Lindungi Bisnis Perencanaan Anda Dengan Kontrak
Tujuan dari kontrak perencanaan acara adalah untuk melindungi kedua belah pihak yang terlibat.
Jika Anda pernah mengadakan pertemuan dengan seseorang dan berpikir bahwa Anda berdua saling memahami satu sama lain, hanya untuk mengetahui kemudian bahwa Anda berdua pergi dengan perasaan yang sangat berbeda tentang apa yang dibicarakan dan langkah selanjutnya, maka Anda telah mengalami dunia miskomunikasi. Itu terjadi pada semua orang di semua lapisan kehidupan, baik dalam hubungan pribadi maupun profesional.
Dalam beberapa keadaan, konsekuensinya bisa kecil, seperti gagal mengambil makan malam dalam perjalanan pulang dari kerja karena pemahaman Anda adalah bahwa pasangan Anda sedang meliputnya. Dalam situasi lain - khususnya dalam bisnis - percabangan dapat merugikan dan mahal. Memiliki kontrak perencanaan acara di tempat memastikan bahwa Anda dan klien Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang pekerjaan yang akan diselesaikan dan aspek lain yang diperlukan untuk melakukan bisnis bersama.
Saat mengembangkan kontrak perencanaan acara Anda, pastikan untuk memasukkan lima item ini.
Tentukan secara jelas Layanan Perencanaan Acara yang Akan Disediakan
Sebagai perencana acara , daftar layanan perencanaan acara yang akan Anda sediakan mungkin tampak seperti hal yang paling jelas untuk dimasukkan dalam kontrak perencanaan acara.
Dan, dalam beberapa hal, itu. Namun, menentukan secara detail layanan mana yang akan Anda sediakan sangat penting karena pekerjaan Anda akan terbatas untuk hanya menyediakan layanan yang ditentukan dalam daftar ini.
Perencana acara melakukan berbagai layanan dan layanan yang diberikan dapat bervariasi dari satu acara ke acara lainnya. Satu perencana acara dapat memberikan pengaturan bunga, yang lain mungkin tidak. Beberapa perencana acara dapat membantu pemilihan tempat dan yang lain menangani kebutuhan transportasi untuk para tamu. Tidak ada dua perencana acara yang persis sama. Oleh karena itu, tidak ada dua kontrak perencanaan acara yang persis sama.
Meskipun layanan perencanaan acara Anda akan terbatas pada item-item yang ditentukan dalam daftar ini, penting juga untuk mencantumkan layanan yang tidak akan disediakan. Mengapa? Ini membantu Anda untuk memiliki tugas-tugas yang tercantum dalam kontrak perencanaan acara sehingga klien Anda tahu betul bahwa ini adalah layanan yang tidak akan Anda lakukan.
Hal ini juga membantu untuk memiliki ini secara tertulis dan disepakati sebagai bagian dari kontrak Anda sehingga, dalam proses perencanaan acara ini, jika klien Anda harus meminta Anda untuk menangani tanggung jawab ini, Anda memiliki kontrak untuk berdiri di belakang ketika Anda dengan sopan menolak untuk melakukan tugas-tugas ini. Gunakan bahasa yang luas untuk melindungi diri Anda dari melakukan sesuatu yang berada di luar bidang layanan perencanaan acara yang telah Anda setujui.
Jadwal pembayaran
Semua kontrak perencanaan acara harus mencakup ketentuan pembayaran dan spesifik mengenai jadwal pembayaran. Mulailah dengan tanggal jatuh tempo setoran awal dan jelaskan bahwa tidak ada pekerjaan yang akan dimulai pada perencanaan acara ini sampai setoran telah diterima. Jika tanggal acara telah dipilih, tunjukkan tanggal kapan setoran harus diterima untuk memberikan layanan untuk tanggal tertentu yang dipilih. Berikan jadwal pembayaran dan detail tentang pembayaran di masa mendatang, baik menetapkan tanggal kalender yang ditetapkan untuk setiap pembayaran atau mengikat setiap pembayaran ke tonggak penting dalam proses perencanaan acara. Buat jadwal pembayaran yang paling sesuai dengan bisnis Anda dan arus kas Anda. Sertakan pajak dan biaya tambahan.
Ketentuan Pembatalan Peristiwa
Apa yang terjadi jika - pada titik mana pun dalam proses perencanaan acara - klien Anda membatalkan acara?
Jangan biarkan hasil itu menjadi kebetulan! Kontrak perencanaan acara Anda harus menyertakan persyaratan untuk pembatalan acara. Ini adalah bagian penting dari kontrak yang akan melindungi bisnis Anda dan pendapatan yang diharapkan dari acara ini.
Tentukan bahwa setoran awal dan semua pembayaran yang dilakukan hingga titik pembatalan tidak dapat dikembalikan. Ini akan memastikan bahwa Anda akan dibayar untuk pekerjaan yang sudah selesai. Ini sangat penting dalam perencanaan acara karena sebagian besar pekerjaan diselesaikan sebelum acara itu sendiri.
Pertimbangkan untuk memasukkan klausa yang menyatakan bahwa klien bertanggung jawab untuk pembayaran layanan apa pun yang diberikan hingga waktu pemberitahuan tertulis diterima terkait pembatalan acara. Ini sangat membantu jika jadwal pembayaran Anda terstruktur dengan cara yang memungkinkan pekerjaan diselesaikan di antara pembayaran reguler.
Klausa Pemutusan
Bagaimana jika badai datang tepat pada waktunya untuk mengacaukan acara Anda yang sudah direncanakan dengan baik? Keadaan di luar kendali Anda - seperti cuaca ekstrim atau penghentian kerja - yang menyebabkan salah satu pihak tidak dapat memenuhi persyaratan kontrak perencanaan acara dilindungi oleh klausa penghentian , juga dikenal sebagai force majeure. Dengan memasukkan klausa pengakhiran, salah satu atau kedua belah pihak dibebaskan dari tanggung jawab dalam keadaan ini. Pastikan untuk menyebutkan ketentuan dan jangka waktu untuk penghentian, seperti mencatat alasan pembatalan.
Klausul Ganti Rugi
Sebagian besar kontrak mengandung klausul ganti rugi . Tetapi hanya karena mereka umum, Anda tidak boleh meremehkan kepentingan mereka. Dimasukkannya dan ruang lingkup klausul ganti rugi dapat secara signifikan mempengaruhi bisnis Anda. Pada dasarnya, klausul ganti rugi memberikan perlindungan jika klien Anda melakukan sesuatu yang menyebabkan Anda membahayakan atau mengakibatkan pihak ketiga menuntut Anda atas kerusakan.
Dalam istilah sederhana, itu berarti klien Anda tidak dapat meminta Anda bertanggung jawab atas kerugian, kerusakan, kewajiban atau biaya yang merupakan akibat dari kelalaian mereka. Yang terpenting, ketika menyiapkan kontrak perencanaan acara, jangan menandatangani apa pun sampai Anda benar-benar puas dengan ketentuan.