Jadilah Fleksibel
Jangan mengunci diri ke tanggal tertentu. Bersedialah memindahkan kedatangan dan / atau keberangkatan ke hari atau periode hunian yang lebih rendah untuk menghasilkan tingkat yang lebih baik.
Lakukan Riset Anda
Jika acara besar lainnya akan terjadi selama tanggal Anda, inventaris kamar kemungkinan akan rendah dan tarifnya premium.
Pikirkan Ke Depan
Mulai pembicaraan kontrak sejauh yang Anda bisa. Ini adalah pasar perencana (untuk saat ini) dan hotel sangat ingin mengunci bisnis masa depan. Tapi, tetap perhatikan prakiraan hotel. Ketika tingkat bisnis stabil dan naik maka akan tarif kamar. Juga, pastikan Anda memiliki fleksibilitas untuk menyesuaikan kontrak jangka panjang untuk memperhitungkan tren kehadiran / pemesanan baru.
Atau Live in the Moment
Pemesanan jangka pendek dapat menghasilkan penghematan yang signifikan juga. Dalam ekonomi ini, beberapa hotel menawarkan diskon kepada para perencana yang bersedia mengadakan acara dalam jangka waktu yang ketat.
Buat itu mudah
Jelaskan dengan jelas nilai Anda dan apa yang Anda inginkan sebagai balasannya. Berikan RFP (Request for Proposal) secara terperinci dengan menyebutkan apa yang Anda butuhkan (akomodasi, ruang pertemuan dan kisaran harga), apa yang Anda inginkan (konsesi) dan apa waktu Anda untuk sebuah jawaban.
Biarkan Mereka Tahu Siapa Anda
Jangan menganggap hotel tahu. Berikan perincian tentang perusahaan Anda dan peserta Anda untuk menunjukkan mengapa Anda (dan mereka) sepadan dengan upaya, terutama data pengeluaran dan pengeluaran dari tahun-tahun sebelumnya.
Consistency Counts
Sudah menjadi klien setia selama bertahun-tahun? Jangan takut untuk mengingatkan hotel tentang dedikasi Anda saat ini (dan masa depan).
Tapi, jangan biarkan pengabdian itu membuat Anda tetap berbelanja untuk memastikan Anda mendapatkan harga terbaik untuk uang Anda.
Cari Konsesi
Hotel tidak mau mengalah? Mungkin mereka bisa membantu dengan cara lain. Mintalah manfaat seperti upgrade kamar, kurangi biaya resor, gym gratis atau akses WiFi atau bahkan resepsi gratis. Anda tidak akan tahu apa yang mungkin Anda dapatkan jika Anda tidak pernah bertanya. Namun, berhati-hatilah untuk meminta lebih dari apa yang masuk akal untuk ukuran kelompok Anda dan jangan biarkan pertikaian konsesi menghalangi hubungan yang baik.
Bayar Perhatian pada Fine Print
Klausa pengampunan, biaya penalti, penghentian atau kebijakan pembatalan - pastikan Anda memeriksa cetakan kecil dengan hati-hati. Denda dapat dihapuskan, ditunda atau dinegosiasikan? Bisakah kamar dijual kembali tanpa penalti?
Jadilah Proaktif
Mintalah hak untuk melakukan audit sehingga Anda dapat memeriksa silang daftar tamu hotel terhadap daftar hadir Anda. Dapatkah Anda mendapatkan kredit untuk pendaftar akhir, keberangkatan awal atau peserta yang memesan di luar blok? Bahkan dimungkinkan untuk menerima kredit untuk para pengunjung konvensi yang "berjalan" ke hotel lain (ketika tamu dikirim ke properti lain karena over-selling oleh hotel host) atau untuk tidak muncul.