Bahkan dalam ekonomi yang sedang tumbuh, banyak kali biaya perjalanan dianggap terlalu tinggi untuk jenis acara seperti ini dan banyak profesional memilih untuk pergi tanpa itu.
Meskipun ada perubahan, sebagian besar perusahaan dan organisasi masih melihat dampak penting dari pertemuan. Dalam perekonomian saat ini, mengadakan pertemuan yang sukses dapat berarti fokus untuk mengadakan pertemuan lokal dan terpusat yang mencapai biaya perjalanan yang lebih rendah, tetapi yang lebih penting, itu berarti menggunakan sepuluh kiat untuk meningkatkan kehadiran pertemuan.
Buat Panggilan Pengingat
Setelah undangan awal dikirim, buat pengingat dan tindak lanjut panggilan telepon ke sebanyak mungkin undangan dan perpanjang undangan pribadi dan sarankan agar mereka menghadiri acara tersebut. Secara historis, telepon tindak lanjut secara dramatis meningkatkan kehadiran pertemuan bisnis. Pastikan untuk membicarakan acara mendatang di acara bisnis lainnya. Word of mouth masih bisa menjadi cara yang bagus untuk menciptakan buzz, yang membawa kita ke ujung berikutnya.
Sebarkan Firman
Sebarkan berita tentang acara Anda di mana saja dan di mana saja, termasuk publikasi lokal, publikasi nasional, publikasi anggota, publikasi perdagangan, buletin pribadi, dan alat komunikasi lain yang tersedia.
Pastikan untuk memikirkan alat apa yang menjangkau audiens target Anda.
Promosikan Online (Situs Web Perusahaan, Media Sosial, & Email)
Posting detail acara di situs web perusahaan Anda. Promosikan acara di blog Anda dan e-newsletter bulanan. Poskan detail acara di media sosial tempat audiens target Anda aktif seperti LinkedIn , Facebook, dan Twitter.
Dorong anggota organisasi Anda untuk melakukan hal yang sama. Minta mereka untuk membagikan tautan acara dengan koneksi, teman, dan pengikut mereka. Jika Anda berpartisipasi dalam komunitas online yang relevan seperti forum industri, promosikan acara Anda dalam komunitas tersebut.
Gabungkan Undangan Di Mana-Mana
Cara lain untuk menyampaikan berita kepada calon tamu adalah dengan menyelinap undangan untuk bergabung dengan Anda di acara Anda ke dalam semua metode komunikasi bisnis Anda. Tambahkan baris di tanda tangan email Anda dengan tautan ke situs web atau undangan acara khusus Anda. Jika Anda memiliki pesan suara atau pesan online hold, pastikan untuk menyertakan informasi acara mendatang Anda dalam pesan yang Anda rekam.
Gunakan Jaringan Sosial Anda dan Jaringannya
Jejaring sosial adalah tentang menumbuhkan sekelompok orang yang Anda anggap teman, klien, mitra bisnis, dan kenalan profesional. Mendapatkan kehadiran yang Anda cari lebih mudah ketika peserta Anda didorong untuk membawa tamu atau relasi bisnis. Dan jangan berasumsi bahwa orang-orang di jaringan Anda sendiri sudah tahu tentang acara tersebut. Tidak ada salahnya untuk menjangkau dan mengingatkan mereka.
Sertakan Pembicara Tamu Siapa yang Menarik
Tujuan pertemuan, topik, tema, dan pembicara tamu harus relevan, segar, dan menyenangkan.
Salah satu cara yang berhasil untuk meningkatkan kehadiran di acara bisnis adalah dengan menghadirkan pembicara tamu populer, terutama jika mereka bekerja di industri yang sama atau industri terkait. Anda juga harus mempertimbangkan memiliki pembawa acara yang akan interaktif dan menghibur.
Pilih Lokasi Acara Besar
Pilih acara baru dan lokasi acara yang menarik. Apakah undian besar adalah kota yang dipilih atau tempat itu sendiri, orang lebih mungkin untuk menghadiri acara yang nyaman dan memberikan kesempatan untuk menikmati suasana yang hebat. Pastikan acara tersebut berada di lokasi yang nyaman bagi peserta Anda dan pertimbangkan kemudahan lain seperti parkir atau transportasi umum ke tempat tersebut.
Menjadi kreatif
Tujuannya adalah membuat acara menjadi unik. Menawarkan kegiatan baru; menggunakan format interaktif baru selama presentasi; berusaha menjadi asli.
Perhatikan agenda Anda. Jangan gunakan hadiah tradisional di akhir ketika peserta siap untuk pergi. Pertimbangkan untuk memasukkan sesi tentang inovasi yang melibatkan peserta melalui perencanaan konferensi / acara Anda berikutnya. Sesi yang menyenangkan dan informatif akan memiliki dampak positif pada kehadiran di acara mendatang. Lakukan sesi brainstorming dan bawa kembali ide-ide itu ke komite perencanaan Anda untuk acara tahun depan.
Kirim Umpan Balik Survei
Apakah Anda menyertakan sesi brainstorming atau tidak, maksimalkan kesuksesan masa depan Anda dengan mengirimkan survei umpan balik setelah acara. Selalu meminta saran topik di masa depan dan bahkan kritik konstruktif karena mendapatkan umpan balik ini sangat membantu untuk merencanakan pertemuan dan acara di masa mendatang.
Sebagai contoh, beberapa orang lebih suka seminar di pagi hari, dan yang lain lebih suka program di sore hari. Beberapa seperti Selasa dan yang lain seperti Kamis. Dalam survei umpan balik Anda, cari tahu apa yang disukai peserta dan ingin dilihat di acara tersebut. Tindak lanjut adalah kunci keberhasilan pemasaran Anda.
Dengar dan Kirim
Itu selalu penting untuk mendengarkan kebutuhan peserta dan peserta Anda, tetapi jika Anda meminta umpan balik, pastikan untuk menunjukkan bahwa Anda mendengarkan. Seperti pepatah lama, kita memiliki dua telinga dan satu mulut, jadi kita harus mendengarkan dua kali lebih banyak dari yang kita bicarakan. Selalu ingat bahwa kehadiran di acara Anda dapat dikaitkan dengan kualitas acara sebelumnya yang Anda hosting. Bangun reputasi untuk mendengarkan kebutuhan dan keinginan tamu Anda dan memenuhi janji-janji itu.