10 Tips untuk Acara Perusahaan Internal yang Sukses
Jika Anda ditugaskan untuk merencanakan pesta liburan karyawan tahunan untuk perusahaan Anda, ikuti beberapa panduan dasar untuk mendapatkan hasil maksimal dari acara khusus Anda dan dapat membantu Anda mengurangi biaya tanpa memengaruhi kualitasnya. Dengan hati-hati mengevaluasi cara terbaik untuk mendekati dan melaksanakan pesta liburan ini, Anda dapat menciptakan pengalaman yang tidak hanya meningkatkan semangat perusahaan tetapi juga meningkatkan kepuasan karyawan dan tingkat retensi di seluruh papan.
Sangat penting untuk memulai dengan hal-hal mendasar — tema apa yang harus dimiliki oleh pesta, di mana seharusnya terjadi, berapa banyak orang yang datang, kapan itu harus terjadi, dan makanan dan minuman apa yang akan disajikan selama acara tersebut — sebelum beralih ke perencanaan khusus dan akhirnya eksekusi acara.
01 - Elemen Dasar dari Acara Perusahaan Liburan
Tentu saja, seperti acara atau proyek lainnya, Anda perlu membuat rencana proyek yang mengidentifikasi detail acara untuk pesta liburan karyawan. Tema, tempat, waktu, tanggal, jumlah tamu, pilihan makanan dan minuman, dekorasi, dan agenda acara harus dipertimbangkan sebelum Anda mulai mengeksekusi acara Anda.
Setiap pihak yang baik membutuhkan unsur-unsur inti ini untuk menjadi sukses, tetapi tidak semuanya harus diatur dalam batu sebelum Anda mulai melaksanakan untuk memenuhi kebutuhan Anda (seperti mengamankan tempat, memesan katering, atau merencanakan agenda).
Meskipun ada banyak cara untuk mendekati keputusan ini, dan keputusan untuk ide tingkat yang lebih tinggi seperti tema dan waktu sering jatuh pada eksekutif perusahaan dan bukan produser acara, sebaiknya bekerja dengan tim untuk memutuskan detail mana yang tepat untuk spesifik Anda perusahaan.
02 - Pilih Waktu Paling Efektif untuk Memegang Acara Anda
Sayangnya, tidak semua orang memiliki kesempatan untuk berpartisipasi dalam acara tersebut karena seseorang harus tetap kembali dan menjawab panggilan dan pertanyaan pelanggan. Tetapi acara jam makan siang memungkinkan organisasi untuk mengendalikan biaya dan mengurangi kewajiban pada waktu dan komitmen pribadi karyawan.
Tentunya, jika organisasi tidak menyelenggarakan program makan siang, maka mereka akan menyelenggarakan acara malam hari, yang memungkinkan lebih banyak karyawan untuk hadir, tetapi seringkali dapat datang dengan biaya yang lebih tinggi, tergantung pada malam mana acara tersebut diadakan.
Jadi bagaimana Anda mendapatkan bang terbesar untuk uang ? Sementara beberapa orang mungkin berpikir bahwa Jumat adalah hari terbaik untuk mengadakan acara karena sebagian besar karyawan akan libur pada akhir pekan, Jumat adalah hari yang paling populer dalam seminggu di restoran dan tempat-tempat lain — waktu paling mahal. Beberapa organisasi akan ingin mempertimbangkan Minggu malam, jadi tampaknya pilihan terbaik berikutnya adalah Senin malam.
03 - Pertimbangkan Mengadakan Pesta di Luar Musiman
Awal Oktober dan akhir Januari adalah waktu yang tepat untuk mengadakan pesta apresiasi tahunan karena Anda dapat menemukan peningkatan ketersediaan opsi venue di luar lokasi, menghemat uang untuk biaya katering, dan berpotensi mendapatkan penawaran yang lebih baik pada paket pesta selama acara ini di luar musim.
Salah satu kelemahan untuk menciptakan pesta apresiasi tahunan daripada merayakan liburan tahunan umum adalah bahwa karyawan mungkin tidak mengingat ini sebagai tradisi dan juga mereka melakukan pesta Natal atau Tahun Baru. Anda harus memastikan untuk membangun sensasi di sekitar acara jika itu bukan pesta liburan tradisional.
04 - Pilih Tim untuk Membantu Melaksanakan Peristiwa
Memutuskan ukuran tim yang tepat dan memilih anggota tim yang terbaik adalah penting untuk membuat acara Anda sukses dengan sesedikit mungkin. Pada akhirnya, meskipun, itu bukan ukuran komite tetapi kualitas mereka yang bekerja di dalamnya yang menentukan kaliber tim perencanaan acara.
Sekelompok kecil individu kemungkinan akan membuat perencanaan lebih cepat dan hemat biaya, tetapi banyak organisasi melibatkan komite besar individu sehingga lebih banyak suara karyawan terwakili dalam tahap perencanaan dan pelaksanaan. Namun, waktu yang dihabiskan untuk merencanakan acara semacam ini dapat mengambil dari produktivitas sehari-hari dari mereka yang terlibat, sehingga Anda dapat mempertimbangkan untuk membentuk tim yang lebih kecil dari individu yang diberdayakan untuk membuat keputusan untuk kelompok yang lebih besar.
Pilih orang-orang tersebut untuk kemampuan mereka untuk secara positif mempengaruhi karyawan lain dan menggunakan penugasan sebagai hadiah atau insentif bagi mereka yang dipilih. Perencana acara organisasi harus bekerja dengan pemimpin yang diberdayakan dalam sumber daya manusia atau pemasaran — seseorang yang berwenang untuk menyetujui rencana tersebut — untuk membantu mendorong keputusan ini dan memilih anggota tim yang terbaik.
05 - Buat Menu Pesta Liburan Hemat Biaya
Makanan berlapis biasanya lebih hemat biaya daripada prasmanan, dan mereka dapat disajikan jauh lebih elegan daripada membuat semua orang antre dan melayani diri sendiri.
Tentu saja, menu Anda perlu memperkuat tema acara Anda, dan Anda harus mencoba memilih item yang menggabungkan warna atau merek acara Anda, tetapi itu tidak berarti Anda harus menyewa seprai dekorasi liburan yang mahal dan bahan lainnya.
Memilih barang-barang sederhana atau buah segar untuk centerpieces, membatasi konsumsi alkohol, dan hosting di tempat yang memiliki dekorasi hari libur standar dan pilihan harga makanan semuanya juga merupakan cara terbaik untuk memangkas biaya sambil memberikan pengalaman yang baik kepada karyawan Anda.
06 - Tentukan Tingkat dan Batas Konsumsi Alkohol
Namun, sebagian besar karyawan tidak ingin menghadiri acara perusahaan yang tidak menampilkan beberapa bentuk minuman beralkohol. Untuk alasan ini, Anda ingin mempersempit pilihan booze Anda atau bahkan membuat cocktail tanda tangan murah untuk mengurangi biaya dan menjaga tingkat keracunan.
Anda mungkin juga mempertimbangkan membatasi pilihan hanya untuk anggur, menutup bar lebih awal, dan menawarkan minuman hanya selama makan untuk membantu memangkas biaya lebih jauh dan membatasi jumlah karyawan yang minum sambil mewakili perusahaan di acara Anda.
07 - Ingatkan Karyawan tentang Etiket yang Tepat
Kesalahan etiket yang harus dihindari pada pesta liburan termasuk menghindari terlalu banyak minum, makan, berbicara, atau mengeluh, datang terlalu awal atau meninggalkan terlambat, mengenakan pakaian yang tidak pantas, dan membawa tamu yang berlebihan — semua itu tidak hanya dapat memengaruhi pengalaman orang lain di acara tersebut. tetapi juga biaya perusahaan.
Meskipun pesta liburan perusahaan tahunan dimaksudkan untuk membawa tim bersama dan mengurangi hambatan yang biasanya ditemukan di tempat kerja, mengingatkan tamu Anda bahwa mereka masih mewakili perusahaan, bahkan ketika menghadiri acara setelah kerja ini, dan karena itu diharapkan untuk berperilaku dengan cara yang sama. cocok untuk tempat kerja.
08 - Pertimbangkan Mengatur Pertukaran Hadiah
Secara umum, banyak organisasi sebenarnya termasuk pertukaran hadiah antara karyawan di pesta liburan mereka. Namun, jika organisasi itu lebih besar, mungkin ini sebaiknya diserahkan pada tingkat departemen daripada di acara semua karyawan karena mengatur dalam skala seperti itu dapat terbukti sulit — terutama jika Anda tidak mengenal departemen dan karyawan tertentu.
Namun, jika ada pertukaran hadiah, mungkin itu yang terbaik adalah jika penyelenggara atau penyelenggara meminta batasan keuangan untuk hadiah — mungkin $ 10 — untuk menghindari masalah yang terkait dengan penetapan harga hadiah.
Selain itu, menyiapkan "gajah putih" atau jenis serupa dari pertukaran hadiah semua-inklusif di mana semua orang di perusahaan diundang untuk berpartisipasi pada tingkat individu dapat membantu mencegah mimpi buruk atau kejadian organisasi di mana satu tamu tidak menerima hadiah karena yang lain lupa untuk membawa satu.
09 - Pertimbangkan Jika Penggalangan Dana Tepat untuk Acara Anda
Makanan, pakaian, dan mainan drive adalah bagian dari budaya di banyak organisasi sementara beberapa mendorong dorongan donasi tunai, tetapi ini tidak berarti bahwa pesta apresiasi karyawan perusahaan Anda adalah tempat yang tepat untuk peluang penggalangan dana.
Meskipun sangat berguna untuk mengasosiasikan penyebab khusus untuk pesta liburan, mungkin bermanfaat bagi organisasi untuk hanya mendorong hadiah non-kas dan donasi dalam bentuk barang yang dapat menguntungkan amal yang didukung. Dengan cara ini, semua orang diperbolehkan opsi untuk menawarkan hadiah dengan nilai yang sesuai dengan anggaran pribadi mereka.
10 - Evaluasi Sponsor Vendor untuk Acara Anda
Beberapa orang mungkin berpikir mendapatkan sponsor vendor adalah cara yang bagus untuk mengimbangi biaya pesta liburan tahunan mereka; Namun, perencana acara dan klien mereka mungkin ingin tetap fokus pada tujuan untuk pesta liburan mereka menghargai karyawan daripada biaya outsourcing kepada vendor yang disponsori.
Karyawan sering merasa bahwa biaya untuk acara khusus ini harus dicakup dari anggaran operasional perusahaan. Jika organisasi tidak mampu menjadi tuan rumah acara apresiasi bagi karyawannya atau jika itu bukan bagian dari rencana bisnis untuk alasan apa pun, maka perusahaan tidak boleh mencari pendapatan dari luar untuk menutupi biaya melalui sponsor.