Untungnya untuk perencana acara, ada banyak alat yang tersedia untuk membantu pendaftaran acara . Pilihan termasuk platform sederhana yang menangani dasar-dasar pendaftaran acara dan yang lebih maju, menawarkan aplikasi multi-fungsi. Beberapa program pendaftaran acara memproses pembayaran acara. Beberapa juga memberikan pengembalian uang otomatis jika pendaftaran dibatalkan. Paket lain membuat tag nama pendaftar. Alat pendaftaran acara juga dapat mengaktifkan integrasi dengan konferensi atau situs web perusahaan serta terhubung ke platform media sosial mereka.
Sayangnya, dengan begitu banyak pilihan, proses pemilihan alat registrasi acara untuk bisnis Anda dapat menjadi luar biasa, untuk sedikitnya. Di sini adalah panduan sederhana untuk mengikuti untuk memilih alat pendaftaran acara yang paling baik melayani bisnis perencanaan acara Anda.
Memilih Perangkat Lunak Pendaftaran Acara: Dari Mana Harus Mulai?
Ketika memilih alat pendaftaran acara, sebaiknya mulai dengan menentukan kebutuhan dan keinginan Anda.
Pikirkan prioritas pendaftaran Anda dan bisnis perencanaan acara Anda. Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:
- Apakah kebutuhan Anda sederhana dan hanya membutuhkan pemrosesan registrasi dan pembayaran?
- Apakah Anda menawarkan beberapa sesi dalam acara utama yang memerlukan pendaftaran tambahan?
- Apakah Anda perlu mengelola pemesanan hotel atau pengaturan perjalanan?
- Apakah Anda mendukung situs web konferensi?
- Apakah Anda akan memberikan tag nama, mengkoordinasikan persyaratan audio visual atau menyelenggarakan sesi penarikan khusus?
- Apakah Anda mengelola lebih dari satu acara secara bersamaan?
- Apakah acara Anda merupakan kejadian tahunan atau peristiwa satu kali?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda menemukan perangkat lunak pendaftaran acara yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Alat Pendaftaran Acara
Dengan begitu banyak pilihan dalam perangkat lunak pendaftaran acara, mudah untuk terjebak dalam fitur-fitur mencolok dan alat-alat terbaru terlepas dari apakah mereka bekerja untuk acara Anda atau apakah mereka akan digunakan sama sekali. Jangan terpikat oleh yang terbaru dan terhebat. Sebagai gantinya, buat daftar fitur-fitur yang saat ini Anda gunakan dalam proses pendaftaran acara Anda dan tambahkan yang ingin Anda sertakan untuk merampingkan proses. Beberapa fitur yang tersedia termasuk yang berikut:
- Pendaftaran Acara Online
- Pendaftaran Onsite Acara
- Pendaftaran Grup Peserta
- Attendee Self Check-In
- Pemrosesan Pembayaran Peristiwa
- Manajemen dan Laporan Peserta
- Proses dan Manajemen Lencana Peserta
- Pendaftaran untuk Sesi Perorangan
- Pengembangan Formulir
- Manajemen Kamar Hotel
- Manajemen Pemasaran
- Media sosial
- Survei dan Masukan Peristiwa
Tidak semua Alat Pendaftaran Acara itu Mahal
Banyak alat pendaftaran acara menawarkan fungsi standar dengan harga yang wajar, yang cocok ketika mengelola acara langsung.
Program-program ini termasuk formulir pendaftaran dasar yang dapat ditautkan ke situs web Anda. Mereka dapat mengumpulkan informasi pendaftaran, termasuk informasi kartu kredit, untuk mendaftar dan memproses pembayaran kartu kredit. Selain itu, daftar registrasi peserta dapat dikompilasi atau diekspor. Tergantung pada jenis acara yang Anda rencanakan dan frekuensi kejadiannya, alat sederhana ini mungkin cocok dengan menyediakan apa yang Anda butuhkan tanpa macet dengan semua jenis fitur tambahan yang tidak berguna bagi Anda.
Alat Pendaftaran Acara Multi-Warna Menawarkan Kemampuan Ekstra
Jika pekerjaan perencanaan acara Anda memiliki Anda merencanakan konferensi besar, maka alat pendaftaran acara yang menawarkan fungsionalitas tambahan di luar dasar-dasar mungkin hanya apa yang Anda butuhkan. Solusi mencakup yang memproses pendaftaran acara dan menggabungkan fitur tersebut dengan kemampuan untuk melacak dan melaporkan berbagai detail acara yang lebih besar dan lebih kompleks.
Jika peserta acara akan mendaftar untuk konferensi dan kemudian mendaftar untuk lokakarya tertentu dalam sesi yang diberikan, ada alat untuk mengaktifkan fungsi itu.
Beberapa perangkat lunak akan memungkinkan pemrosesan beberapa peserta dari satu organisasi dengan satu sumber pembayaran serta menawarkan struktur harga yang berbeda berdasarkan diskon kelompok atau biaya pendaftaran awal. Jika Anda membutuhkan laporan yang disesuaikan, cari paket pendaftaran acara yang secara otomatis akan menghasilkan laporan dengan menyusun daftar hadir berdasarkan lokakarya individu atau parameter lain yang Anda pilih. Konferensi biasanya memanggil nametag dicetak sehingga menempatkannya di daftar "harus memiliki" sehingga ini dapat dibuat secara otomatis sebagai bagian dari proses pendaftaran acara dan mencari penyesuaian untuk mencerminkan apakah peserta terdaftar untuk seluruh konferensi, bagian dari minggu atau hanya hari tertentu.
Alat untuk Mengintegrasikan Pendaftaran
Bagi para perencana acara yang menyelenggarakan banyak acara, mengintegrasikan data registrasi ke dalam database Anda yang sudah ada dapat menjadi fungsi penting bagi organisasi Anda. Pertimbangkan metode saat ini untuk menambahkan pendaftar ke dalam basis data Anda dan identifikasi bidang-bidang perbaikan. Penting untuk memikirkan berbagai cara informasi ini dapat diintegrasikan dengan informasi yang ada, seperti individu yang secara sukarela atau donasi. Sebagian besar aplikasi pendaftaran acara menyediakan kemampuan untuk mengekspor data secara manual. Namun, metode ini memakan waktu karena memerlukan pengimporan informasi secara manual ke dalam basis data Anda lagi. Jelajahi paket yang dapat memuaskan tidak hanya permintaan pendaftaran acara Anda dan tetapi juga mendukung kebutuhan manajemen konstituen Anda.
Lakukan Test Drive Sebelum Anda Membeli
Setelah Anda mempersempit pilihan perangkat lunak pendaftaran acara Anda, tentukan apakah mereka menawarkan periode uji coba gratis. Itu akan memberi Anda kesempatan untuk tidak hanya menguji fitur-fitur tetapi untuk melihat apakah itu memiliki fungsi yang Anda butuhkan dan apakah itu cocok untuk acara Anda. Ini juga merupakan peluang untuk mengalami tingkat layanan pelanggan mereka ketika menjawab pertanyaan Anda atau bekerja untuk menyelesaikan masalah yang Anda hadapi.