Taruh Rencana Back-Up di Tempat
Idealnya, Anda harus selalu memiliki rencana cadangan di tempat dalam kasus penyakit mendadak atau keadaan darurat lainnya, tetapi jika karyawan kunci mengisyaratkan keberangkatan atau memberi pemberitahuan, Anda harus segera datang dengan rencana untuk meminta orang lain menangani tugasnya.
Manajer tingkat tinggi dan pengganti potensial harus memahami setiap aspek dari perannya.
Sebagian besar dari rencana suksesi adalah dokumentasi. Semua yang dikerjakan oleh setiap karyawan harus menjadi bagian dari panduan umum, kalender, daftar tugas atau file. Dokumentasi ini harus mencakup informasi kontak untuk pihak luar serta penjelasan tentang bagaimana makro Excel, program komputer atau cara pintas lain yang dibuat oleh karyawan.
Rencana tersebut juga harus memasukkan daftar prioritas yang jelas sehingga karyawan yang tersisa tidak kewalahan dan tahu tugas mana yang lebih diutamakan daripada pekerjaan yang ada.
Pertimbangkan Keamanan Informasi
Karyawan kunci sering memiliki akses ke rekening bank, sistem komputer penting, dan layanan online. Sementara kasus pelanggaran yang disengaja atau pencurian informasi jarang terjadi, masih merupakan praktik terbaik untuk menghapus akses mereka segera setelah mereka tidak lagi membutuhkannya.
Selain menghapus akses, Anda harus memastikan bahwa Anda mempertahankannya.
Misalnya, karyawan lain mungkin perlu diberi wewenang penandatanganan cek untuk mempertahankan sistem penandatanganan tanda tangan dua tanda tangan. Jika karyawan yang keluar mendaftar untuk layanan online, seperti analitik situs web Anda, menggunakan email perusahaan, pastikan dia mentransfer kredensial.
Mengeluarkan Gaji dan Manfaat Terakhir
Karyawan yang berangkat berhak atas pembayaran gaji akhir dan tunjangan yang masih harus dibayar, seperti hari libur yang tidak digunakan.
Pembayaran untuk tunjangan berutang bergantung pada perjanjian kerja Anda dan hukum setempat.
Hukum negara bagian juga mengatur garis waktu untuk melakukan pembayaran. Anda biasanya memiliki apa yang seharusnya menjadi bayaran yang dijadwalkan secara teratur jika karyawan tetap tinggal dengan perusahaan Anda. Banyak perusahaan lebih memilih untuk meninggalkan karyawan yang menandatangani gaji akhir mereka secara pribadi pada hari terakhir mereka. Bekerja dengan layanan pembukuan Anda untuk menghitung jumlah akhir yang harus dibayar.
Perbarui Laporan Keuangan Anda
Jika seorang karyawan telah menerima opsi saham atau kompensasi yang ditangguhkan, biaya dan kewajiban yang menyertainya kemungkinan sudah tercatat di buku Anda. Jika keberangkatan memicu parasut emas atau istilah kontrak lainnya, kompensasi yang harus dibayarkan hanya boleh menjadi catatan kaki - jika itu termasuk dalam laporan keuangan Anda sama sekali.
Daripada menunggu sampai periode pelaporan berikutnya, mintalah pemegang buku Anda segera membuat entri jurnal yang tepat untuk mencerminkan setiap transaksi keuangan yang terjadi dengan keberangkatan karyawan. Ini memberi Anda peringatan terlebih dahulu jika Anda perlu menjelaskan atau menyesuaikan untuk perubahan dalam keuntungan yang disebabkan oleh pembayaran apa pun.
Beri tahu Investor
Sebagian besar karyawan dianggap dapat diganti, dan keberangkatan mereka tidak akan dianggap material untuk keputusan investasi.
Namun, ada pengecualian. Salah satu contohnya adalah kepergian seorang ilmuwan terkemuka yang kepergiannya akan mengganggu penelitian yang dianggap penting bagi operasi perusahaannya.
Terlepas dari itu, sebagai praktik terbaik, Anda harus mengirimkan rilis yang memberi tahu investor Anda tentang kepergian karyawan utama apa pun. Hal ini dapat membantu menenangkan kekhawatiran gejolak atau perbedaan pendapat dalam barisan Anda dan mencegah investor mempertimbangkan untuk menarik dukungan mereka. Ini juga merupakan cara yang baik untuk membuat investor tetap mengetahui tentang apa yang terjadi di dalam perusahaan Anda dan memberi tahu mereka bagaimana rencana Anda untuk berkembang ke depan.