabaikan oleh banyak organisasi, tetapi mereka yang tidak memetik manfaatnya.