Belum Mulai Cukup Awal
Penundaan adalah musuh Anda. Ini adalah salah satu kesalahan perencanaan acara paling umum yang ingin Anda hindari.
Gagal memulai proses perencanaan acara sejak dini dapat menyebabkan sejumlah masalah di telepon. Segera setelah tanggal dipilih dan Anda memiliki lingkup umum acara dan anggaran Anda, mulailah bekerja. Hotel dan tempat-tempat buku lainnya di muka begitu aman ini sesegera mungkin. Kegagalan untuk melakukannya akan membatasi pilihan tempat Anda dan Anda akan, sayangnya, ditinggalkan dengan tempat apa pun yang tersedia. Pembicara tamu dan hiburan langsung juga mengambil cara pemesanan menjelang tanggal acara yang sebenarnya. Setelah tanggal acara Anda aman, lakukan penelitian Anda dan ketika Anda memutuskan pada pemain pilihan Anda, segera dapatkan kontrak yang ditandatangani.
Mengatur diri Anda dengan daftar periksa perencanaan acara adalah tugas lain yang harus segera ditangani. Dengan memetakan semua langkah dalam proses perencanaan acara, menentukan kapan mereka harus diselesaikan, dan mengembangkan jadwal untuk masing-masing, Anda akan memiliki panduan yang berharga untuk memulai dan membuat Anda tetap di jalur.
Mulai terlambat adalah salah satu kesalahan perencanaan acara yang paling umum.
Tidak Memeriksa Acara Bersaing
Apakah Anda pernah menjadwalkan acara Anda hanya untuk belajar - begitu proses perencanaan telah dimulai dan tanggal acara ditetapkan - bahwa ada acara lain yang bersaing di hari yang sama? Hanya satu acara yang akan menarik penonton jadi jangan mengambil peluang dan lewati jari Anda bahwa mereka yang diundang akan memilih acara Anda.
Hindari situasi sama sekali.
Lakukan uji tuntas Anda dan periksa apakah ada konflik peristiwa sebelum terlambat. Lihatlah jadwal untuk pertemuan industri (baik besar dan kecil), dekat dengan liburan, acara olahraga besar dan pertemuan lokal yang dapat mendatangkan malapetaka bagi mereka yang mengemudi ke acara tersebut. Setelah Anda memutuskan tanggal untuk acara Anda, sampaikan kepada tamu Anda. Pemberitahuan "Simpan Tanggal" dan daftar "Acara Mendatang" memberi mereka yang tertarik untuk menandai acara Anda di kalender mereka.
Tidak Mengkonfirmasikan Vendor
Kontrak vendor yang ditandatangani adalah perjanjian yang mengikat secara hukum dan memberi Anda sesuatu secara tertulis untuk meminta vendor yang bertanggung jawab atas layanan yang akan mereka berikan. Namun, itu tidak berarti apa-apa bagi Anda pada saat acara ketika Anda menyadari vendor itu tidak muncul. Kontrak acara di tangan tidak akan melayani makanan untuk tamu lapar Anda atau mengantarkan meja dan kursi ke ballroom kosong. Konfirmasikan dengan masing-masing dan setiap vendor tidak hanya sekali, tetapi dua kali. Ya, dua kali . Konfirmasikan penerimaan kontrak yang ditandatangani pada saat Anda berdua menyetujui persyaratan tersebut. Konfirmasikan sekali lagi sebelum acara itu sendiri. Ini bukan percakapan yang akan Anda miliki tentang perincian tentang pengiriman makanan atau dekorasi; ini adalah tindak lanjut khusus untuk memastikan bahwa acara Anda masih ada di kalender mereka.
Vendor acara memesan beberapa acara dan sangat mudah bagi dokumen Anda untuk tersesat dalam kocokan atau salah menafsirkan oleh orang lain di perusahaan. Jadi pastikan bahwa tidak terjadi dengan berputar balik kepada mereka untuk check in dan pastikan bahwa acara Anda dan spesifik mengenai tanggal, waktu dan layanan yang akan diberikan sebenarnya pada jadwal mereka. Dan pastikan kontrak vendor sudah tersedia.
Tidak Memiliki "Paket B"
Memiliki rencana kontingensi adalah suatu keharusan untuk acara apa pun, tetapi khusus untuk acara-acara yang dijadwalkan diadakan di luar ruangan. Kondisi cuaca tidak dapat diprediksi dan jika badai, angin badai penasehat atau badai badai es mengancam untuk membatalkan acara Anda, memiliki rencana cadangan. Tanggal hujan, tempat acara alternatif, dan jadwal kegiatan yang dimodifikasi adalah semua opsi jika acara luar ruangan Anda - atau sebagian darinya - harus dipindahkan ke dalam ruangan.
Selain mempersiapkan ketidakpastian cuaca, keadaan lain yang tidak biasa juga dapat diatasi sebelumnya. Listrik padam dapat dikurangi dengan memiliki generator di situs. Parkir berlebih dapat dipindahkan ke lokasi lain yang sudah diatur sebelumnya. Masalah dengan ketersediaan kamar hotel dapat diselesaikan dengan menjaga beberapa kamar tambahan pada cadangan dalam blok hotel Anda. Pertimbangkan spesifik dari acara Anda dan berikan pemikiran ke area-area yang lebih rentan terhadap masalah yang muncul. Dengan merencanakan ke depan dan mengembangkan skenario alternatif, Anda dapat menghindari salah satu kesalahan perencanaan acara paling mahal.
Tidak Menyewa Cukup Bantuan
Ketika datang untuk mempekerjakan staf acara, lebih banyak lebih baik. Ini akan membebani Anda lebih banyak uang tetapi dapat menghemat acara Anda. Bayangkan ini: cadangan mobil yang menunggu untuk memasuki tempat parkir sementara petugas parkir panik berusaha untuk mengikutinya. Sejumlah tamu yang frustrasi menunggu untuk memesan minuman karena satu server berjuang untuk memenuhi permintaan. Pekerja pendaftaran acara kewalahan oleh banyaknya tamu yang baru tiba, meninggalkan para pelancong yang lelah menunggu terlalu lama untuk check in. Anda mendapatkan ide. Memiliki staf acara tambahan di tangan untuk membantu selama masa sibuk, memberikan layanan tambahan ke area yang membutuhkan, menyelesaikan masalah yang muncul, atau menjadi kehadiran yang ramah bagi tamu yang tiba dengan pertanyaan dapat meningkatkan acara Anda dari acara yang bagus menjadi acara yang luar biasa.
Ketika merekrut staf acara , carilah staf dengan pengalaman bekerja dalam jenis acara yang Anda rencanakan. Hanya mempekerjakan staf profesional, sangat direkomendasikan. Beri tahu mereka tentang apa acara Anda, para tamu yang akan hadir, harapan Anda, dan siapa titik kontak mereka seharusnya mereka memiliki pertanyaan atau masalah. Staf acara - meskipun disediakan oleh vendor luar - mewakili Anda dan bisnis perencanaan acara Anda. Pertemuan negatif dengan staf acara akan terus hidup dalam memori tamu dan klien dan bahkan dapat membuat peristiwa yang paling terencana sekalipun.