Gunakan keempat kiat ahli ini untuk menekan biaya lembur
Bukan hanya peringkat lembur sebagai salah satu biaya terbesar yang sedang berlangsung untuk sebagian besar perusahaan, tetapi manajemen lembur yang benar atau salah, dapat berarti perbedaan antara tuntutan hukum yang mahal, moral yang rendah, dan kerentanan terhadap perubahan peraturan lembur.
Selama beberapa tahun terakhir masa ekonomi yang lemah, banyak karyawan yang ingin sekali membuktikan diri sebagai pekerja keras yang tidak mengeluh tentang bekerja sedikit waktu ekstra — tanpa perlu menyertakan sebagian atau semuanya pada lembar kerja mereka.
Banyak pengusaha diam-diam, atau bahkan secara eksplisit, mendukung sikap ini. Ashley Dinsdale, pembeli untuk Macy yang bekerja 50+ jam per minggu, mengatakan, “PHK terjadi di kantor majikan saya sebelumnya. Sekarang, saya masuk lebih awal dan mengirim email sehingga mereka tahu saya ada di sana. ”
Pikirkan Secara Proaktif
Meskipun lembur sering dipenuhi dengan biaya dan jebakan, itu tidak harus seperti itu. Secara proaktif mengelola waktu kerja karyawan Anda, menghindari kejutan dan mempersiapkan masa depan dapat mengurangi pengeluaran Anda, melindungi perusahaan Anda dari tindakan hukum, dan meningkatkan moral perusahaan secara keseluruhan.
Empat kiat ahli berikut dapat menjelaskan beberapa masalah dengan lembur, dan membantu Anda menghindari jebakan besar dan kejutan ketika berhadapan dengan mengelola masalah potensial apa pun.
1. Melacak Waktu Karyawan. Pekerja Amerika rata-rata, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja, bekerja sedikit lebih dari empat jam lembur per minggu. Itu 208 jam per tahun.
Memperkirakan upah rata-rata $ 21 per jam waktu dan setengah gaji, jumlah totalnya mencapai $ 6.552 per karyawan, per tahun. Dengan staf 20 karyawan, itu $ 131.040 dalam biaya lembur saja.
Apa yang dapat Anda lakukan untuk menghindari kejutan ketika datang ke lembur? Salah satu sumber daya terbesar yang tersedia adalah pelacakan waktu seluler yang mencakup peringatan untuk memberi tahu karyawan dan manajer ketika ambang batas lembur sedang merambah.
Melacak waktu karyawan juga memungkinkan manajer dan pemilik bisnis untuk melihat dan mengatasi pola di seluruh perusahaan, dan di tingkat karyawan individu ketika datang ke lembur. Apakah seorang karyawan secara konsisten memeras jam lembur setiap minggu?
Apakah lembur berasal dari kekurangan staf, beban proyek yang berat, atau karyawan yang memiliki waktu ekstra di tangannya dan ingin bayaran tambahan? Dengan gambaran besar tentang waktu yang dihabiskan dan bagaimana itu dialokasikan untuk proyek-proyek yang berbeda, manajer dapat membuat keputusan tentang sumber daya dan lembur.
Jangan menghindar dari jam pelacakan hanya untuk karyawan per jam. Mengetahui secara tepat berapa jam semua orang memberikan kontribusi sangat penting untuk membuat pilihan cerdas dan menangani potensi perubahan peraturan lembur federal yang akan datang.
Pelacakan waktu juga menghindari pembulatan timesheet, yang biasanya terjadi dengan cukup polos tetapi biasanya menguntungkan karyawan. Asosiasi Penggajian Amerika memperkirakan 10 menit pembulatan per shift per karyawan. Pastikan bahwa sistem yang Anda pilih membantu Anda dengan kepatuhan DCAA dan DOL, untuk melindungi diri Anda dengan catatan yang mudah ditemukan jika terjadi audit pemerintah atau perselisihan tenaga kerja.
2. Perhatikan Keras Klasifikasi Karyawan. Anda harus menyadari bahwa jika karyawan Anda digaji tetapi menghasilkan kurang dari $ 23.660 per tahun, Anda masih harus membayar lembur, dan ambang ini berada di ambang naik tajam.
Belum lagi, mengklasifikasikan seorang karyawan sebagai dikecualikan dengan gaji di bawah $ 23.660 per tahun atau dalam posisi yang tidak memenuhi syarat untuk status dikecualikan hanya untuk menghindari keharusan membayar lembur bukanlah strategi yang sehat. Sebagian besar tuntutan hukum tenaga kerja yang telah meningkat sejak tahun 2004 berasal dari kesalahan klasifikasi dan ganti rugi untuk pembayaran kembali karena lembur untuk jam tambahan bekerja tanpa dibayar.
Untuk tujuan keyakinan, tidak masalah bagi pengadilan apakah Anda secara sengaja melakukan misclassifying atau misklasifikasi karyawan; adalah pekerjaan Anda sebagai pemberi kerja untuk memastikan bahwa klasifikasi itu benar untuk karyawan Anda dan tidak dimanipulasi dalam upaya untuk memotong biaya. Hukuman untuk kesalahan klasifikasi mencakup hingga dua tahun pembayaran kembali untuk lembur yang harus dibayar, dan jika Anda dianggap telah salah mengartikan karyawan dengan sengaja, Anda akan berhutang tiga tahun pembayaran kembali.
Untuk memastikan bahwa klasifikasi Anda sampai menghisap, evaluasi secara teratur tugas dan hubungan karyawan Anda dengan perusahaan, dan konsultasikan dengan pengacara di area abu-abu. Ini mungkin sedikit menyengat untuk membayar biaya hukum, tapi itu sedikit merugikan dibandingkan dengan konsekuensi potensial.
3. Komunikasikan Ekspektasi. Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan pegangan di waktu lembur adalah dengan meningkatkan komunikasi di sekitar subjek. Buat ekspektasi yang jelas kepada karyawan, secara eksplisit latih manajer dan karyawan pada harapan, dan tegalkan sejak awal kebiasaan karyawan mana pun untuk tidak merekam lembur “dari kebaikan hati mereka.”
Mungkin ada banyak aturan tak tertulis tentang kapan harus mencatat pekerjaan untuk karyawan per jam daripada yang disadari oleh manajer atau pemilik bisnis, tetapi bekerja tanpa upah tetap merupakan alasan untuk tindakan hukum meskipun persetujuannya diam-diam. Dan tidak peduli seberapa baik hati karyawan Anda, bekerja tanpa dibayar pada akhirnya akan menggerogoti moral dan transparansi di dalam perusahaan.
Sangat penting untuk memperjelas harapan Anda seputar teknologi. Memeriksa email dan mengharapkan karyawan untuk merespons di luar jam kerja dapat terlihat tidak berbahaya, tetapi menit bertambah. Banyak perusahaan mengharapkan karyawan tersedia selama di luar jam untuk komunikasi email, tetapi hal itu telah ditegakkan di pengadilan sebagai pekerjaan. Anda mungkin terkejut ketika mengetahui berapa banyak “jam” karyawan Anda yang benar-benar berhenti bekerja hanya untuk satu tugas ini.
Katharine C. Giovanni, presiden dari Triangle Concierge mengatakan, "Semua orang mencoba untuk menekan 36 jam menjadi 24 jam sehari. Intinya, teknologi tidak membantu karena Anda dapat membawa kantor Anda bersama Anda. Jadi, kami bekerja sepanjang waktu. "Perjelas harapan Anda seputar email dan kemudian pastikan untuk menahan semua orang, manajer dan karyawan, sesuai standar yang Anda tetapkan.
4. Tekankan Cross Training. Di beberapa perusahaan, biaya lembur bertambah dengan cepat untuk individu tertentu hanya karena tidak ada orang lain yang dapat melakukan pekerjaan mereka. Tidak hanya menambah jam lembur, tetapi kemacetan berkembang, dan beberapa bandwidth karyawan berakhir maksimal sementara yang lain akhirnya tidak dimanfaatkan sepenuhnya.
Tekankan pelatihan silang sedapat mungkin untuk menyebarkan beban dan memungkinkan karyawan yang berbeda untuk masuk dengan proyek saat beban kerja meningkat atau situasi darurat muncul. Pelatihan silang yang efektif juga dapat meningkatkan semangat kerja, memberdayakan lebih banyak anggota staf untuk berkontribusi pada proyek-proyek utama, dan mengurangi sebagian beban yang dibebankan pada anggota staf lainnya.
Pelatihan silang juga memungkinkan Anda untuk lebih fleksibel dengan penjadwalan. Terlalu sering perusahaan dipaksa untuk menjadwalkan sekitar individu dengan pengetahuan khusus dengan mengorbankan waktu lembur yang signifikan. Meskipun tidak mungkin, atau ideal, untuk melakukan cross-train pada semua tugas atau keahlian, mengidentifikasi tugas yang dapat dengan mudah dipelajari oleh beberapa karyawan dapat secara drastis mengurangi waktu lembur sambil meningkatkan produktivitas dan efisiensi.
Aksi legal
Karyawan yang khawatir tentang pekerjaan atau kinerja mereka mungkin ingin mencatat jam tanpa mengisi waktu. Namun, bisnis tidak seharusnya melihat perilaku jenis ini sebagai hal yang baik. Membalikkan mata atau mendorong perilaku seperti ini di bagian depan dapat berakibat buruk pada keuangan nantinya, jika karyawan yang sama itu memutuskan untuk melakukan tindakan hukum karena kesalahan klasifikasi atau waktu bekerja tanpa dibayar.
Menurut Asosiasi Pengacara Ketenagakerjaan Nasional, perselisihan tenaga kerja dan upah telah meningkat 77% sejak 2004 dan bukan kebetulan, 2004 adalah kali terakhir DOL merevisi Undang-undang Standar Tenaga Kerja yang Adil. Dengan diskusi berkelanjutan tentang perubahan peraturan lembur, pemilik bisnis dapat berharap untuk melihat lebih banyak gelombang perselisihan upah dan upah.
Pada tahun 2014 saja, Departemen Tenaga Kerja memerintahkan bisnis di seluruh negeri untuk membayar hampir $ 241 juta sebagai upah balik karena kesalahan klasifikasi karyawan sebagai upaya untuk menghindari upah lembur, meminta atau mendorong karyawan untuk bekerja lebih dari 40 jam per minggu tanpa dibayar, atau mendorong karyawan menjadi responsif terhadap email, SMS, dan panggilan telepon tanpa jam. Dari karyawan EMS di Charleston hingga petugas layanan kesehatan di Santa Barbara dan manajer di toko peralatan olahraga, tuntutan hukum baru terus bermunculan setiap hari.
Tentang Amy Bailey
Amy mengawasi semua keuangan, sumber daya manusia, dan membangun operasi di TSheets. Dia bangga menjadi Idaho Vandal yang menghabiskan delapan tahun di akuntan publik dengan Coopers & Lybrand, dan lebih dari 20 tahun dengan perusahaan teknologi tinggi dan swasta seperti High Extended Systems, ProClarity, Microsoft, dan Silverback. Dia memiliki dua anak dan tinggal bersama suaminya dan seorang Mastiff Inggris bernama Scout.