5 Kesalahan Perencanaan Acara Penting yang Harus Dihindari

Tips perencanaan acara penting untuk menghindari acara khusus yang membawa bencana

Hukum Murphy menetapkan bahwa jika sesuatu bisa salah maka mungkin itu akan terjadi. Hal-hal serba salah adalah kenyataan hidup yang harus kita semua jalani.

Tapi ketika datang ke perencanaan acara, manajer acara yang kompeten akan selalu melihat untuk meringankan Hukum Murphy dengan mengakui potensi untuk hal-hal menjadi kacau dan perencanaan yang sesuai.

Sebagai manajer acara, Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa acara khusus klien Anda berjalan lancar dan dengan beberapa hitch mungkin secara manusiawi.

Di dunia nyata, tidak mungkin untuk mencakup setiap kemungkinan, tetapi setidaknya Anda harus menyadari kesalahan perencanaan acara penting yang harus dihindari setiap manajer acara.

Diperingatkan adalah forearmed, jadi mari kita menggali lima tips penting yang dapat membantu Anda menghindari bencana yang tak tanggung-tanggung pada acara berikutnya yang direncanakan.

1. Komunikasi yang buruk - ini mungkin adalah kesalahan paling umum yang dibuat oleh perencana acara yang tidak berpengalaman dan merupakan salah satu yang harus dihindari dengan segala cara. Komunikasi yang buruk (seperti dalam miskomunikasi atau tidak ada komunikasi) dapat mengeja bencana. Komunikasi yang buruk sering kali disebabkan oleh kurangnya perhatian terhadap detail, terutama ketika menyangkut daftar acara Anda. Sangatlah penting bahwa Anda berkomunikasi secara efektif dengan tim acara internal dan pemasok Anda. Meskipun Anda tidak ingin mengatur semua orang, Anda harus tahu siapa yang melakukan apa dan kapan untuk memastikan bahwa setiap orang yang terlibat tahu apa yang diharapkan dari mereka dan terus ke jadwal yang ditugaskan.

1. Perencanaan kontinjensi yang buruk atau hilang - ada kemungkinan besar bahwa setidaknya beberapa hal akan salah pada hari dan jam menjelang acara Anda. Parahnya lagi, beberapa hal kemungkinan akan menjadi buruk selama acara spesial Anda. Itu normal dan diharapkan. Seorang perencana acara profesional berpikir ke depan, mengidentifikasi apa yang bisa salah, dan memiliki rencana kontinjensi yang baik. Misalnya, bagaimana jika malfungsi sistem registrasi Anda pada hari acara? Bagaimana jika Anda kehabisan makanan karena orang tambahan muncul? Bagaimana jika pembicara utama Anda tidak muncul atau tiba terlambat? Jika hal-hal ini terjadi, apakah Anda akan mampu mengatasinya? Dengan kata lain, apakah Anda punya rencana B?

1. Transportasi yang tidak memadai - apakah Anda benar-benar yakin bahwa transportasi yang telah Anda atur untuk mendapatkan delegasi dan presenter ke dan dari acara Anda cukup? Check in selama minggu-minggu menjelang acara Anda, dan pada hari acara, bahwa semua persyaratan transportasi telah dipenuhi. Anda perlu berpikir dalam hal kontingensi. Apa yang terjadi jika kendaraan rusak pada pagi hari acara Anda? Apakah Anda memiliki transportasi alternatif yang tersedia untuk Anda?
2. Kurangnya signage yang jelas - Tidak ada yang lebih membuat frustrasi bagi mereka yang menghadiri acara khusus daripada bingung tentang di mana presentasi berikutnya diadakan. Hindari ini dengan memastikan Anda menampilkan papan nama yang memadai yang mudah dibaca dan dipahami. Lebih baik pergi ke laut dan memiliki terlalu banyak tanda daripada risiko peserta yang hilang dan terus-menerus menanyakan arah.
3. Staf tidak memadai di tangan - pada hari acara khusus Anda, Anda mungkin akan berurusan dengan sejumlah besar peserta. Jangan membuat kesalahan dengan mengandalkan hanya satu atau dua individu untuk menangani pertanyaan atau masalah para delegasi. Pastikan Anda memiliki jumlah peserta kepala yang baik dan, yang terpenting, pastikan bahwa antara tim perencanaan acara dan personel Anda yang disediakan oleh vendor, Anda cukup mengatur acara Anda.

Selain berpikir dan merencanakan ke depan tentang apa yang bisa salah, untuk memastikan acara yang lancar dan sukses, kebijakan terbaik selalu memeriksa dan memeriksa ulang.