Gunakan Spreadsheets untuk Melacak Inventaris, Menyusun Ulang Poin, dan Item Lainnya
Tetapi jika Anda berpikir untuk menangani spreadsheet dari awal, berikut beberapa kiat penting untuk membantu Anda melakukannya.
Spreadsheet yang relatif sederhana yang dapat Anda buat mungkin dapat membantu Anda:
- Melacak dan memproyeksikan inventaris
- Hitung poin pemesanan ulang
- Tanggal penyelesaian proyek
- Hitung bulan di tangan
- Dan lagi
Tetapi ingat, bahkan setelah Anda memiliki kerangka spreadsheet — ini akan menjadi terserah Anda untuk menjaga agar data tetap terkini dan akurat.
Titik data
Sebelum memulai, apakah Anda memiliki data dasar yang akan membuat spreadsheet ini berguna? Inilah yang Anda perlukan sebelum memulai:
- Inventaris saat ini
- Permintaan masa depan (ramalan atau pesanan)
- Lead time pemasok
- Jumlah pesanan minimum (MOQ)
- Orde kelipatan
Data itu akan memastikan bahwa Anda mulai dengan alat perencanaan rantai pasokan yang berguna.
Interval Waktu dan Horizon Perencanaan
Apakah Anda perlu melakukan perencanaan harian, mingguan, bulanan atau dengan keteraturan lainnya? Cara menjawab pertanyaan ini adalah mempertimbangkan berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk mengisi kembali inventaris Anda. Itu berbicara kepada lead time pemasok Anda.
Untuk kepentingan contoh ini, misalkan Anda menyusun spreadsheet perencanaan rantai pasokan bulanan.
Jika Anda memiliki pemasok yang dapat mengirim barang dalam empat hingga enam minggu, maka Anda kemungkinan akan memiliki spreadsheet perencanaan bulanan.
Perencanaan cakrawala Anda pada dasarnya adalah seberapa jauh Anda ingin spreadsheet Anda direncanakan. Anda harus menjaga ini terbatas pada cakrawala yang berguna. Cakrawala perencanaan Anda biasanya ditentukan oleh seberapa jauh Anda dapat memprediksi permintaan pelanggan secara realistis.
Jika pelanggan Anda telah menempatkan pesanan yang mencakup permintaan Anda untuk tiga bulan ke depan, tetapi Anda dapat menggunakan data historis, musiman dan data permintaan pelanggan lainnya (perkiraan pelanggan, misalnya) untuk memperkirakan tiga bulan setelah itu — maka Anda mungkin dapat menggunakan enam bulan sebagai cakrawala perencanaan Anda.
Prakiraan dan Pesanan Bukan Hal yang Sama
Hati-hati, tidak semua permintaan pelanggan dibuat sama. Jika pelanggan memberi Anda perkiraan, itu hanya cara mereka memberi tahu Anda apa yang akhirnya mereka beli. Perkiraan biasanya tidak datang dengan kewajiban keuangan.
Jika pelanggan menempatkan pesanan, maka Anda punya peluang yang jauh lebih realistis untuk mewujudkan pendapatan dari penjualan itu (meskipun, seperti yang kita semua tahu, pelanggan dapat mencoba untuk membatalkan pesanan atau mengembalikan barang setelah mereka dijual).
Membangun Spreadsheet Perencanaan Rantai Pasokan Anda
Sekarang setelah Anda memiliki interval waktu, perencanaan horizon dan permintaan pelanggan terselesaikan — saatnya untuk membangun spreadsheet perencanaan rantai pasokan Anda.
Tujuan dari spreadsheet ini adalah untuk melacak inventaris Anda seiring pengurangannya dari waktu ke waktu. Jadi, mulailah dengan inventaris Anda saat ini.
(Ngomong-ngomong, Anda harus melacak nomor bagian / item Anda secara terpisah.)
Di bagian atas kolom paling kiri, masukkan inventaris tangan Anda.
Katakanlah itu 100.
Baris pertama dalam spreadsheet Anda adalah "Memulai Persediaan" untuk setiap interval waktu.
Baris kedua adalah pengurangan inventaris Anda selama interval waktu tersebut — untuk interval waktu saat ini, yang merupakan penjualan aktual. Untuk interval berikutnya (lagi-hari, minggu atau bulan), itu akan menjadi pesanan atau ramalan masa depan.
Baris ketiga adalah baris pengisian Anda. Ini adalah ketika Anda akan mendapatkan lebih banyak persediaan dari pemasok Anda.
Baris keempat Anda adalah "Ending Inventory" untuk setiap interval.
Misalnya — Anda memulai bulan Januari dengan 100 masing-masing. 100 masuk dalam baris pertama. Anda menjual masing-masing 30 pada bulan Januari, jadi 30 masuk ke baris 2. Pemasok Anda memberikan 40 masing-masing pada bulan Januari, sehingga Anda menempatkan 40 di baris 3. Anda kurangi baris 2 dari baris 1 dan tambahkan baris 3 ke total itu. Angka itu masuk baris 4. Dalam hal ini, itu akan menjadi 100-30 + 40 = 110.
110 populasikan baris 4 dan juga disalin ke "Mulai Inventaris" pada bulan Februari. Dengan membawa rumus tersebut keluar ke bulan berikutnya, Anda akan dengan mudah menemukan ketika Anda akan kehabisan persediaan — sehingga Anda dapat merencanakan kapan untuk menempatkan yang baru pesanan pembelian dengan pemasok Anda (mengingat kali memimpin mereka, MOQ dan kelipatan pesanan).
Mengikuti
Informasi dalam spreadsheet Anda hanya akurat jika Anda memastikan nomor inventaris Anda benar. Simpan program penghitungan siklus Anda di tempat dan bekerja dengan pemasok Anda untuk memastikan mereka memenuhi harapan Anda — dan spreadsheet sederhana ini akan membuat Anda tetap berjalan sampai Anda siap berinvestasi dalam alat perencanaan yang lebih kuat.