Sulit untuk merencanakan anggaran acara kecuali Anda memiliki gagasan yang bagus tentang biaya apa yang akan Anda keluarkan. Ini tampaknya cukup jelas, tetapi biaya yang terkait dengan perencanaan acara dapat berasal dari sejumlah tempat yang berbeda. Hanya ketika Anda berpikir Anda telah mengidentifikasi semua kategori pengeluaran Anda, yang lain muncul untuk mengirim Anda kembali ke papan gambar. Untuk mencegah hal ini terjadi pada Anda, saya telah menyusun garis besar biaya perencanaan acara ini untuk diingat saat membuat anggaran Anda.
On-Site Expenses
Termasuk di sini adalah biaya dan biaya yang biasanya dikenakan oleh tempat acara . Ini sering merupakan kategori yang paling mahal, tetapi ini juga yang termudah untuk diprediksi karena Anda akan mendapatkan perkiraan biaya formal untuk ditinjau sebelumnya. Dengan itu dikatakan, jangan lupa untuk faktor biaya variabel yang berubah dengan nomor kehadiran Anda. Katering adalah contoh yang baik dari ini karena biaya makanan Anda akan meningkat dengan setiap penambahan ke daftar Anda.
Biaya Tempat
- Sewa Kamar
- Uang jaminan
- Cakupan Asuransi
- Parkir
Makanan dan Katering
- Makanan
- Minuman
- Biaya Buruh Bartender / Server
- Pajak dan Layanan / Gratifikasi Biaya
Audio / Visual
- Mikrofon
- Layar dan Proyektor
- Akses internet
- Peralatan Khusus Lainnya
Vendor Pihak Ketiga
Kategori ini mewakili semua barang dan layanan yang disediakan oleh vendor di luar tempat penyelenggaraan. Masing-masing akan menagih Anda secara mandiri, jadi penting untuk tetap mengawasi semua orang yang bekerja dengan Anda.
Menggunakan spreadsheet akan membantu Anda mengatur kontak vendor Anda bersama dengan biaya yang terkait dengan layanan mereka.
Penyewaan Acara
- Seprai, Table Skirting, dan Selimut Kursi
- Tenda, Panggung, dan Atraksi Hiburan
- Item Fisik Tidak Disediakan oleh Venue
- Buruh dan Pengiriman untuk Setup / Teardown
Vendor Décor
- Pencahayaan Accent
- Bunga dan Centerpieces
- Balon
Hiburan
- Musisi atau DJ
- Biaya Pembicara
- Pengendara Kontrak (makanan, penginapan, transportasi)
Biaya Produksi
Produksi mencakup semua staf dan sumber daya yang diperlukan untuk merencanakan dan melaksanakan acara. Pengeluaran ini dimulai saat peristiwa itu diimpikan dan berlanjut melalui dokumen pasca-acara. Singkatnya, kategori ini mewakili biaya penyelenggaraan acara, menarik peserta , dan mengelola elemen administrasi.
Pemasaran dan Registrasi
- Pekerjaan Cetak dan Desain
- Iklan
- Undangan
- Manajemen Pendaftaran
Perencanaan dan Organisasi
- Biaya Perencana Acara
- Paruh Waktu dan Karyawan Sementara
- Peralatan Kantor
- Biaya Komunikasi
- Biaya perjalanan
Biaya Administrasi
- Penugasan Tugas Karyawan
- Biaya Akuntansi
- Biaya Hukum
- Biaya konsultan
Biaya Overages dan Dana Darurat
Tidak ada angka ajaib untuk apa yang harus Anda sisihkan untuk pengeluaran yang tidak direncanakan, tetapi Anda pasti perlu mengharapkan yang tidak terduga. Beberapa perencana acara menyarankan penganggaran lima sampai sepuluh persen atas biaya yang diantisipasi, sementara yang lain memilih angka bulat untuk bekerja dengan. Peristiwa yang lebih besar harus, tentu saja, mengalokasikan lebih banyak karena pengawasan yang ditagih per orang bisa mencapai ribuan dolar.
Tujuan dari garis besar ini adalah untuk membuat Anda menyadari berbagai jenis biaya perencanaan acara yang dapat terjadi. Setiap acara unik , jadi milik Anda dapat menyertakan lebih banyak atau lebih sedikit item yang tercantum di sini. Yang penting adalah mengetahui dari mana biaya Anda berasal. Mengabaikan biaya yang terkait dengan vendor atau kategori tertentu dapat mendatangkan malapetaka pada anggaran Anda, tetapi skenario terburuk benar-benar melupakan biaya hingga tagihan tiba.