Apa Perencana Acara Publik Dapat Belajar Dari Kota Chicago
Organisasi lingkungan di kota-kota di seluruh negara menjadi tuan rumah acara-acara publik dan komunitas khusus seperti festival luar ruangan, pameran jalanan, dan karnaval. Banyak dari acara publik ini - terutama yang sukses - menjadi perayaan yang diantisipasi dan terkadang menjadi kebanggaan bagi komunitas tuan rumah. Meskipun ada aspek perencanaan dan pelaksanaan acara yang dibagikan di semua jenis acara dari pernikahan hingga konferensi perusahaan , acara publik cenderung memiliki kebutuhan dan tantangannya sendiri. Salah satu faktor perencanaan acara publik yang unik ini bekerja dengan dan menerima izin dari lembaga pemerintah.
Terkadang cara terbaik untuk belajar adalah melompat ke kanan. Lain kali, ada baiknya belajar dari pelajaran dan pengalaman orang lain. Dalam hal ini, kita akan belajar dari kota Chicago. Berpengalaman dalam pengorganisasian sekitar 350 acara khusus di seluruh Chicago, Kantor Acara Khusus Walikota telah membuat Panduan Kegiatan Khususnya, dan Paket Izin Acara Khusus , yang mencakup ide-ide praktis yang dapat dimasukkan kota-kota dan kota-kota lain ke dalam acara komunitas mereka. Berikut adalah kiat top untuk merencanakan acara komunitas yang sukses dari para empu itu sendiri.
01 - Memiliki Proses Aplikasi Formal
Di Chicago, kode kota mengharuskan organisasi yang ingin menyelenggarakan acara komunitas untuk mengajukan permohonan resmi yang sesuai dengan pedoman acara tertentu, seperti:
- Tidak ada biaya yang dikenakan untuk pendaftaran (tetapkan jumlah donasi)
- Vendor makanan harus memiliki lisensi dan memiliki sertifikasi
- Vendor penjual minuman keras harus memiliki lisensi (bir dan anggur saja)
- Vendor merchandise harus dilisensikan
- Chicago Transit Authority harus diberitahu
Memiliki proses aplikasi formal untuk acara khusus publik dan komunitas dapat mengurangi beban kerja dan merampingkan persetujuan, yang merupakan win-win untuk semua orang.
02 - Memerlukan Izin Acara Khusus
Selain proses aplikasi acara, kota Chicago juga mengharuskan penyelenggara mengajukan aplikasi izin acara khusus, yang membawa persyaratannya sendiri seperti:
- Aplikasi harus diserahkan minimal 45 hari sebelum acara
- Aplikasi harus diaktakan
- Penyelenggara harus menghasilkan sertifikat asuransi sebesar $ 1 juta dalam kewajiban umum komersial yang menamai Kota Chicago sebagai tertanggung tambahan
Sementara pada awalnya, mungkin tampak bahwa Chicago hanya menciptakan beberapa lingkaran birokrasi untuk melompati ketika datang ke acara komunitas, tanpa membuat aplikasi terlalu sulit, kota telah memastikan bahwa semua acara publik akan memenuhi seperangkat persyaratan - banyak dari yang berhubungan dengan keamanan.
03 - Memerlukan Peta Acara dengan Aplikasi Izin
Sebagai bagian dari aplikasi izin acara khusus, penyelenggara harus menyerahkan peta kejadian yang mengidentifikasi area penutupan jalan dan merencanakan rute ulang. Ini harus mempertimbangkan ruang garasi publik, akses jalan masuk, dan ruang jalur api. Mengganti tanda dan barikade harus sesuai dengan persyaratan kota, dan penyelenggara diharuskan untuk mendapatkan pasokan ini secara langsung. Item berikut dipertimbangkan ketika menerbitkan izin:
- Keamanan publik
- Kedekatan acara lain di area tersebut pada waktu yang sama
- Penerbitan izin sebelumnya untuk acara lain di peta lokasi yang sama
04 - Memerlukan Tenda dan Kanopi Izin
Di Chicago, tenda atau kanopi yang lebih besar dari 240 kaki persegi di acara-acara publik memerlukan izin dari kota. Jika lebih besar dari 600 kaki persegi, gambar harus dicap oleh arsitek berlisensi atau insinyur struktural, dan keluar dan rencana darurat termasuk tanda dan lampu harus diserahkan. Jika ukurannya melebihi 4.000 kaki persegi, permintaan izin harus diserahkan oleh perusahaan yang bertanggung jawab untuk mendirikan struktur. Proses ini memastikan tindakan keamanan dianggap serius.
05 - Membutuhkan Kemitraan dengan Pejabat Keselamatan Publik
Acara khusus di Chicago harus melibatkan polisi dan departemen pemadam kebakaran. Penyelenggara harus bertemu dengan komandan polisi (dan / atau perwakilannya) untuk mengatasi masalah seperti jalur lalu lintas untuk kendaraan darurat, rencana keamanan, dan pos komando yang ditunjuk di acara tersebut. Penyelenggara harus menunjuk seorang individu yang akan bertindak sebagai penghubung ke departemen kepolisian, departemen pemadam kebakaran, jalan-jalan dan departemen sanitasi, kantor acara khusus, dan lain-lain. Ini akan membantu untuk memiliki satu orang yang berpengetahuan dan berpengalaman di tim Anda yang berfungsi sebagai titik koordinasi untuk semua departemen publik ini.
06 - Berikan Daftar Periksa Kode Keselamatan Kebakaran
Festival dan penyelenggara acara outdoor di Chicago disediakan daftar periksa dan diperlukan untuk memenuhi persyaratan kode keselamatan kebakaran tertentu, termasuk:
- Tenda harus terbuat dari bahan tahan api (sertifikasi diperlukan)
- Alat pemadam kebakaran diperlukan di setiap stan
- Baris tempat duduk sementara harus dapat menampung 5 hingga 14 orang (maksimum)
- Lorong tempat duduk sementara harus minimal 36 inci
- Cairan yang mudah terbakar tidak boleh disimpan di tenda, kanopi atau stan
- Sampah tidak boleh terakumulasi
- Kabel listrik harus direkatkan, dan beberapa outlet disarankan
- Jalur pemadam kebakaran untuk kendaraan darurat direkomendasikan (10-kaki jalur api)
- Pelatihan CPR dasar dan pertolongan pertama direkomendasikan untuk anggota staf
Perencana acara publik yang berpengalaman atau baru sama-sama menghargai daftar periksa yang baik.
07 - Pastikan Praktik Penanganan Makanan yang Aman
Kota Chicago mewajibkan vendor menghadiri kelas oleh Departemen Kesehatan sebelum mengajukan permohonan apa pun. Selain itu, vendor harus mendapatkan Pelatihan dan Sertifikasi Sanitasi Festival Musim Panas (ditawarkan oleh Asosiasi Restoran Illinois). Petugas kesehatan, yang menentukan apakah vendor akan menerima izin operasi, mempertahankan otoritas untuk menangguhkan izin apa pun setiap saat.
Kota ini menguraikan aturan terperinci untuk makanan, wadah, label, perlindungan makanan, kebersihan personal personel, peralatan makanan, limbah, konstruksi stan dan bahan beracun. Ini juga membutuhkan vendor untuk menghadiri seminar sanitasi wajib.
Pada acara pecial note terkait , lisensi minuman keras harus diterima 20 hari sebelum acara.
08 - Miliki Rencana untuk Mengontrakkan Layanan Kota
Kontraktor publik atau swasta harus dipekerjakan untuk berbagai layanan, termasuk memasang tanda parkir , menyediakan barikade, penarik, drum sampah, drum daur ulang, liners, sweeping, koleksi sampah, layanan listrik, dan / atau peralatan bunyi. Di Chicago, Departemen Jalan dan Sanitasi tersedia untuk menyediakan layanan semacam itu dengan biaya per jam berdasarkan keahlian.
Juga, program daur ulang diperlukan sebagai bagian dari paket izin acara khusus di Chicago. Dengan meningkatnya popularitas acara hijau , ini bukan ide yang buruk!
09 - Memerlukan Izin Hewan
Jika hewan terlibat dalam acara tersebut dengan cara apa pun, kota Chicago mensyaratkan bahwa nama dokter hewan setempat yang akan hadir di acara tersebut harus diserahkan dengan aplikasi acara. Orang ini akan bertanggung jawab untuk menyediakan hewan yang sakit atau terluka. Juga, Komisi Perawatan dan Kontrol Hewan dapat memeriksa hewan sebelum digunakan dalam kegiatan publik.
10 - Kelola Peristiwa Peristiwa dan Promosi
Penyelenggara acara publik di Chicago memiliki kesempatan untuk mendapatkan eksposur acara tambahan dengan spanduk tiang lampu. Tentu saja, kota mengelola permintaan ini yang mengharuskan penyelenggara menyelesaikan permohonan izin spanduk yang menyertakan salinan spanduk grafis yang diusulkan, tanggal acara, dan aspek penting lainnya dari permintaan tersebut. Departemen jalan dan sanitasi mengelola jenis permintaan ini.