Item Manajemen Master Sangat Penting untuk Memahami Kesehatan Perusahaan Anda
- Siapa pemasok Anda
- Apa bahan baku dan komponen yang Anda gunakan
- Berapa banyak persediaan yang harus Anda bawa
- Berapa margin keuntungan Anda seharusnya
Manajemen master item yang hati-hati sangat penting untuk memahami keseluruhan kesehatan perusahaan Anda.
Apa itu Master Item?
Setiap produk yang dibuat dan dijual oleh perusahaan Anda harus memiliki master item. Master item adalah file atau catatan yang biasanya disimpan dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) Anda.
Master item harus disiapkan ketika suatu produk diperkenalkan ke perusahaan Anda. Master item harus dibangun dengan hati-hati (seringkali, perusahaan akan memiliki orang yang pekerjaan utamanya adalah pemeliharaan master item) dan akan berisi, minimal, informasi berikut:
- Nama barang
- Deskripsi barang
- Bill of Materials (BOM)
- Biaya Barang (COGS)
- Router Manufaktur
- Pabrikan dan Supply Lead Times
- Tingkat Stok Keselamatan (jika berlaku)
- Kuantitas Minimum Order (MOQ)
- Memesan Kelipatan
Tetapi jangan membatasi diri Anda pada input itu. ERP Anda akan memiliki bidang standar bagi Anda untuk diisi untuk master item Anda, tetapi juga akan ada bidang khusus yang dapat Anda gunakan untuk menyesuaikan master item dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
Dari master item, ERP Anda akan mengambil informasi untuk menghasilkan data untuk:
- Nilai Persediaan
- Pembelian Antrian
- Pekerjaan Produksi atau Pesanan Kerja
- Varians Manufaktur
- Variasi Harga Pembelian (PPV)
- Analisis Keuangan
Informasi yang disimpan di dalam master item mirip dengan untaian gen di dalam molekul DNA.
DNA Anda akan memberi tahu Anda apa yang Anda terbuat dari. Master item Anda akan memberi tahu Anda apa perusahaan Anda terbuat.
Bagaimana Anda Menggunakan Master Item?
Meskipun ini merupakan repositori informasi yang sangat berharga, Anda mungkin sebenarnya tidak pernah membuka master item. Kecuali tugas Anda adalah mempertahankan master barang perusahaan Anda (cukup cerdik, pekerjaan sering disebut Item Masters), Anda mungkin sebenarnya dicegah untuk masuk dan membuat perubahan pada master item.
Namun, jika pekerjaan Anda ada dalam fungsi rantai pasokan perusahaan Anda (perencanaan, pembelian, pengendalian inventaris, manajemen permintaan, dll.) Atau di bidang keuangan atau di bidang manajemen lain — Anda menggunakan informasi yang menemukan rumahnya di dalam master produk perusahaan Anda.
Biaya produk Anda ditampung dalam master item. Jadi jika Anda ingin mengetahui nilai inventaris Anda, Anda akan mengambil jumlah barang yang Anda miliki dan mengalikan angka tersebut dengan biaya dalam master item.
Dan, oh ngomong-ngomong, jika produk Anda adalah rakitan yang terdiri dari beberapa tingkat sub-rakitan dan komponen — semua sub-rakitan dan komponen itu akan memiliki master item juga.
Variasi Harga Pembelian dan Variasi Manufaktur
Apakah Anda membayar jumlah yang benar untuk barang yang Anda beli?
Gunakan master item untuk mencari tahu. Ambil harga pembelian Anda yang sebenarnya dan bandingkan dengan biaya (sering disebut biaya standar) yang ditemukan di master item Anda.
Keindahan master barang Anda adalah bahwa itu adalah file yang hidup. Jika master barang Anda mengatakan bahwa Anda membeli Produk X seharga $ 10 dan Anda menemukan bahwa Anda telah membeli Produk X untuk tahun lalu sebesar $ 9, maka seseorang di perusahaan Anda (mungkin bukan Anda) dapat merevisi master barang Anda sehingga biaya standar sama dengan harga beli.
Hal yang sama berlaku untuk waktu produksi. Jika master item Anda telah diatur dengan 45 menit sebagai waktu produksi untuk Produk Y dan, setelah menjalankan laporan varian manufaktur, Anda menemukan bahwa itu benar-benar membutuhkan waktu 55 menit untuk membuat Produk Y, Anda (atau orang lain di perusahaan Anda) dapat merevisi master barang.
Antrean pembelian
Bersama dengan membayar karyawan Anda, membeli inventaris Anda adalah salah satu aktivitas dengan biaya tertinggi yang Anda dan perusahaan Anda lakukan secara rutin. Anda harus mengandalkan ERP Anda untuk memberi tahu Anda apa yang harus dibeli dan kapan membelinya - dan tebak ke mana ERP Anda pergi sebelum mengirim sinyal pembelian Anda?
Anda dapat menebaknya — master item Anda.
Master barang Anda menyimpan titik-titik data pembelian penting ini:
- Lead time
- MOQ
- Orde kelipatan
- Tingkat persediaan minimum
- Tingkat stok maksimum
- Biaya pembelian
ERP Anda menggunakan informasi itu dan menyatukannya dengan tingkat persediaan saat ini dan pelanggan atau permintaan produksi untuk mendorong persyaratan pembelian.
Jika master barang Anda tidak akurat, maka Anda bisa membeli terlalu terlambat (yaitu waktu tunggu pemasok Anda benar-benar 6 minggu tetapi master barang Anda mengatakan bahwa itu hanya 3 minggu). Atau Anda dapat memesan terlalu banyak (jika MOQ Anda mengatakan bahwa unit minimum yang dapat Anda beli dari Produk X adalah 100 unit, tetapi pemasok Anda akan benar-benar menjual Anda 50). Atau tingkat stok maksimal Anda tidak akan memungkinkan Anda untuk membeli jumlah yang Anda butuhkan untuk menutupi permintaan pelanggan Anda .
Dan, sekali lagi, pembelian variasi harga (PPV) adalah metrik yang dilacak banyak perusahaan — dan metrik PPV Anda dapat dilaporkan dengan tidak benar jika biaya pembelian (yaitu standar) di master item Anda salah.
Siapa Master Item Ini?
Ya, kadang-kadang pekerjaan seseorang disebut Master Item. Pekerjaan itu untuk orang yang mengelola master item, tetapi mereka tidak disebut Manajer Item Master (untuk sebagian besar). Item Master terlihat lebih keren dalam tanda tangan email.
Item Masters biasanya melaporkan ke dalam Manajer Rantai Pasokan, Manajer Bahan, Manajer Kontrol Inventaris, atau bahkan Manajer Keuangan.
Jika Anda seorang Master Item, Anda harus memiliki perhatian yang cermat terhadap detail. Anda perlu menjadi obsesif kompulsif tentang kepemilikan Anda atas master barang perusahaan Anda. Dan Anda harus dapat memastikan bahwa setiap detail dalam master item perusahaan Anda akurat.
Karena satu-satunya manajemen waktu yang peduli tentang DNA — si pembuat barang — adalah ketika ada sesuatu yang salah dengannya . Dan detail kecil yang kelihatannya salah itu mendorong pembelian atau inventaris atau kesalahan perencanaan — menyebabkan uang dibelanjakan padahal tidak perlu.