Kantor Acara Khusus Walikota di Chicago dan Asosiasi Restoran Illinois bekerja sama untuk merencanakan dan melaksanakan festival makanan tahunan ini.
Merencanakan Festival Makanan Komunitas
Apakah festival makanan besar seperti Taste of Chicago atau versi yang lebih kecil dari festival perencanaan masyarakat yang sama merupakan tanggung jawab yang signifikan bagi pemerintah setempat dan para perencana acara kota. Taste of Chicago berfungsi sebagai studi kasus yang bagus untuk setiap komunitas yang mempertimbangkan program serupa. Area fungsional utama dari festival makanan masyarakat akan mencakup hal-hal berikut:
- Operasi
- Penjual makanan
- Pemrograman
- Sponsorship
- Pemasaran / Hubungan Masyarakat
- Akuntansi / Manajemen Kontrak
Kami akan menggali lebih dalam ke setiap area, tapi pertama-tama, mari kita rasakan garis waktu dan manajemen umum dari peristiwa seperti itu dengan menggunakan perencanaan sebenarnya dari Taste of Chicago.
Garis Waktu Perencanaan Festival Makanan Masyarakat
Bagi siapa pun yang mendekati jenis acara ini untuk pertama kalinya atau mereka yang mempertimbangkan ekspansi ke festival yang ada, penting untuk memulai perencanaan setidaknya satu tahun sebelum acara Anda.
Untuk contoh nyata, Kantor Acara Khusus Walikota mengikuti jadwal kasar berikut untuk setiap tahun Taste of Chicago:
- 12 Bulan : Identifikasi lokasi, tanggal, dan sketsa kasar dari peta festival. Libatkan instansi kota yang relevan setiap langkahnya
- 9 Bulan : Perbarui peta festival dan mulai RFP area fungsional
- 6 Bulan : Konfirmasikan vendor, sponsor, pemrograman, dan pemasok
- 4 Bulan : Menyelesaikan hiburan dan menegaskan kembali area fungsional
- 3 Bulan : Menghasilkan materi pemasaran festival
- 1 Minggu : Kelola beban operasi
- 1 Hari : Kelola pemuatan vendor
- Kesimpulan Peristiwa : Kelola operasi load-out
- 1 Minggu Setelah : Pegang rapat pembungkus dan buat rekomendasi
Manajemen Festival Masyarakat Umum
Sebagai lembaga pemerintah, Kantor Acara Khusus Walikota bertanggung jawab atas Taste of Chicago dan daftar panjang acara lainnya di sepanjang danau Chicago, festival lingkungan, dan area lainnya. The Taste unik di Chicago karena ini acara gratis, tetapi pendapatan dari Taste membayar untuk sebagian besar acara lainnya yang dikelola oleh kantor.
Dengan pengalaman manajemen festival makanan yang dimulai pada tahun 1980, sebagian besar tim fungsional di Kantor Acara Khusus Walikota dan Illinois Restaurant Association sangat berpengalaman di bidangnya. Hal ini memungkinkan manajer umum untuk Taste of Chicago untuk fokus pada perencanaan dan pelaksanaan upaya semua pihak yang terlibat dan menjaga agar acara tetap berjalan.
Selain anggota kantor, manajer umum bekerja dengan setidaknya 20 kantor dan agensi kota yang berbeda, termasuk (tetapi tidak terbatas pada) hal-hal berikut:
- Departemen Kepolisian
- Pemadam kebakaran
- Departemen Kesehatan
- Jalan dan Sanitasi
- Park District
- Kantor Komunikasi Manajemen Darurat
Bagian fungsional lain yang penting bagian dari Kantor Acara Walikota adalah akuntansi / manajemen kontrak. Menjadi acara pemerintah, ini adalah proses pengadaan yang sangat terstruktur dan semua perjanjian harus mengikuti panduan kota.
Dengan jadwal perencanaan acara di tempat dan manajemen acara umum diamankan, kita sekarang dapat melihat ke masing-masing bidang fungsional utama dari acara tersebut.
Setelah diperkenalkan dengan sejarah acara Taste of Chicago dan menggunakan perencanaan dan pelaksanaannya sebagai studi kasus, kami siap untuk menggali sedikit lebih dalam ke masing-masing bidang fungsional utama dari acara tersebut.
Operasi
Area operasi bertanggung jawab untuk persiapan lokasi, tahap dan produksi, dukungan acara, keamanan, dan banyak lagi.
Operasi membutuhkan banyak pertemuan pra-acara, dan tim operasi terkait erat dengan tata letak peta acara.
Itu membuat perbedaan besar untuk melibatkan semua lembaga kota di awal proses, menurut manajer operasi untuk Taste of Chicago. Tim operasi mengelola proses untuk hal-hal berikut:
- Pra-pembukaan acara (pengaturan)
- Operasi selama acara
- Post-event load-out (robek)
Proses-proses ini termasuk penutupan jalan, membangun tenda, operator forklift, tukang kayu, tukang listrik, peralatan pemeliharaan dan staf, keamanan, logistik untuk truk pemasok, trailer manajemen, dan banyak lagi. Pertimbangkan apa yang akan ditangani oleh tim operasi Anda dan apa yang akan mereka kontrakkan untuk acara Anda. Lembaga lain apa yang perlu dikerjakan oleh tim Anda? Hubungi mereka sesegera mungkin.
Restoran / Vendor
Mengingat kompleksitas dan ukuran festival makanan seperti Taste of Chicago, Asosiasi Restoran Illinois mengambil kepemimpinan dalam mengelola penjual makanan yang berpartisipasi dalam acara tahunan. Untuk Taste of Chicago 2015, acara ini bermitra dengan 60+ penjual makanan, termasuk 19+ restoran baru yang mewakili banyak lingkungan Chicago yang berbeda. Tentu saja, di Chicago, barang-barang tertentu akan selalu ditemukan di penjual makanan yang dipilih untuk acara tersebut, termasuk pizza, rusuk, es krim, dan cheesecake. Festival makanan komunitas Anda kemungkinan akan memiliki makanan tradisional juga.
Ini tempat yang didambakan untuk dipilih sebagai vendor restoran yang berpartisipasi dalam festival dan kriteria makanan khusus ini mengharuskan peserta untuk menjadi restoran lokal yang mencerminkan lingkungan Chicago. Selain itu, mereka harus dapat menangani volume dan memiliki status bersih sepenuhnya dengan kota. Restoran yang berpartisipasi menjalani kursus dan pemeriksaan berikut:
- Lengkapi Kursus Sertifikat Sanitasi Musim Panas Festival Restoran Illinois
- Departemen Kesehatan Chicago mengunjungi bilik tiga kali sehari
- Kelola aliran persediaan antara bilik dan truk berpendingin mereka
Ketika datang ke acara komunitas Anda, pikirkan tentang kriteria apa yang mungkin Anda butuhkan dari vendor makanan yang berpartisipasi dan berapa banyak yang ingin Anda miliki. Tahun pertama bisa sulit, tetapi dengan keberhasilan setiap tahun, Anda mungkin akan menemukan bahwa Anda memiliki lebih banyak peserta yang bersedia.
Pemrograman
Taste of Chicago adalah acara komunitas umum. Itu berarti bahwa sementara "makanan" adalah apa yang menarik orang banyak, itu adalah kegiatan lain yang membuat orang tetap di sana. Selama bertahun-tahun, tim pemrogram telah memasukkan banyak elemen berikut ke dalam keseluruhan program:
- Konser gratis pada beberapa tahap (penghibur nasional dan lokal)
- Demo memasak paviliun dengan koki top dan penulis buku masak
- Desa keluarga termasuk panggung anak-anak
- Tenda lingkungan untuk pendidikan “hijau”
- Paviliun olahraga dengan tips kebugaran
- Paviliun internasional (belanja)
- Berjalan 2 mil
- Pemasok makanan
- Budweiser Clydesdales dan teman Dalmatian mereka
- Wahana hiburan
- Program kembang api
- Upacara pembukaan
Pertimbangkan apa program dan kegiatan lain yang mungkin ingin Anda sertakan dalam festival makanan Anda.
Sponsorship
Taste of Chicago melibatkan beberapa kategori untuk sponsor , yang merupakan sumber utama pendanaan dan dukungan dalam bentuk barang. Pemasar perusahaan dan perencana acara perusahaan cenderung berpartisipasi dalam acara komunitas seperti Taste untuk memperkuat merek mereka dan mendapatkan eksposur.
Keramahtamahan adalah elemen yang termasuk beberapa sponsor dalam paket mereka, memungkinkan para sponsor untuk menerima akses yang menguntungkan ke beberapa area tempat duduk dan tenda pribadi untuk menyelenggarakan acara klien mereka sendiri.
Jenis sponsor di Taste termasuk yang berikut:
- Komunikasi seluler
- Rantai toko kelontong
- Perusahaan minuman
- Toko ritel dan bank
- Maskapai dan hotel
- Media
- Pembuat mobil
- Pemasok makanan
- Restoran
- Organisasi kebugaran dan perawatan kesehatan
- Distrik City Park dan Transportasi Umum
Pertimbangkan apa yang dapat diinginkan oleh sponsor perusahaan lokal untuk mendanai acara komunitas Anda, dan pikirkan tentang jenis paket dan fasilitas apa yang mungkin Anda berikan kepada sponsor tersebut.
Pemasaran / Hubungan Masyarakat
Pemasar yang bekerja pada Taste of Chicago berada dalam posisi yang membuat iri karena ini adalah jenis acara yang secara otomatis menarik perhatian media di Chicago dan tempat lain. Lebih baik lagi, sponsor media juga membantu mempromosikan Taste. Itu berarti bahwa Kantor Acara Khusus Walikota tidak harus menghabiskan terlalu banyak pada bentuk iklan tradisional untuk menyebarkan berita dan mempromosikan acara .
Pemasar mempromosikan acara dengan menulis press release khusus untuk setiap area acara, memelihara situs web acara, dan membuat brosur acara. Item-item ini perlu bekerja erat dengan semua area fungsional lainnya untuk mendokumentasikan penjadwalan dan perubahan konten saat terjadi.
Pada awalnya, akan sulit bagi festival makanan masyarakat untuk mendapatkan jenis paparan yang besar dan acara terkenal seperti Taste of Chicago garner. Namun, pertimbangkan media apa yang dapat Anda raih untuk pers gratis dan mulailah merencanakan materi pemasaran yang akan ditangani tim pemasaran Anda seperti situs web, selebaran, dan brosur.