Jangan Hanya Melacak Waktu Anda; Kelola Ini!
Dan kemudian mereka berhenti melakukannya karena mereka belum menyadari adanya perubahan positif. Tentu, mereka telah menghilangkan beberapa peristiwa dan memprioritaskan beberapa yang lain. Tetapi mereka belum benar-benar berhasil; mereka baru saja menata ulang itu. Di penghujung hari mereka masih lelah dan frustrasi.
Tapi melacak bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda bukan manajemen waktu. Manajemen waktu adalah tentang membuat perubahan pada cara Anda menghabiskan waktu Anda.
Untuk manajemen waktu yang efektif , Anda harus menerapkan sistem manajemen waktu yang akan membantu Anda melihat di mana perubahan dapat dan harus dilakukan ... yang berarti bahwa langkah pertama dari manajemen waktu adalah menganalisis bagaimana Anda benar-benar menghabiskan waktu Anda sehingga Anda dapat menentukan perubahan apa yang ingin Anda buat.
Kategorikan untuk Manajemen Waktu Efektif
Bagaimana Anda benar-benar mengatur waktu? Rahasianya ada di kategori. Lihatlah kalender Anda untuk besok. Mungkin sudah penuh dengan acara dan kegiatan yang ingin Anda capai. Saat Anda bekerja atau sesudahnya, Anda akan mengisi ruang kosong dengan detail tentang apa yang sebenarnya Anda lakukan.
Di akhir hari, lihat daftar dan beri label setiap tugas dan / atau acara dengan salah satu kategori berikut. Berapa banyak waktu selama hari kerja Anda yang benar-benar Anda habiskan:
1) Memadamkan api. Panggilan telepon tak terduga. Laporan yang diperlukan untuk rapat yang seharusnya dicetak kemarin. File yang hilang yang seharusnya ada di mejamu . Berapa hari Anda sebenarnya dihabiskan dalam mode krisis? Bagi kebanyakan orang, ini adalah kategori negatif yang menguras energi mereka dan mengganggu produktivitas mereka.
Bantuan Dengan Mengatur File
Cara Mengatur Sistem Manajemen Dokumen
Menguasai Sistem Pengarsipan Anda
10 Tips untuk Mengorganisir File Elektronik
2) Berurusan dengan interupsi. Panggilan telepon dan orang-orang yang keluar dari kantor Anda mungkin akan menempati urutan teratas ketika Anda menugaskan acara ke kategori ini. Sekali lagi, bagi kebanyakan orang, ini adalah kategori negatif karena mengganggu (dan kadang-kadang membunuh) produktivitas.
Bantuan Berurusan Dengan Interupsi
Berurusan Dengan Panggilan Telepon Masuk
Tetap pada Jadwal Saat Bekerja
Menjalankan Bisnis Berbasis Rumah yang Sukses Bersama Anak-Anak
3) Melakukan tugas yang direncanakan. Ini adalah penggunaan waktu paling positif selama hari kerja Anda. Anda memegang kendali dan mencapai apa yang ingin Anda capai. Tugas yang direncanakan dapat mencakup panggilan telepon , rapat dengan staf, bahkan menjawab email - jika ini adalah tugas yang Anda masukkan dalam agenda Anda.
4) Bekerja tanpa gangguan. Anda mungkin tidak mengerjakan tugas yang sudah Anda rencanakan, tetapi Anda ingin mencapai sesuatu, dan bagi kebanyakan orang, ini adalah cara kerja yang sangat produktif dan positif .
5) Waktu henti yang tidak terganggu. Masa-masa itu selama hari kerja yang digunakan untuk re-energi dan berkumpul kembali. Makan siang atau istirahat tengah pagi dapat dihitung jika mereka tidak terganggu.
Jika Anda cukup beruntung untuk bekerja dengan perusahaan yang menawarkan fasilitas work-out di tempat atau kamar tidur siang (Fortune), itu akan dihitung juga. Setiap orang membutuhkan sejumlah waktu henti yang tak terputus yang dibangun pada hari mereka untuk menjadi produktif selama waktu kerja mereka.
Satu Minggu Masa Lalu Anda Adalah Kunci untuk Masa Depan
Sekarang setelah Anda memahami kategori sistem manajemen waktu ini, sekarang saatnya menggunakannya untuk menganalisis minggu kerja Anda yang "biasa". Menggunakan sistem kalender apa pun yang Anda gunakan untuk membuat daftar janji dan aktivitas dalam kehidupan sehari-hari Anda, kembali dan pilih minggu umum terbaru. Ikuti entri setiap hari kerja dan kategorikan sesuai dengan kategori manajemen waktu di atas jika Anda belum melakukannya. Menjaga total berjalan di bagian bawah setiap hari akan memudahkan untuk melihat bagaimana Anda telah menghabiskan waktu kerja Anda setiap hari.
Sekarang Anda memiliki data yang Anda butuhkan untuk membuat perubahan pada cara Anda menghabiskan waktu Anda di tempat kerja. Apakah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk memadamkan api? Maka Anda perlu membuat perubahan organisasi atau fisik untuk mencegah atau menangguhkan krisis konstan ini. Bersihkan dan atur ulang meja Anda , misalnya, sehingga Anda dapat menemukan file yang Anda butuhkan dengan mudah, dan menetapkan rutinitas meletakkan file yang Anda butuhkan untuk hari berikutnya di meja Anda sebelum Anda pergi untuk hari itu.
Tidak mendapatkan waktu henti yang cukup terganggu selama hari kerja Anda? Maka Anda perlu Jadwal Waktu untuk Anda . Misalnya, berhenti makan siang di meja Anda dan secara fisik tinggalkan gedung untuk waktu makan siang yang Anda tetapkan.
Dengan menerapkan kategori pekerjaan manajemen waktu saya, dan membuat perubahan yang perlu Anda lakukan untuk menghabiskan lebih banyak waktu Anda selama hari kerja Anda dalam kategori positif dan sedikit waktu dalam kategori negatif, Anda benar-benar akan dapat secara efektif mengelola waktu Anda - dan mencapai tujuan manajemen waktu yang sebenarnya, untuk merasa lebih baik.