Jika Anda Ingin Mencapai Tujuan Anda, Anda Harus Menentukan Tenggat Waktu Strategis
Sebagai seorang pengusaha, tenggat waktu penting untuk membantu Anda mencapai tujuan besar dan kecil.
Namun, Anda tidak akan langsung menemukan kesuksesan dalam dunia bisnis hanya dengan menetapkan tenggat waktu yang sewenang-wenang untuk semua proyek Anda. Tenggat waktu Anda perlu membuat Anda siap untuk sukses — mereka harus strategis.
Tenggat waktu yang strategis dirancang untuk membantu Anda bergerak lebih dekat ke tujuan Anda setiap hari, minggu, dan bulan dengan cara yang membuat Anda tetap mengalami kemenangan kecil di sepanjang jalan, bukan sekadar melukis target besar berbulan-bulan yang hanya menambah tingkat stres Anda.
Percayalah, saya telah belajar ini dengan cara yang sulit selama bertahun-tahun, jadi sekarang tenggat waktu strategis adalah bagian inti dari sistem manajemen peluang saya.
Meski begitu, bagi kebanyakan orang, beberapa hal menyebabkan kekhawatiran, stres, dan kepanikan, sama seperti tenggat waktu.
Ingat maraton tiga hari tanpa tidur yang Anda lakukan di sekolah hanya untuk menyerahkan makalah 20 halaman tepat waktu? Atau minggu yang sangat maniak di kantor ketika tim Anda perlu meluangkan waktu tambahan untuk mengesankan klien yang berharga?
Dalam situasi ini, banyak orang cukup tertekan sehingga mereka mulai menunjukkan tanda-tanda emosi yang pendek, yang dapat menghasilkan hasil yang buruk untuk semua orang. Di sisi lain, beberapa orang hanya mendapatkan visi terowongan dan tidak melakukan apa pun kecuali bekerja untuk mencapai tujuan sambil mengabaikan prioritas lain. Tersebut adalah efek mencengkeram bahwa tenggat waktu dapat memiliki kehidupan profesional kami.
Tapi selalu ada cara yang lebih efektif dalam melakukan sesuatu. Tenggat waktu mudah dibenci, tetapi inilah mengapa Anda harus menyukainya.
Untuk satu, tenggat waktu berarti Anda masih dalam permainan, bahwa Anda dalam bisnis. Lebih penting lagi, tenggat waktu dapat menjadi sumber inspirasi, kegembiraan, tujuan dan motivasi daripada rasa takut dan — jika tenggat waktu Anda strategis.
Lupakan gagasan tentang tenggat waktu yang membuat Anda terjaga di malam hari, tenggelam dalam kecemasan.
Ini kebanyakan hanya psikologi negatif, kesalahan perencanaan, atau kasus umum penundaan. Tenggat waktu yang masuk akal dan strategis justru melakukan hal yang sebaliknya.
Berikut adalah delapan alasan mengapa tenggat waktu strategis penting, terutama bagi para pengusaha.
1. Pertahankan Anda Bertanggung Jawab untuk Tujuan Anda Sendiri.
Sangat sedikit hal yang memiliki kekuatan tenggat waktu yang menarik perhatian ketika datang untuk menetapkan tujuan dan mendefinisikan garis waktu untuk hal-hal penting yang perlu dilakukan. Apakah tenggat waktu telah ditetapkan oleh pelanggan, manajer atau Anda sendiri, itu menempatkan semua pemangku kepentingan pada halaman yang sama, bekerja menuju tujuan bersama. Jika Anda memberi diri Anda tenggat waktu pribadi, Anda membuat metrik penting yang melaluinya tindakan Anda (atau tidak bertindak) dapat dianggap gagal atau berhasil. Dalam situasi seperti ini, hanya Anda yang memiliki tanggung jawab tunggal atas hasilnya.
2. Terus Momentum Pindah ke Arah Positif.
Karena manfaat mencapai kesuksesan menurut definisi Anda seringkali jauh lebih besar daripada kegagalan, orang yang menetapkan tenggat waktu strategis cenderung bekerja (betapapun enggan) untuk memenuhi tenggat waktu itu. Semakin dekat tenggat waktu, semakin banyak orang yang gelisah atau termotivasi. Ketika orang gelisah atau termotivasi, mereka cenderung bergerak dan mengambil tindakan.
Seiring waktu ketika Anda menjadi lebih nyaman bekerja dengan tenggat waktu dan mendapatkan kepercayaan pada kemampuan Anda, kegugupan akan memberi jalan bagi kegembiraan. Karena tindakan positif — betapapun kecilnya — menggerakkan Anda lebih dekat untuk mencapai tujuan, semakin banyak kemajuan yang Anda buat menuju pencapaian yang berarti, semakin bisa dicapai hasil akhirnya. Setelah Anda menetapkan langkah yang tepat untuk perkembangan bertahap Anda, semua yang diperlukan untuk memenuhi tenggat waktu Anda adalah mempertahankan momentum.
3. Memacu Inovasi dan Kreativitas.
Untuk individu yang digerakkan oleh kesuksesan, tenggat waktu sering menjadi tantangan yang menarik dan peluang untuk menghasilkan nilai. Apakah tenggat waktu Anda adalah untuk memberikan klien bekerja lebih baik dari jadwal atau untuk menyerahkan hasil akhir yang jauh melebihi harapan pelanggan Anda, pengusaha yang digerakkan oleh kesuksesan akan menggunakan tenggat waktu sebagai poros menuju keunggulan.
Orang-orang yang bermotivasi baik memanfaatkan kreativitas dan keterampilan manajemen puncak mereka untuk merekayasa ulang alur kerja dan sumber daya mereka untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan melebihi harapan. Pemimpin terkenal seperti Steve Jobs terkenal karena menetapkan "tenggat waktu yang mustahil" untuk mengeluarkan energi terbaik dan paling kreatif dalam karyawannya. Sementara itu, banyak pengusaha telah belajar untuk memanfaatkan tenggat waktu sebagai keuntungan strategis dalam negosiasi bisnis.
4. Bantu Anda Memprioritaskan dan Fokus Hanya pada Apa Yang Paling Penting.
Tenggat waktu langsung memengaruhi waktu Anda (dan semua orang lain). Oleh karena itu, mereka memaksa Anda untuk mengatur tugas-tugas Anda berdasarkan prioritas, sehingga Anda hanya bekerja pada tujuan yang menggerakkan Anda lebih dekat ke tujuan Anda yang paling berarti. Anda harus belajar bagaimana memusatkan perhatian pada tonggak kunci Anda dan hanya mengatakan tidak pada yang lain. Jika tidak, Anda akan kebanjiran dengan memilah-milah inbox email Anda, menggulirkan feed Facebook Anda, atau terikat dengan tanggung jawab lain yang akan menyebabkan Anda memberikan hasil yang tidak direncanakan dan dilaksanakan dengan buruk pada hal yang paling penting. Dengan kata lain, jika Anda tidak dengan gegabah memprioritaskan bagaimana Anda menghabiskan waktu — yang tenggat waktu untuk Anda lakukan — Anda akan menjadi pemain yang biasa-biasa saja dan tenggat waktu Anda akan datang dan pergi tepat oleh Anda.
5. Jaga Anda Jujur dan segan membuat janji yang tidak bisa Anda simpan.
Tenggat waktu untuk semua orang tetapi Anda tidak harus mengatakan "ya" untuk mereka semua. Bahkan, jika Anda menyadari bahwa tenggat waktu yang diusulkan terlalu tidak realistis bagi Anda untuk dapat memberikan pekerjaan yang berkualitas, Anda bertanggung jawab untuk mendorong kembali dan memastikan Anda tidak mengorbankan hasil akhir sebagai imbalan bergegas untuk mendapatkan kiriman Anda dikirimkan. Di sisi lain, beberapa tenggat waktu terlalu longgar, yang akan memberi Anda waktu untuk mengendur dan tidak memaksakan diri untuk menjadi kreatif tentang bagaimana Anda harus mencapai tujuan Anda. Nilai kekuatan dan kelemahan Anda relatif terhadap tenggat waktu apa pun yang diajukan kepada Anda dan dalam proses penetapan batas waktu internal Anda sendiri. Selalu pergi ke tempat yang manis di mana tenggat waktu memacu Anda untuk bertindak, bukan kelesuan; dan di mana mereka mendorong kreativitas, bukan menjejalkan. Apakah Anda seorang solopreneur yang bekerja secara langsung dengan klien atau Anda bekerja dengan banyak karyawan Anda sendiri, selalu berusaha untuk mengelola harapan dengan hati-hati ketika datang ke tenggat waktu. Jangan pernah membuat janji yang tidak bisa Anda tepati.
6. Biarkan Anda Merangkul Kegagalan Kecil dan Terus Maju.
Sebagian orang menginginkan hasil yang hampir sempurna dalam hal keahlian, bisnis, atau karier mereka. Itu tidak terlalu buruk, karena dapat membantu mendorong Anda untuk mengatasi beberapa keterbatasan pribadi dan profesional Anda saat ini. Tetapi kesempurnaan juga bisa menjadi penghalang besar untuk maju jika Anda membiarkannya merayap ke dalam setiap aspek proses pengambilan keputusan Anda. Untungnya, ketika Anda berada di tenggat waktu yang ketat, Anda memaksa diri Anda untuk menempatkan keinginan untuk kursi belakang yang sempurna, untuk memenuhi tenggat waktu Anda yang lebih penting daripada tanpa henti mengubah hasil Anda. Lakukan ini cukup banyak dan itu menjadi bagian dari latihan Anda. Untuk mencapai tenggat waktu Anda, Anda mungkin harus menghapus sementara fitur-fitur yang bagus untuk dimiliki dan mengurangi pengiriman Anda menjadi produk yang layak minimum absolut (MVP). Untuk wartawan dan penulis, tenggat waktu memaksa kami untuk berhenti memoles paragraf dan fokus pada menyelesaikan artikel sebaik mungkin dengan batasan waktu yang kami miliki.
7. Tingkatkan Keyakinan Anda.
Secara konsisten memenuhi tenggat waktu memiliki keuntungan besar yang membuat Anda dan tim Anda lebih percaya diri dalam jangka panjang. Keyakinan yang Anda dapatkan dari pengiriman produk dan membuat kreasi Anda masuk ke dunia nyata memungkinkan Anda tidak hanya mengambil lebih banyak pelanggan atau tanggung jawab di masa depan, tetapi juga untuk mengeksplorasi pendekatan baru, teknik, dan untuk memajukan permainan Anda lebih jauh.
8. Perdana Anda untuk Sukses.
Kemampuan untuk memenuhi tenggat waktu adalah metrik yang dapat diandalkan untuk menilai kinerja — terutama dalam dunia bisnis jika Anda menjual diri Anda sebagai layanan. Bahkan dalam kehidupan non-kerja Anda, praktik menetapkan tenggat waktu pribadi juga merupakan indikator kunci dalam kesuksesan pribadi dan bisnis. Menurut penulis dan pembicara laris Brian Tracy, menetapkan tenggat waktu meningkatkan kemungkinan keberhasilan sebanyak 11,5 kali.
Menetapkan Tenggat waktu Strategis dan Membuat Mereka Bekerja untuk Anda.
Beberapa tenggat waktu akan menghambat pencapaian hasil yang baik, alih-alih membuatnya lebih mudah diperoleh.
Bahkan, tenggat waktu yang tidak masuk akal — bersama dengan penundaan, manajemen waktu yang buruk, ketidakefisienan, dan faktor-faktor lain — dapat berkontribusi pada sejumlah besar (52%) perusahaan yang gagal memenuhi tenggat waktu.
Untuk memastikan bahwa tenggat waktu Anda membantu Anda memberikan hasil positif berkali-kali, pertimbangkan ini.
1. Mengadopsi kerangka SMART (Spesifik, Terukur, Dapat dicapai, Relevan, terikat Waktu) atau pendekatan serupa untuk menetapkan sasaran strategis. Pastikan untuk menentukan sasaran yang spesifik dan dapat dicapai untuk setiap pemangku kepentingan dalam proyek sehingga setiap orang harus bertanggung jawab.
2. Tetapkan tonggak yang wajar dan tenggat waktu yang sesuai dengan melibatkan semua orang dan dapatkan umpan balik mereka tentang cara terbaik menjadwalkan tugas atau proyek. Tanggal batas waktu seharusnya tidak terlalu mudah atau terlalu menantang.
3. Menerapkan penghargaan dan hukuman karena gagal atau memenuhi tenggat waktu.
4. Kecuali Anda secara langsung berurusan dengan pelanggan, libatkan orang yang tepat dalam proses penetapan tenggat waktu Anda sehingga Anda dapat menahan diri dan tim Anda bertanggung jawab untuk memenuhi tenggat waktu yang Anda tetapkan.
Ingat, tenggat waktu bisa menyakitkan tetapi itu alat yang efektif untuk menyelesaikan sesuatu. Gunakan itu untuk memperjelas tujuan, memotivasi orang dan menciptakan perubahan positif.