Memilih Pembicara Keynote Sempurna adalah Tentang Persiapan
Begini caranya.
Saran dari Pakar
Diane Goodman, presiden The Goodman Speakers Bureau, Inc. di Windsor, CT adalah pemimpin industri yang diakui dalam menyediakan pembicara dan penghibur profesional dan yang diakui secara nasional untuk acara perusahaan dan organisasi. Dia adalah penulis ahli di balik Survive The Search: Bagaimana Menargetkan & Memilih Pembicara Profesional Terbaik, sebuah primer 12 halaman untuk perencana pertemuan dan acara.
Goodman menyusun panduan ini sebagai daftar pertanyaan dan saran yang berguna yang dimulai dan dialami oleh para perencana pertemuan harus ditangani secara internal sebelum menjangkau seorang karyawan atau memilih pembicara.
Apa yang Harus Dilakukan Sebelum Memilih Pembicara Keynote
Pertama dan terutama, karena dengan acara apa pun, perencanaan awal selalu membantu, dan kadang-kadang penting, untuk menempatkan pembicara terbaik untuk acara Anda. Jauh lebih mudah untuk mengamankan pembicara terbaik dengan merencanakan setidaknya enam hingga 12 bulan sebelum acara.
Bahkan, norma untuk pemesanan seorang pembicara profesional atau terkenal digunakan untuk menjadi satu tahun. Tentu saja, ini tidak selalu masuk akal atau realistis, dan hari ini, pemesanan telah diketahui dibuat hanya beberapa bulan sebelumnya. Tetapi jika Anda dapat membantu, jangan biarkan diri Anda panik selama waktu krisis. Anda akan berterima kasih kepada diri Anda nanti.
Jadi, agar cukup siap untuk memulai penelusuran pembicara utama, Goodman menyarankan langkah-langkah berikut ini untuk setiap peristiwa dan memenuhi daftar periksa awal internal perencana:
- Tentukan pertemuan logistik / penjadwalan
- Pahami penonton
- Tangkap tujuan pertemuan
- Tentukan harapan pembicara
- Keberhasilan Benchmark
Hanya setelah tugas-tugas ini dipikirkan (dan mungkin yang lain khusus untuk acara atau pertemuan Anda), sebaiknya Anda memulai pencarian pembicara utama. Seorang pembicara utama dapat memainkan beberapa peran berbeda untuk konferensi atau rapat. Apakah pertemuan Anda membutuhkan pembicara perusahaan atau apakah audiens Anda akan dilayani lebih baik oleh pembicara yang inspiratif atau motivasional? Memeriksa daftar ini tidak hanya akan menyediakan kerangka kerja yang lebih baik untuk melakukan pencarian pembicara Anda, tetapi ini akan menghemat waktu Anda di bagian belakang untuk mendapatkan persetujuan internal pada pilihan pembicara pertama Anda.
Apa yang harus dilakukan selama Pencarian Pembicara Keynote
Setelah Anda mengetahui arah konseptual dari pertemuan, Anda akan memiliki pengalaman yang lebih baik dalam menemukan pembicara kunci yang tepat. Di mana sebagian besar perencana acara terjebak tidak dalam proses pencarian dan seleksi itu sendiri, melainkan dalam negosiasi biaya pembicara utama.
Pembicara utama profesional dengan buku yang diterbitkan dapat menjalankan perusahaan lebih dari $ 10.000 hingga $ 20.000, tidak termasuk biaya perjalanan untuk suatu acara. Seorang penulis terlaris di New York Times, di sisi lain, dapat mengumpulkan uang sebanyak $ 40.000 per pembicaraan. Meskipun angka-angka ini dapat terasa luar biasa tinggi untuk perencana acara yang baru di ruang pembicara utama, Anda harus mendekati biaya secara relatif. Bagaimana biaya pembicara itu dibandingkan dengan biaya sarapan pagi yang disediakan atau jumlah orang yang diharapkan dalam pertemuan itu?
Garis bawah
Karena perencana acara berfungsi sebagai wajah internal dan eksternal dari pertemuan bisnis, jenis pendekatan terstruktur untuk pemilihan pembicara ini akan membantu mendapatkan persetujuan internal yang diperlukan untuk anggaran serta memindahkan program ke depan.
Saat merencanakan rapat, salah satu dari dua skenario cenderung terjadi: tanggal rapat bisnis disetujui tanpa konten atau tanggal rapat bisnis tidak disetujui tanpa konten yang dikonfirmasi.
Pendekatan Goodman merekomendasikan bahwa perencana acara harus memiliki pemahaman menyeluruh tentang pertemuan, siapa yang akan hadir, pesan apa yang sedang dikomunikasikan, jenis pembicara apa yang diperlukan, dan apa yang telah berhasil di masa lalu.
Langkah-langkah ini, dikombinasikan dengan beberapa fleksibilitas penjadwalan dan perencanaan awal akan menghasilkan program yang sukses.