Registrasi adalah titik kontak pertama dengan tamu Anda, dan proses check-in yang lancar membuat tingkat kegembiraan tetap tinggi dan menetapkan nada untuk acara yang luar biasa. Di sisi lain, pengalaman yang tidak terorganisir dan memakan waktu dapat membuat orang banyak menggerutu sampai acara Anda dimulai. Dengan begitu banyak menumpang di meja registrasi, Anda pasti ingin melakukannya dengan benar pada kali pertama. Ikuti daftar ini penting untuk memastikan Anda memulai dengan awal yang baik.
Lebih besar lebih baik
Matematika sederhana memberi tahu kita bahwa banyak orang akan membutuhkan lebih banyak tenaga jika Anda ingin menghindari antrean panjang. Saya merekomendasikan satu petugas untuk setiap seratus tamu, dan satu pelampung untuk setiap dua ratus tamu. Sejauh kebutuhan meja , asumsikan dua petugas per meja delapan kaki dan tambahkan tabel tambahan ke perhitungan ini untuk persediaan dan ruang kerja.
Tetap terhubung
Anda tidak ingin berlari melalui lorong-lorong mencari outlet listrik atau koneksi internet, jadi pastikan untuk mendapatkan garis-garis ini lari ke meja Anda di muka. Anda juga akan ingin membawa laptop bahkan jika Anda tidak berencana menggunakannya. Akses online dapat berguna jika Anda perlu memeriksa email atau membantu tamu yang hilang menemukan jalan mereka ke dan dari tempat tersebut. Last but not least, periksa situasi pencahayaan. Jika lorong remang-remang, Anda mungkin ingin menambahkan beberapa lampu meja untuk membantu membaca daftar Anda.
Jangan Lupakan Perlengkapan Kantor
Setiap perencana harus memiliki kotak alat yang diisi dengan peralatan kantor seperti pita, gunting, dan bermacam-macam penanda.
Barang-barang penting lainnya untuk daftar kemasan Anda termasuk nametags kosong, nomor meja dan tanda-tanda dilindungi untuk digunakan sesuai kebutuhan. Ya, tempat Anda akan memiliki akses ke sebagian besar hal-hal ini, tetapi waktu dan frustrasi yang Anda hemat dengan membuat mereka di sebelah Anda tak ternilai harganya.
Expedite Answers
Salah satu pengganggu terbesar untuk "ritme pendaftaran" Anda akan menjadi rentetan pertanyaan sederhana yang datang dari kedua sukarelawan dan peserta.
Anda dapat mencegah pertanyaan-pertanyaan ini dari memperlambat jalur pendaftaran dengan membuat tabel bantuan. Anda akan kagum pada seberapa jauh lebih efisien check-in meja dapat berjalan ketika Anda memiliki orang yang berdedikasi menjawab pertanyaan seperti "di mana kamar mandi?"
Tetap buka
Sangat penting untuk menjaga setidaknya satu orang di meja registrasi selama acara berlangsung. Anda tidak ingin masalah yang relatif kecil untuk bola salju menjadi sesuatu yang lebih besar karena tidak ada yang tersedia untuk membantu. Ini biasanya terjadi ketika tamu dipaksa untuk mencari di tempat lain ketika tim Anda tidak dapat ditemukan. Hanya butuh satu kali istirahat kamar mandi yang tidak sesuai waktunya untuk mengirim peserta yang tidak sabar ke area dapur untuk meminta salad tanpa bawang!
Jaga Temanmu Tutup
Ada beberapa nomor kontak yang Anda ingin dapatkan sebelum acara dimulai. Yang pertama adalah nomor ponsel untuk koordinator tempat Anda. Tidak akan ada waktu untuk menjelajahi bangunan ketika handuk kertas habis di kamar mandi, jadi jumlah ini mutlak harus dimiliki. Nomor lain yang bagus untuk masalah terkait makanan adalah masalah manajer katering. Akhirnya, konfirmasikan nomor darurat terbaik untuk polisi dan departemen pemadam kebakaran. Beberapa hotel memiliki staf keamanan mereka sendiri yang sering merupakan titik kontak terbaik dalam situasi ini.
Tabel registrasi harus menyediakan lebih dari sekadar tanda selamat datang dan tag nama. Dari perspektif tamu, mereka mewakili pusat layanan pelanggan untuk acara Anda. Tetapi untuk memenuhi harapan ini, Anda harus siap. Lagi pula, jika tamu tidak dapat melewati pendaftaran, maka sisa upaya perencanaan Anda akan luput dari perhatian.