Pencatatan perpajakan yang baik mungkin merupakan pencatatan yang paling penting yang Anda lakukan untuk perusahaan Anda. Internal Revenue Service (IRS) mengharuskan Anda menyimpan catatan pajak tertentu untuk periode waktu tertentu dan catatan lain untuk periode waktu yang berbeda. Anda tidak ingin waktu pajak bergulir dan harus panik karena perusahaan Anda tidak memiliki catatan pajaknya. Catatan pajak yang berantakan dapat merugikan Anda dan jika Anda akan diaudit, dapat menyebabkan masalah dan biaya uang. Setelah semua, Anda ingin mendapatkan semua deduksi yang Anda bisa dan dapat mendukung mereka.
Berikut adalah delapan tips tentang catatan pajak yang harus disimpan, cara menyimpannya, dan berapa lama untuk menyimpannya:
01 - Siapkan Sistem Perangkat Lunak Akuntansi yang Baik
Pengembalian pajak terakhir Anda adalah produk dari pencatatan baik Anda melalui sistem perangkat lunak akuntansi Anda di-rumah.
02 - Beban Bukti Untuk Pajak Bisnis
Ketika Anda membuat entri, seperti pendapatan, pengeluaran, dan pemotongan, pada pengembalian pajak Anda, Anda memiliki apa yang dikenal sebagai beban pembuktian bagi mereka. Anda harus dapat membuktikan bahwa Anda berhak atas potongan dan pengeluaran tertentu agar memenuhi syarat untuk mengambilnya sebagai potongan.
Bagaimana Anda menetapkan bukti? Melalui pencatatan yang baik, tentu saja. Jika Anda memiliki catatan yang membuktikan pengurangan dan pengeluaran tersebut, Anda telah memenuhi tanggung jawab Anda untuk memiliki beban pembuktian untuk IRS. Jangan mengambil potongan atau mengklaim penghasilan tanpa memiliki dokumentasi yang membuktikan bahwa Anda memiliki beban pembuktian.
03 - Dokumen Sumber untuk Jurnal Akuntansi
Dokumen sumber untuk pembelian untuk bisnis Anda, seperti cek yang dibatalkan, tanda terima, kaset kasir, dan lainnya, adalah apa yang Anda buat buku catatan akuntansi dan entri jurnal Anda dari. Mereka juga merupakan dokumentasi Anda untuk potongan pajak untuk bisnis Anda yang Anda ambil pada akhir tahun pajak. Dokumen sumber yang disimpan dengan benar dapat membawa Anda jauh dengan catatan yang baik.
Dokumen kertas asli harus disimpan dengan buku besar tempat Anda mencatat transaksi. Sebagai cadangan, jika terjadi kebakaran atau bencana lainnya, setiap dokumen sumber harus dipindai ke file komputer yang benar dan disimpan pada flash drive.
04 - EFT dan Pembayaran Bisnis Anda
Teknologi mengubah cara kita mengoperasikan bisnis kita. Alih-alih menulis cek kertas untuk transaksi, sering kali kami menggunakan kartu kredit atau debit atau transfer dana elektronik (TDE) untuk membayar tagihan. Bagaimana kita memastikan bahwa kita memiliki dokumen sumber yang tepat untuk IRS dalam situasi seperti ini?
Jika Anda menggunakan EFT atau kartu kredit / debit, gunakan laporan keuangan yang dikeluarkan oleh bank Anda sebagai dokumen sumber. Untuk EFT, pernyataan harus menunjukkan hal berikut: jumlah yang ditransfer, nama penerima pembayaran, dan tanggal transfer diposkan ke akun oleh lembaga keuangan. Untuk kartu kredit / debit, pernyataan harus menunjukkan sebagai berikut: jumlah yang dibebankan, nama penerima pembayaran, tanggal transaksi.
Bukti pembayaran sendiri tidak berarti Anda berhak atas pengurangan pajak. Simpan slip kartu kredit dan faktur untuk membuktikan klaim Anda pada potongan.
05 - Ringkasan Kuitansi dan Pencairan Dana Bulanan dan Bulanan
Lembar kerja penerimaan kas dan pembayaran tunai harian dan bulanan Anda memiliki bobot yang layak dalam emas. Apa pun yang Anda lewatkan dalam buku besar akuntansi dan jurnal Anda, mungkin Anda dapat menemukannya di sini. Sekali lagi, Anda akan memerlukan dokumentasi sumber. Pencairan seperti pengeluaran untuk layanan telepon dan internet dan untuk biaya truk / mobil dapat diambil di sini sebagai kemungkinan pemotongan pajak.
06 - Bayar Perhatian pada Dana Kas Kecil Anda
Setiap transaksi yang dilakukan dari dana kas kecil harus diperlakukan sebagai pencairan tunai dengan dokumen sumber. Beberapa mungkin dikurangkan dari pajak .
07 - Pengurangan Pajak Penggajian Karyawan
Pengurangan pajak gaji karyawan sangat rumit. Panduan pajak biasanya berfokus pada pajak pribadi, tetapi artikel ini merangkum implikasi pajak dari pajak bisnis karyawan. Simpan catatan yang luar biasa baik untuk karyawan Anda.
08 - Berapa Lama Anda Perlu Menyimpan Catatan Pajak Anda?
Menurut Kode Pajak Pendapatan Internal, Anda harus menyimpan catatan Anda selama mungkin diperlukan untuk administrasi bagian apa pun dari kode pajak.
Jika Anda memiliki karyawan, Anda harus menyimpan catatan mereka jangka waktu tidak kurang dari 4 tahun. Agar aman, simpan catatan karyawan tidak kurang dari 7 tahun. Jika Anda berutang pajak, simpan catatan Anda selama tidak kurang dari 3 tahun. Jika Anda memiliki properti, simpan catatan Anda sampai jangka waktu terbatas untuk tahun ketika Anda membuang properti dalam disposisi kena pajak. Jika Anda tidak melaporkan penghasilan, Anda harus melaporkan dan itu lebih dari 25% dari pendapatan kotor pada pengembalian pajak, simpan catatan Anda selama 6 tahun.