Kesalahan akuntansi terjadi dari waktu ke waktu, tetapi banyak kesalahan akuntansi umum dapat dihindari dengan perencanaan dan persiapan yang tepat. Kita semua tahu bahwa biasanya membutuhkan lebih banyak waktu untuk memperbaiki kesalahan daripada melakukannya dengan benar pada kali pertama. Menariknya, itu juga lebih murah untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan di awal proyek daripada menunggu untuk memperbaiki masalah nanti.
Jika Anda memperlakukan bisnis Anda seperti proyek jangka panjang, maka Anda akan ingin menjadi proaktif dengan menyadari kesalahan umum yang orang lain buat dan memperbaikinya sejak awal, yang tidak hanya akan menghemat waktu, uang, dan sakit kepala perusahaan Anda, tetapi juga memberi Anda keunggulan kompetitif di pasar dengan operasi yang lebih ramping dan kepuasan pelanggan yang lebih baik. Berikut ini adalah kesalahan akuntansi umum setiap CPA yang telah dilihat oleh pemilik usaha kecil.
01 - Gagal Mengikuti Prosedur Akuntansi
Langkah yang membantu adalah mengembangkan formulir dan daftar periksa standar untuk melengkapi untuk memastikan konsistensi dan akurasi. Misalnya, Anda ingin mendokumentasikan proses untuk menyiapkan vendor baru.
Anda akan membutuhkan nama vendor, alamat, nomor telepon, dan Nomor Identifikasi Pengusaha (EIN), di antara dokumen lain seperti sertifikat asuransi , surat rekomendasi, atau kontrak yang ditandatangani. Maka Anda perlu memasukkan informasi ini ke dalam perangkat lunak akuntansi Anda sehingga Anda dapat memproses pembayaran.
Anda akan perlu meluangkan waktu yang diperlukan untuk mempertimbangkan informasi yang perlu Anda kumpulkan dari vendor Anda, mengembangkan formulir standar atau daftar periksa untuk memastikan Anda mendapatkan informasi itu, dan kemudian memiliki kebijakan tertulis yang dapat diikuti oleh karyawan Anda.
02 - Bekerja Tanpa Anggaran
Buat anggaran sehingga Anda memiliki dasar untuk menilai hasil operasi bisnis Anda. Anggaran tidak hanya berguna dalam membatasi pengeluaran berlebihan tetapi dapat digunakan untuk menetapkan tujuan keuangan yang realistis dan tertulis. Anggaran harus selalu didasarkan pada kenyataan, tetapi Anda pasti dapat menggunakan anggaran Anda untuk menetapkan tujuan keuangan yang masuk akal, apakah itu meningkatkan pendapatan atau mengurangi biaya operasional.
03 - Membuat Kesalahan Entri Data
Kesalahan entri data terjadi dari waktu ke waktu. Meskipun Anda tidak dapat mencegah semua kesalahan entri data, Anda dapat memiliki kebijakan untuk melakukan berbagai rekonsiliasi secara tepat waktu untuk memastikan bahwa entri data terdeteksi dengan cepat dan dapat diperbaiki.
Misalnya, Anda akan ingin melakukan rekonsiliasi bank bulanan, serta rekonsiliasi piutang dan hutang. Anda juga dapat menjalankan varians anggaran-ke-aktual untuk mengidentifikasi kesalahan yang mungkin dalam mengklasifikasikan pendapatan atau pengeluaran atau menjalankan penerimaan pelanggan atau laporan pembayaran vendor secara berkala untuk memastikan bahwa semua penerimaan dan pengeluaran tampaknya masuk akal.
Transaksi yang tidak biasa harus ditinjau untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan entri data yang dibuat dan bahwa transaksi akurat.
04 - Gagal Membuat Kembali Perangkat Lunak Akuntansi
Anda perlu membuat cadangan perangkat lunak akuntansi bisnis Anda dan data lainnya secara teratur. Banyak program perangkat lunak akuntansi bisnis kecil memiliki fitur yang memungkinkan Anda mengatur pencadangan otomatis program akuntansi Anda.
Gunakan. Anda juga harus meluangkan waktu untuk memeriksa kembali file cadangan Anda, bahkan sampai menggunakan file cadangan untuk melihat apakah Anda dapat menjalankan bisnis seperti biasa dengannya.
Terkadang file rusak; terkadang Anda tidak mencadangkan semua data yang Anda butuhkan. Pemeriksaan cepat dapat mengidentifikasi masalah dengan proses pencadangan Anda sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk terus mengoperasikan bisnis Anda jika perlu.
05 - Melakukan Terlalu Banyak Diri
Outsourcing tugas-tugas administratif yang tidak menambah nilai ke perusahaan Anda bisa menjadi keuntungan.
Sebagai contoh, akuntan pajak mungkin lebih paham dalam hukum pajak daripada Anda, jadi alih-alih perencanaan pajak dan persiapan untuk akuntan Anda akan membiarkan Anda menurunkan kewajiban pajak Anda, meningkatkan kepatuhan pajak, dan memberi Anda lebih banyak waktu untuk mencurahkan untuk menghasilkan pendapatan kegiatan.
Banyak pemilik usaha kecil tidak ingin mendelegasikan tanggung jawab kepada profesional lain yang cakap, tetapi alih daya akuntansi, hukum, TI, dan fungsi administratif lainnya dapat mengurangi kesalahan dan meningkatkan profitabilitas jika Anda menggunakan waktu yang baru ditemukan dengan bijak.
06 - Kegagalan untuk Mengklasifikasikan Pendapatan dan Pengeluaran dengan Benar
Metode akuntansi kotak sepatu mungkin bukan pilihan yang baik untuk bisnis kecil dengan lebih dari hanya beberapa transaksi per tahun. Semua uang masuk dan keluar dari bisnis Anda harus ditetapkan ke kategori yang sesuai.
Pemilik bisnis yang tetap di atas catatan akuntansi mereka tidak mengalami kesalahan. Mereka akan tahu siapa yang ditagih, berapa banyak, dan apakah pelanggan telah membayar atau tidak.
Anda juga akan menemukan bahwa persiapan pajak akhir tahun Anda akan jauh lebih lancar daripada mencoba menyusun kembali catatan yang Anda butuhkan untuk mempersiapkan pengembalian pajak bisnis Anda tepat sebelum pengembalian jatuh tempo.