Mari kita bahas 5 pertimbangan terpenting untuk mengevaluasi sebelum menetapkan anggaran acara Anda untuk biaya pencetakan.
Sejajarkan Nama Kamar Anda dengan Properti
Di era pengakuan sponsor yang modern ini, Anda akan sering melihat ruang istirahat yang diberi nama setelah sponsor yang berpartisipasi. Ini masuk akal, karena ini adalah cara yang bagus untuk menyoroti kontributor ke konferensi. Namun, satu hal yang tidak ingin Anda lakukan adalah mengesampingkan nama ruangan venue Anda. Misalnya, jika tempat telah menentukan ruang sesi umum Anda sebagai Ruang Perjamuan 4, maka Anda perlu memasukkan informasi ini pada papan nama dan program Anda. Mengikuti protokol ini akan membantu semua orang, mulai dari manajer hingga petugas kebersihan, mengarahkan peserta yang hilang ke lokasi yang benar. Jika tidak, jiwa yang hilang mencari “Ruang Emas” yang kreatif bisa diteruskan ke beberapa orang sebelum mendapatkan informasi yang tepat.
Gunakan Velcro untuk Menambahkan Fleksibilitas ke Signage Anda
Ini adalah trik sederhana yang akan menghemat banyak kerumitan pada hari acara.
Buat beberapa tanda arah umum dengan panah Velcro yang dapat Anda ubah sesuai kebutuhan. Beberapa pola lalu lintas tidak dapat diprediksi, dan memiliki fleksibilitas untuk memposting tanda arah dalam keadaan darurat dapat menyelamatkan Anda dari bencana. Di sepanjang jalur yang sama, Anda juga dapat memanfaatkan fungsi Velcro untuk menggunakan signage ulang untuk acara mendatang.
Misalnya, tanda parkir dan toilet adalah jenis hal yang dapat Anda gunakan untuk hampir setiap acara.
Pastikan Tanda Anda Berdiri Keluar dari Istirahat
Keluhan umum untuk perencana acara adalah kurangnya tanda acara umum yang disediakan oleh hotel dan pusat konferensi. Cara termudah untuk melewati ini adalah dengan bertanggung jawab atas semua kebutuhan signage. Tentu saja, masuk akal untuk menginventarisir opsi in-house yang tersedia, tetapi jangan lupa bahwa Anda mungkin harus berbagi beberapa sumber daya ini dengan acara lain di tempat acara. Tanda-tanda bermerek yang berdiri terpisah dari signage tempat yang halus jauh lebih dapat dibedakan untuk tamu Anda. Orang cenderung berjalan melewati tanda rumah, jadi pastikan merek atau logo Anda ditampilkan dengan jelas untuk menarik perhatian.
Bawa Tamu Anda ke Pintu Depan Pertama
Jangan menunggu peserta memasuki properti sebelum Anda mulai mengarahkan mereka. Tanda masuk dan parkir sangat penting untuk memastikan peserta parkir dan memasuki gedung di tempat yang tepat. Percayalah kepadaku; Anda tidak ingin menjadi orang yang menyapa pendaftar yang baru saja berjalan setengah mil karena mereka parkir di sisi bangunan yang salah! Strategi pemberian tanda yang baik dimulai di tempat pertama tamu akan mendarat di tanah properti.
Jangan Meremehkan Kekuatan Interaksi Manusia
Tidak peduli seberapa mencoloknya tanda-tanda Anda bagi Anda, mereka tidak pernah dapat mengganti nilai wajah yang ramah. Para penerima, pengantar, dan petugas parkir akan selalu menjadi pertahanan terbaik terhadap peserta yang hilang dan kesal. Sebagian besar pusat konferensi menawarkan layanan ini dengan tarif per jam, atau Anda dapat meminta sukarelawan dari dalam organisasi Anda. Tabel pendaftaran yang ditempatkan secara strategis akan mengurangi beberapa kebutuhan akan staf, tetapi pastikan Anda berjalan melalui properti tempat dan mengidentifikasi lokasi di mana tamu Anda berpotensi tersesat.
Pendekatan terbaik untuk mengembangkan strategi signage acara yang baik adalah membuang semua asumsi Anda ke luar jendela. Setiap hotel dan pusat konferensi memiliki beberapa tingkat papan penandaan di tempat, tetapi Anda tidak boleh mengandalkannya sebagai sumber utama petunjuk untuk konferensi Anda.
Di dunia di mana iklan didorong pada kita dari setiap sudut, papan pengumuman acara yang efektif harus menonjol dan menarik perhatian peserta Anda. Ini dapat sesederhana seperti memasukkan logo konferensi Anda pada semua tanda atau bahkan lebih memastikan, seorang anggota staf yang ditunjuk untuk tersenyum dan menjawab pertanyaan saat para tamu tiba.