Item Setiap Perencana Acara Harus Selalu Memiliki di Tangan
Perencana acara menghabiskan banyak waktu mempersiapkan acara mereka tetapi kadang-kadang dapat mengabaikan hal-hal kecil yang mereka - atau klien mereka - mungkin membutuhkan hari acara yang sebenarnya. Tetapi perencana acara yang hebat tidak pernah tiba di acara dengan tangan kosong. Salah satu cara untuk menghindari perjalanan darurat di menit-menit terakhir ke toko untuk kebutuhan acara perusahaan yang mendasar adalah dengan membuat perangkat persediaan yang akan Anda bawa ke mana pun Anda pergi. Apakah Anda menyiapkan untuk seminar , konferensi, atau jenis acara lain, kit pasokan perencana acara Anda akan membantu Anda dalam belenggu. Berikut adalah beberapa item yang Anda ingin menyimpan perangkat Anda.
Kotak Penyimpanan Pastik Yang Jelas
Kami akan mulai dengan kotak penyimpanan itu sendiri. Penting untuk membeli kotak persediaan penyimpanan yang tidak terlalu besar tetapi memiliki kedalaman yang cukup untuk menyimpan berbagai persediaan. Kotak penyimpanan plastik bening sangat membantu untuk tujuan ini dan, dengan demikian, dapat menyimpan banyak item yang berbeda.
Tantangannya adalah menemukan pemasok yang memiliki sesuatu yang ukurannya tepat untuk menampung barang-barang yang lebih besar, seperti tape dispenser, tanpa merasa seperti Anda sedang membawa-bawa kotak penyimpanan besar ke setiap acara yang Anda hadiri. Anda mungkin sukses dengan kotak atau bak dengan dimensi berikut: 5.87 "tinggi x 10.62" lebar x 16.12 "dalam.
Pemotong Kotak
Perencana acara dan pertemuan mengirimkan sejumlah besar materi dalam kotak untuk setiap acara. Bahkan seminar kecil untuk 35 orang sering akan membutuhkan pembukaan selusin kotak kardus persediaan. Tergantung pada apa yang dikirim, kadang-kadang promosi dan barang-barang lainnya dikirim dalam kotak yang lebih kecil di dalam kotak-kotak itu. Di sinilah pemotong kotak akan berguna.
Beberapa orang menyukai pemotong kotak besar yang lebih besar yang memungkinkan pegangan yang kuat. Namun, secara umum, Anda biasanya hanya memotong pita di bagian luar kotak. Untuk kit pasokan acara Anda, ringan hampir selalu merupakan pilihan terbaik.
Mailing dan Storage Tape dengan Dispenser
Sama pentingnya dengan pemotong kotak adalah pita surat dan penyimpanan dispenser. Setelah acara selesai, semuanya harus dikemas ulang dan dikirim kembali ke kantor atau lokasi acara berikutnya.
Senapan pita pada umumnya terlalu besar untuk sebagian besar kebutuhan, tetapi dispenser genggam sangat mudah digunakan dan menyelesaikan pekerjaan. Kemas salah satu peran dengan dispenser ke dalam kit Anda, dan ini akan membuat persiapan untuk pengiriman dengan mudah.
Gunting
Kelihatannya seperti barang yang mungkin tidak banyak berguna, tetapi gunting sangat penting untuk memotong segala sesuatu dari taplak meja yang tidak dijahit dengan benang terbuka hingga pembelian pada menit terakhir yang perlu dihapus label harga.
Sepasang gunting klasik 5 "akan muat dengan nyaman di dalam kotak (plus akan lebih ringan). Kebanyakan gunting yang tersedia di toko perlengkapan kantor sedikit lebih besar sekitar delapan inci. Juga, cari sepasang yang terbuat dari baja anti karat berkualitas baik seperti mereka akan bertahan melalui keausan dan kerusakan dasar.
Tag Nama atau Lencana
Salah satu item terakhir yang akan diproduksi sebelum acara perusahaan adalah lencana nama tamu . Itu karena banyak orang yang mengkonfirmasi dan / atau menolak undangan di menit terakhir, yang mengharuskan perencana rapat menunggu hingga jam terakhir yang memungkinkan untuk menghasilkan tag nama agar tidak di bawah atau atas pesanan.
Namun, mau tidak mau akan ada nama yang salah dieja, dan beberapa orang akan tiba tanpa pemberitahuan. Untuk situasi seperti itu, paling mudah untuk memiliki persediaan tag nama kosong agar orang hanya menuliskan nama mereka. Jika Anda sedikit overachiever, Anda juga bisa membawa label nama kosong yang memiliki logo perusahaan atau logo asosiasi yang dicetak untuk memberikan tampilan yang lebih halus dan profesional pada label nama "darurat". Kami suka menyimpan 3 "x 4" (ukuran paling populer) di tangan setiap saat.
Penanda Sharpie dan Penyorot
Menjaga pasokan penanda dan penyorot sekitar sangat membantu dalam banyak situasi untuk perencana acara. Sebagian besar dari Anda tidak membutuhkan saya untuk menandai penggunaan yang jelas untuk menyoroti item di notebook acara, dll. Namun, menarik untuk mempertimbangkan permintaan eksternal yang mungkin Anda terima ketika penyorot akan berguna.
Sebagai contoh, para eksekutif perusahaan dan orang lain umumnya tiba untuk mempersiapkan presentasi mereka sendiri dan biasanya memiliki halaman catatan yang dicetak sebelumnya. Tetapi presenter sering bergantung pada perencana pertemuan untuk menyediakan layanan tata graha dan pesan lain yang mungkin perlu disampaikan oleh penyaji. Saya telah menulis item-item itu dalam beberapa kasus langsung pada halaman catatan dan disorot dalam warna-warna non-tradisional seperti oranye untuk membuat situasi ini menonjol.
Pulpen dan Pensil
Dalam nada yang sama, tidak pernah ada ide yang buruk untuk membawa beberapa kotak tambahan dari kedua pena dan pensil ke acara Anda. Perencana pertemuan atau acara biasanya diharapkan memiliki persediaan ini, bukan hanya untuk diri mereka sendiri, tetapi untuk presenter, peserta , dan bahkan staf acara .