Ketika datang ke manajemen waktu , mencari tahu bagaimana menggunakan waktu lebih produktif sering menjadi tantangan. Tempat yang baik untuk memulai adalah manajemen email; ini adalah salah satu area yang berada di puncak daftar pembunuh waktu bagi banyak pemilik usaha kecil.
Karena email adalah bentuk komunikasi yang berkelanjutan, dan kami tidak memiliki kontrol penuh atas arus yang masuk, kami perlu bekerja untuk meningkatkan produktivitas kami dalam cara kami menerima, mengatur, membalas, dan bahkan memikirkan email. Kiat di bawah ini akan membantu Anda membuat sistem untuk mengelola email Anda dengan cara yang mendukung produktivitas daripada menggerogotinya.
1. Matikan notifikasi.
Email cenderung datang setiap saat di siang dan malam hari, jadi sangat penting bahwa Anda mengontrol bagaimana aliran pesan masuk cocok dengan hari Anda. Matikan pemberitahuan pesan baru pada komputer dan ponsel cerdas Anda untuk mencegah gangguan dan gangguan konstan terhadap jadwal Anda, dan periksa apakah email nyaman bagi Anda.
2. Tentukan cara menggunakan kotak masuk Anda.
Ada banyak filosofi yang berbeda dalam mengelola kotak masuk email Anda. Anda dapat menggunakan kotak masuk sebagai tangkapan tambahan, membatasinya hanya ke pesan prioritas tinggi, atau menjadikannya sebagai daftar tugas yang berfungsi.
Kuncinya adalah memilih satu tujuan untuk kotak masuk Anda dan mematuhinya.
3. Buat daftar putih email dan daftar hitam.
Sebagian besar klien email dan penyedia email memungkinkan pengguna membuat daftar alamat aman untuk memastikan pesan-pesan itu selesai, sementara daftar hitam, atau pemblokiran, apa yang Anda anggap sebagai alamat spam. Luangkan waktu untuk memperbarui daftar ini secara teratur agar email Anda tetap bersih.
4. Atur timer dan proses batch.
Beberapa pemilik usaha kecil mendapat manfaat dari memiliki kocek waktu di hari mereka hanya untuk email. Jika ini berfungsi untuk Anda, sisihkan sejumlah waktu tertentu di siang hari untuk menanggapi pesan, pindahkan item tindakan ke daftar tugas Anda, hapus sampah dan dapatkan gambaran sekilas tentang apa yang perlu Anda perhatikan selanjutnya.
5. Gunakan aturan untuk mengotomatisasi proses.
Untuk menyederhanakan proses manajemen email lebih jauh, gunakan aturan di klien email Anda yang mengurutkan, menandai, memindahkan, dan mengatur pesan Anda. Meskipun akan membutuhkan waktu untuk membuat aturan yang mendukung cara Anda menggunakan email, setelah Anda membuatnya, Anda dapat mengurangi bagian penting dari waktu pemrosesan email Anda.
6. Dapatkan kepala mulai dari smartphone Anda.
Banyak pemilik bisnis kecil yang memiliki ponsel cerdas sehingga mereka dapat tetap berhubungan dan di atas pekerjaan, bahkan ketika mereka keluar dari kantor. Jika Anda sering memeriksa email di perangkat seluler Anda, Anda dapat menghemat banyak waktu dengan membaca dan mulai memproses pesan saat Anda sedang mobile. Bahkan jika Anda hanya membuat kebiasaan untuk menghapus sampah dan pesan yang tidak perlu disimpan, Anda bisa mendapatkan manfaat dari memiliki kotak masuk yang efisien ketika Anda kembali ke kantor.
7. Jika Anda tidak membacanya, berhenti berlangganan!
Buletin email dan pesan pemasaran email lainnya dapat menjadi cara yang bagus untuk tetap terhubung dengan klien, kolega, mitra, dan bisnis lain yang Anda minati, tetapi pesan-pesan ini dapat dengan cepat menumpuk.
Jika Anda belum membaca pengiriman berulang tertentu dalam beberapa masalah, hentikan langganan Anda. Membatasi buletin email dan pesan otomatis lainnya hanya ke yang Anda baca secara teratur dapat menjadi cara mudah untuk mengurangi jumlah besar di kotak masuk Anda.
Untuk alat yang lebih banyak lagi untuk membantu Anda menjadi lebih produktif dalam bisnis kecil Anda, jelajahi daftar dari 101 aplikasi produktivitas ini .