Mengingat bahwa Taste of Chicago pertama kali dimulai pada tahun 1980, para perencana untuk Taste memiliki pengalaman yang luas dengan perencanaan festival makanan komunitas. Kantor Acara Khusus Walikota mengelola program dan mengawasi perencanaan dan pelaksanaan. Tim manajemennya menawarkan tips berikut bagi mereka yang mungkin membuat festival serupa untuk pertama kalinya atau memperluas elemen pemrograman untuk festival yang ada.
01 - Tips General Manajer Festival
Manajer umum adalah orang yang mengelola berbagai elemen festival. Mary Slowik, manajer umum untuk Taste of Chicago, menawarkan saran-saran berikut:
- Identifikasi audiens Anda dan tentukan apakah mereka menginginkan sebuah festival.
- Jika program serupa sudah ada, hindari duplikasi.
- Dapatkan dukungan di mana Anda ingin mengadakan acara.
- Variasikan pemrograman untuk acara audiens umum.
- Pastikan ruang dapat menampung orang banyak.
- Pastikan vendor dapat menangani volume peserta.
- Buat anggaran dan dapatkan tawaran dari perusahaan terkemuka.
- Jika ini adalah pertama kalinya Anda merencanakan acara, sewa vendor festival dari luar.
02 - Tips Manajer Operasional Festival
Manajer operasi mengawasi persiapan lokasi, panggung dan produksi, dukungan acara dan keamanan. John Truck, manajer operasi untuk Taste of Chicago selama 19 tahun terakhir, menyarankan hal-hal berikut:
- Festival membutuhkan kerja dengan orang, jadi bersiaplah untuk tetap dinamis dan lancar.
- Lebih pasti Anda mendapatkan peralatan yang bagus dengan harga bagus.
- Pastikan Anda menyewa staging dan perancah yang dijual secara struktural.
- Dapatkan tawaran dan periksa riwayat semua vendor, termasuk referensi.
- Pertahankan standar yang tinggi dan pastikan semuanya tetap terkendali.
- Temui vendor setiap hari selama program untuk mengelola kru kerja.
- Tegaskan kata-kata Anda dan vendor, pemain dan orang-orang makanan akan kembali dan bekerja dengan Anda.
03 - Tips Manajemen Sponsorship Festival
Manajer sponsorship adalah orang yang bekerja untuk mendapatkan dolar pemasaran untuk mendukung acara tersebut. Christine Jacob, manajer sponsorship untuk Taste, menawarkan saran berikut:
- Teliti kegiatan yang sebanding di tempat lain dan ulangi keberhasilan mereka.
- Target sponsor untuk menawarkan uang tunai, barang dan nilai iklan.
- Buat kategori sponsor presentasi.
- Buat kategori sponsor utama (mis., Mobil, keuangan, minuman, media, dll.).
- Buat kategori sponsor untuk masing-masing area pemrograman.
- Jangan biarkan sponsor berkeliaran di tempat selama acara berlangsung.
- Identifikasi persyaratan sponsor lebih awal seperti listrik, air, dll., Dan beri tahu tim operasi untuk menentukan lokasi terbaik.
04 - Festival Concert / Talent Management Tips
Manajer bakat adalah orang yang bernegosiasi untuk membawa pemain ke festival. Jenenne Brown Mosely, manajer bakat untuk Taste of Chicago, menawarkan kiat-kiat berikut:
- Ketahui anggaran Anda: artis nama besar dapat antara $ 500.000 dan $ 1 juta selama 60-90 menit.
- Jangan mengeluarkan terlalu banyak uang untuk satu artis untuk acara beberapa hari.
- Bekerja sama dengan sponsor media Anda untuk membantu mengimbangi biaya.
- Bernegosiasi dengan artis yang mungkin sudah ada di area sekitar acara Anda.
- Biarkan talenta tahu jika Anda menawarkan konser mereka sebagai pertunjukan gratis (dapat mengurangi biaya).
- Bermitra dengan sponsor seperti maskapai penerbangan dan hotel untuk mengimbangi biaya artis.
- Amankan nama yang bagus untuk hari pembukaan, tengah, dan akhir Anda.
05 - Tips Festival Manajemen Pemasaran
Manajer pemasaran adalah orang yang mengelola semua komunikasi yang terkait dengan festival. Cindy Gatziolis, manajer pemasaran untuk Taste, menyarankan hal-hal berikut:
- Mitra media akan membantu Anda mengurangi kebutuhan Anda akan biaya iklan.
- Gabungkan festival ke dalam iklan, hubungan masyarakat, dan kampanye pemasaran yang ada.
- Jadwal produksi cetak brosur acara akan membantu mendorong tenggat perencanaan festival.
- Buat siaran pers individu di setiap elemen produksi untuk festival.