Cara Memastikan Eksekusi Acara Anda Berjalan dengan Lancar
Menjadi tamu, alih-alih perencana acara, memberi Anda kesempatan untuk mengamati staf operasi acara dalam tindakan, suatu perspektif dari mana sering kali lebih mudah untuk memperhatikan apa yang berjalan dengan baik - dan apa yang tidak.
Berikut adalah tiga kesalahan yang mungkin Anda lihat di acara yang dikelola dengan buruk, bersama dengan kiat untuk menghindari kesalahan semacam itu di acara Anda.
Tabel Pendaftaran Salah
Ketika tamu berjalan ke meja pendaftaran , staf acara harus menyambut dan siap membantu tamu - tidak peduli apa situasinya.
Bukan berorientasi pada layanan atau bahkan sopan untuk menganggap bahwa seseorang yang berjalan ke meja registrasi tidak termasuk dalam acara tersebut. Namun, inilah yang dapat terjadi jika staf tidak dipersiapkan dengan benar atau diberi pengarahan. Ingatkan staf acara bahwa tabel pendaftaran mewakili gambar host dan organisasi di belakang acara. Staf harus menyapa semua tamu di meja registrasi dan menanyakan apakah mereka ada di sana untuk masuk ke acara dengan acara atau nama host. Jika kesalahan telah dibuat, sebagian besar tamu akan mengoreksi diri dan memaafkan diri mereka sendiri. Jika tidak, staf harus diberi instruksi tentang cara terbaik mendekati situasi.
Kebaikan berjalan jauh dalam operasi acara.
Pengaturan Acara Messy
Di sebagian besar tempat, tata graha membersihkan ruang acara, dan staf operasi perjamuan kemudian menyelesaikan pengaturan . Jika operasi perjamuan menjatuhkan gelas dan gagal untuk membersihkan pecahan, karena itu, pecahan tetap di lantai - kecuali staf acara membersihkan.
Serpihan pecahan kaca dan kotoran lainnya tidak hanya meninggalkan gambar yang mengerikan, tetapi juga dapat menciptakan bahaya keamanan. Oleh karena itu, perencana acara terbaik akan selalu tiba 1-2 jam sebelum waktu mulai untuk mengamati pengaturan dan melakukan serangkaian penelusuran area dan mencari kaca dan barang-barang lainnya 30 menit dan lagi 15 menit sebelum acara. Jika ada yang tidak pada tempatnya, perencana acara dapat membawanya ke perhatian staf perjamuan.
Pembersihan yang Tidak Tepat Waktu
Dengan acara apa pun, akan ada dua jadwal (terkadang bersaing): agenda penyelenggara dan jadwal kerja staf operasi venue. Merupakan tanggung jawab perencana acara untuk memastikan bahwa keduanya selaras secara tepat.
Presentasi atau intisari program biasanya akan muncul tepat setelah penerimaan kedatangan yang mungkin termasuk tabel pendaftaran, makanan, dan minuman. Waktu untuk membersihkan dan meruntuhkan kegiatan harus direncanakan dengan hati-hati agar tidak mengganggu atau mengganggu agenda program. Ketika bersih dan roboh tidak dibahas dengan staf operasi acara sebelumnya, perencana acara dapat menemukan bahwa tabel dan item lainnya dapat dihapus langsung di depan host atau pembicara tamu, mengalihkan perhatian semua orang di ruangan.
Haruskah perencana acara perlu mengingatkan manajer perjamuan kapan harus staf mereka bekerja dan kapan mereka harus tenang? Jawabannya iya.
Garis bawah
Sementara tempat-tempat yang dikelola dengan baik dengan manajer operasi acara yang rajin dan staf harus membuat pekerjaan perencana acara lebih mudah, eksekusi peristiwa sempurna seperti itu tidak selalu terjadi. Perencana acara yang hebat membuat setiap detail acara mengeksekusi bisnis mereka. Mereka meluangkan waktu untuk membahas semua aspek pengaturan, layanan acara, dan meruntuhkan dengan manajer perjamuan sebelum acara itu sendiri dan mengawasi operasi acara sebelum, selama, dan setelah untuk memastikan acara terbaik bagi klien.