Seminar ini mungkin adalah acara paling umum yang akan diselenggarakan oleh para perencana. Dan sebagian besar seminar dijadwalkan sebagai ½ hari atau sehari penuh. Bagi mereka yang tertarik untuk membuat daftar periksa untuk merencanakan seminar , yang berikut ini menawarkan struktur tingkat tinggi untuk perencanaan dan pelaksanaan seminar.
Dan bagi mereka yang merencanakan konferensi multi-hari atau multi-sesi, pertimbangkan untuk mengambil pendekatan yang serupa. Namun, daftar periksa perencanaan seminar Anda akan lebih panjang.
01 - Konfirmasikan Tujuan Acara
- Siapa audiensnya?
- Apa topik seminar itu?
- Di mana harus ditempatkan?
- Mengapa orang akan hadir?
- Apa agenda seminar itu?
02 - Tinjau Panduan Spesifikasi Peristiwa Apex
Dewan Industri Konvensi telah membentuk serangkaian alat yang harus dilihat sebagai sumber terbaik praktik terbaik yang akan membantu acara atau perencana pertemuan untuk melacak rincian untuk merencanakan acara. Dengan alat unduhan gratis, ini akan membantu setiap perencana acara untuk membuat daftar detail yang relevan. Ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada:
- Profil acara (tanggal, waktu, lokasi, kontak, dll.)
- Informasi kontak penyelenggara acara / tuan rumah
- Informasi kontak pemasok
- Profil peserta
- Ruang yang dibutuhkan
- Makanan dan minuman
- Persyaratan A / V
- Pengaturan fungsi / ruangan
03 - Buat Profil Acara
Setelah seorang perencana memiliki beberapa pertanyaan dasar seputar acara tersebut, saatnya untuk meneliti tempat-tempat yang mungkin untuk pertemuan tersebut. Penting untuk bekerja sama dengan penyelenggara acara / tuan rumah untuk menentukan jenis tempat dan di mana seminar mungkin paling nyaman untuk penyelenggara dan tamu (daftar ide bisa tanpa akhir):
- Hotel lokal
- Fasilitas konferensi lokal
- Ruang restoran pribadi
- Museum klub pribadi / galeri seni
04 - Menguraikan Kebutuhan Seminar dan Proposal Tempat Reqeuest.
Kebanyakan tempat dengan senang hati memberikan perkiraan untuk seminar yang mungkin. Kontak katering atau penjualan akan memerlukan informasi BEO berikut:
- Kemungkinan tanggal untuk acara tersebut
- Jumlah peserta
- Gaya pengaturan ruangan (ruang kelas, bentuk-u, dll.)
- Waktu acara (akun untuk penyiapan / robek)
- Persyaratan makanan dan minuman
- Kebutuhan A / V (termasuk layar, mikrofon, dll.)
- Pengaturan kamar
Kiat: Sewa teknisi A / V untuk mendedikasikan acara Anda dari hotel.
05 - Konfirmasi dan / atau Kembangkan Agenda
Sangat penting bagi perencana acara untuk bekerja sama dengan penyelenggara acara / tuan rumah karena agenda acara akan sering berubah dari percakapan awal sampai hari sebenarnya dari acara tersebut. Perencana acara harus siap untuk menyesuaikan rencana dan bekerja sama dengan tempat untuk memastikan semuanya berjalan lancar.
06 - Konfirmasikan Perjanjian BEO
Setelah perencana mengetahui target jumlah peserta dan persyaratan logistik untuk seminar, dia harus mengamankan ruang acara dan persyaratan terkait. Kebanyakan perjanjian harus memungkinkan perencana kesempatan untuk mengurangi / meningkatkan persyaratan makanan dan minuman hingga sejumlah hari sebelum acara. Namun, banyak perjanjian akan membatasi seberapa banyak mereka akan mengizinkan kelompok untuk mengurangi kuantitas, jadi perkirakanlah dengan baik.
07 - Buat Acara Komunikasi dan Bahan
Ini adalah item yang mungkin melibatkan beberapa perencana, sementara yang lain mungkin tidak. Pada dasarnya, beberapa perencana pertemuan akan bertanggung jawab untuk setiap hal berikut:
- Membuat undangan acara
- Mencetak agenda dan materi lainnya
- Mengamankan hadiah peserta / undian
- Memproduksi lencana nama
- Tanda dan tampilan acara pengiriman
08 - Bekerja Sama Dengan Event Host untuk Menyelesaikan Logistik
Sebelum acara, ada beberapa langkah penting yang diselesaikan oleh perencana pertemuan sebelum acara. Ini termasuk mengkonfirmasikan hal-hal berikut:
- Pembicara acara
- Persyaratan A / V acara
- Jumlah peserta acara
- Tuan peran dan tanggung jawab
- Kebutuhan materi acara (periksa beberapa kali)
09 - Pengaturan Acara
Pastikan untuk memberi waktu dalam jadwal BEO untuk pengaturan acara , dan disarankan untuk tiba sekitar dua jam sebelum acara.
Tip: Jika seminar dijadwalkan di pagi hari, tanyakan kontak penjualan tempat untuk memungkinkan kelompok Anda untuk mengatur malam sebelumnya (tetapi tidak meninggalkan sesuatu yang berharga di situs umum).
Semua materi acara, selebaran, papan nama, display, hadiah, tabel registrasi , lencana nama dan lainnya harus siap untuk acara tersebut.
Peringatan: Pembicara terkadang mengganti slide malam sebelumnya dan memberikan presentasi baru yang perlu ditambahkan ke titik daya 10 menit sebelum acara.
10 - Eksekusi Peristiwa
Setelah Anda siap, saatnya untuk seminar. Harapkan yang berikut:
- Beberapa peserta akan selalu datang lebih awal.
- Beberapa peserta akan selalu datang terlambat.
- Sering ada semacam kesalahan teknis.