Pelajari Tentang Informasi Kunci Yang Ditemukan dalam Dokumen Sumber
Mengapa Dokumen Sumber Penting
Dokumen sumber sangat penting untuk proses pembukuan dan akuntansi karena merupakan bukti bahwa transaksi keuangan terjadi.
Jika sebuah perusahaan diaudit, dokumen sumber mendukung jurnal akuntansi dan buku besar sebagai jejak audit yang tak terbantahkan.
Menyimpan dokumen sumber untuk bisnis sama seperti menyimpan kwitansi untuk barang-barang yang dipotong pajak untuk pajak pribadi Anda. Jika pajak Anda diaudit, mereka memberikan bukti bahwa Anda telah melakukan pembelian tersebut. Hal yang sama berlaku untuk bisnis Anda, tetapi dalam bisnis, Anda tidak menyimpan tanda terima hanya untuk pengeluaran yang dikurangkan pajak. Anda menyimpan dokumen asli untuk setiap transaksi keuangan.
Apa yang disediakan Dokumen Sumber
Dokumen sumber menjelaskan semua fakta dasar transaksi, seperti jumlah transaksi, kepada siapa transaksi dilakukan, tujuan transaksi, dan tanggal transaksi.
Berikut beberapa contoh dokumen sumber umum:
- pemeriksaan dibatalkan
- faktur
- penerimaan kas
- tanda terima yang dihasilkan komputer
- nota kredit untuk pengembalian uang pelanggan
- kartu waktu karyawan
- slip penyetoran
- pesanan pembelian
Cara Memperlakukan Dokumen Sumber
Dokumen sumber harus dicatat dalam jurnal akuntansi yang tepat sesegera mungkin setelah transaksi. Setelah merekam, semua dokumen sumber harus disimpan dalam semacam sistem di mana mereka dapat diambil jika dan ketika dibutuhkan.
Dalam kasus-kasus tertentu, mungkin penting untuk menyediakan lacak balak untuk dapat menentukan bahwa dokumen sumber yang masih ada dalam kendali Anda.
Dokumen Sumber vs. Fotokopi
Dalam sebagian besar keadaan, fotokopi dokumen sumber dapat diterima secara hukum. Internal Revenue Service, misalnya, telah menerima fotokopi tanda terima sejak tahun 1997, sepanjang dapat terbaca, memuat semua informasi yang ada di dokumen asli dan, dalam batas-batas proses pemindaian, menyajikan informasi tersebut dalam format yang identik dengan asli.
Tanda terima material yang menyebutkan objek yang dibeli dan harga yang dibayarkan, tetapi yang dipindai tanpa nama pemasok tidak akan memenuhi syarat. Dokumen yang menyajikan semua informasi dalam tanda terima asli, tetapi yang telah di-retyped dalam format Word atau Excel juga tidak akan memenuhi syarat.
Standar IRS - reproduksi yang lengkap, dapat dibaca dan akurat dari aslinya - adalah standar yang sama yang digunakan dalam banyak bisnis dan instansi pemerintah. Namun, lembaga lain menambahkan persyaratan umum ini.
University of Washington, misalnya, hanya menerima sebagai pengganti salinan dokumen asli yang dipindai pada kepadatan minimum 300 dpi per inci (dpi), dan disajikan dalam format PDF atau TIFF; tidak menerima fotokopi JPEG.
Jika Anda berencana untuk memindai dokumen akuntansi atau hukum untuk memfasilitasi penyimpanan, tanyakan kepada lembaga terkait untuk memastikan mereka akan menerima dokumen dalam format yang Anda rencanakan untuk digunakan.