Pelajari Dasar-dasar Membangun Anggaran Acara

Sebagai perencana acara , tetap sesuai dengan anggaran klien Anda adalah kuncinya. Dan untuk melakukan itu, Anda memerlukan anggaran acara terperinci yang disetujui oleh Anda dan klien Anda. Baik Anda baru dalam perencanaan acara atau profesional berpengalaman, menjaga anggaran acara akan membantu Anda tetap teratur dan siap untuk setiap pertanyaan klien - dan membantu Anda menghindari melampaui anggaran. Untuk acara dasar, seperti seminar atau pesta makan malam, program Excel atau spreadsheet lainnya dapat membantu.

Buat daftar empat kategori berikut di bagian atas:

• Barang
• Proyeksi Beban
• Beban yang Sebenarnya
• Detail

Kemudian, kategorikan dan lacak item pengeluaran.

Mengelola Anggaran Acara

1. Lacak biaya sewa situs. Ketika Anda merencanakan acara itu sendiri dan ketika Anda bertemu dengan manajer penjualan tempat Anda, lacak semua biaya sewa yang diproyeksikan untuk acara dan ruang fungsi, tata graha, penanganan bagasi dan biaya terkait.

2. Perkirakan biaya katering. Ini termasuk semua biaya makanan dan minuman, termasuk tips dan gratifikasi - yang dapat mencapai hingga 30%.

3. Dokumen biaya transportasi. Ini termasuk angkutan, pelatih, transfer acara dan semua biaya terkait.

4. Tambahkan biaya dekorasi. Sebagian besar acara termasuk pengeluaran untuk dekorasi, seperti centerpieces, motif bunga, penyewaan tenda, dll. Di sinilah Anda daftar biaya-biaya tersebut.

5. Dokumen biaya hiburan & peralatan. Pengeluaran umum dalam kategori ini termasuk peralatan A / V, tetapi ini juga tempat yang bagus untuk membuat daftar honor kepada pembicara atau jika Anda menyewa penghibur.

1. Ringkaslah biaya pencetakan. Beberapa biaya item kecil sebenarnya bergabung untuk membuat item baris pengeluaran yang lebih besar. Ini termasuk undangan, lencana nama, buklet program, tanda acara, dan spanduk.

2. Item baris untuk hadiah. Salah satu tip acara umum adalah tidak pernah membiarkan tamu pergi dengan tangan kosong. Jadi, hadiah atau hadiah apa pun yang Anda berikan, lacak biaya untuk mereka secara terpisah; Anda akan kagum pada berapa banyak barang-barang ini dapat dikenakan biaya.

1. Identifikasi biaya kegiatan. Jika acara Anda mencakup kegiatan seperti golf, tenis, spa, arung jeram, bersepeda, atau aktivitas lainnya, Anda perlu mencatat biaya biaya ini secara terpisah. Pertimbangkan untuk meringkas biaya total dalam spreadsheet Anda dan melampirkan perincian.

2. Posting biaya lainnya. Jika suatu biaya tidak masuk ke salah satu kategori di atas, daftar mereka sebagai item biaya lain-lain di sini.

3. Berikan diri Anda kategori dana cadangan. Bergantung pada ukuran atau kompleksitas suatu acara, Anda mungkin ingin memberi diri Anda hingga 20% dari anggaran acara di sini. Meskipun perencanaan terbaik, biaya akan melebihi rencana yang diproyeksikan dengan biaya yang tidak pernah Anda pertimbangkan. Ini akan membuat Anda tidak melebihi anggaran setiap waktu.

4. Ringkaskan biaya yang diproyeksikan. Ketika Anda membangun program acara Anda, Anda akan memiliki proyeksi yang bagus dari total pengeluaran. Ini adalah informasi yang akan Anda bagikan dengan klien acara untuk memastikan mereka mengetahui anggaran acara sehingga tidak ada kejutan di kemudian hari.

5. Rangkumlah biaya aktual. Ini terjadi setelah acara selesai. Subtotal faktur ke dalam 10 kategori di atas dan mendokumentasikan anggaran yang sebenarnya. Jika sangat menguntungkan, identifikasikan penghematan dalam anggaran aktual vs. anggaran yang diproyeksikan, menunjukkan nilai yang Anda bawa ke peran tersebut.