Dokumen Persyaratan Bisnis untuk Proyek Bisnis
Mari kita ambil contoh: Sebuah perusahaan (kami akan memanggil mereka ZXYW LLC) telah memutuskan untuk melakukan outsourcing fungsi akuntingnya ke pusat layanan bersama di AS. Mereka memulai proses mencari lokasi, menyiapkan layanan, mempekerjakan dan mengelola para karyawan.
Ini adalah usaha yang rumit dan akan membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk menyelesaikannya. Mereka mulai dengan tim yang menyiapkan dokumen persyaratan bisnis.
Apa itu Dokumen Persyaratan Bisnis?
Tujuan dari dokumen persyaratan bisnis adalah untuk memberikan gambaran lengkap tentang proyek atau rencana bisnis baru, sehingga setiap orang tahu apa yang harus dilakukan dan kapan.
Dokumen persyaratan bisnis (BRD) dapat dipertimbangkan dalam dua fase. Pada tahap pertama proyek, ini adalah dokumen yang menetapkan semua persyaratan untuk proyek, termasuk biaya, detail implementasi, manfaat yang diproyeksikan, pencapaian, dan garis waktu untuk implementasi.
Pada tahap kedua, BRD benar-benar dapat menjadi kontrak antara kedua pihak, secara formal menetapkan persyaratan perusahaan perekrutan (ZXYW LLC dalam kasus ini) dan kontraktor melakukan pekerjaan. Anda akan melihat lebih banyak tentang bahasa kontrak di bawah ini.
Bagaimana Dokumen Persyaratan Bisnis Berbeda dari Rencana Bisnis?
Meskipun kedua dokumen dapat berisi jenis bagian yang sama (ringkasan eksekutif, misalnya), maksudnya berbeda.
Sebuah rencana bisnis dibuat untuk memandu bisnis baru atau yang sudah ada, tetapi lebih sering tujuannya adalah untuk menghadirkan kepada pemberi pinjaman untuk membiayai startup atau ekspansi.
Rencana bisnis berisi informasi umum tentang perusahaan dan rencana serta strategi untuk dapat menghasilkan pendapatan untuk membayar kembali pinjaman.
Laporan keuangan adalah bagian penting dari rencana bisnis, sementara dokumen keuangan di BRD mungkin sangat berbeda, berpusat pada proyek tertentu.
Bagaimana Dokumen Persyaratan Bisnis Berbeda dari Permintaan Proposal?
Perbedaan antara kedua dokumen itu sedikit, tetapi penting. Biasanya, permintaan untuk proposal (RFP) dibuat untuk tujuan mengajukan proposal dari berbagai vendor. dalam contoh ZYXW, RFP dikirim ke perusahaan potensial yang menyediakan layanan outsourcing, untuk meminta penawaran.
BRD, di sisi lain, disiapkan untuk vendor khusus atau mitra usaha patungan yang telah dipilih oleh perusahaan yang mempekerjakan. BRD berisi lebih banyak detail dan spesifikasi serta tenggat waktu yang harus dipenuhi sepanjang jalan dan di akhir proyek.
Ketika RFP dibuat, itu dilengkapi dengan tenggat waktu dan persyaratan untuk mengajukan tawaran. Tawaran dievaluasi setelah batas waktu.
Apa yang Harus Dimasukkan dalam Dokumen Persyaratan Bisnis?
Dalam beberapa hal dokumen persyaratan bisnis mirip dengan jenis proposal bisnis lainnya. BRD harus mencakup:
1 Sebuah pernyataan ringkasan , kadang-kadang disebut ringkasan eksekutif , yang menguraikan persyaratan proyek secara umum.
Pernyataan ringkasan biasanya ditulis setelah BRD selesai.
2. Tujuan proyek. Tujuan ini harus dalam format SMART ; spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu.
3 Latar belakang dan pernyataan kebutuhan atau alasan untuk proyek tersebut. Ini adalah bagian penting dari dokumen, jadi jangan tinggalkan. Menjelaskan mengapa proyek diperlukan adalah pendorong utama proyek, dan keberhasilannya akan tergantung pada seberapa baik kebutuhan itu dipenuhi.
4. Ruang lingkup proyek - apa yang akan dimasukkan dan apa yang tidak termasuk. Dalam contoh perusahaan ZXYW di atas, perusahaan menegaskan bahwa ruang lingkup tidak termasuk mempekerjakan manajemen puncak - orang-orang itu akan disediakan oleh perusahaan.
5. Laporan keuangan. Laporan keuangan sangat penting untuk pandangan keseluruhan dari efek proyek pada neraca perusahaan dan pendapatan selama periode waktu tertentu.
Tentu saja, bagaimana perusahaan akan mendanai proyek itu penting untuk dibahas di sini juga.
6. Persyaratan dan fitur fungsional. Ini adalah tempat untuk memberikan rincian, termasuk diagram, bagan organisasi, dan garis waktu.
7. Kebutuhan personil. Siapa yang perlu dipekerjakan, dan kapan. Apa kategori karyawan akan dibutuhkan dan bagaimana mereka akan dibayar. Siapa yang membayarnya dan kapan. Karena ZXYW sedang menyiapkan fasilitas berbasis manusia, ini adalah bagian penting dari BRD mereka.
8. Jadwal, waktu, dan tenggat waktu. Fase proyek harus dirinci dalam bagian ini, untuk memastikan semua pihak memahami apa yang diperlukan dan kapan. dalam proyek ZXYW, tahap pertama adalah pemilihan tempat, termasuk eksplorasi beberapa kota yang potensial.
9. Asumsi. Bagian dokumen ini sering diabaikan. Mengeja asumsi membantu menghindari masalah di kemudian hari. Misalnya, dalam kontrak di atas, perusahaan ingin menyewakan, bukan membeli , ruang kantor.
10. Biaya dan Manfaat. Analisis biaya-manfaat adalah daftar terperinci semua biaya proyek dan penghematan dari proyek harus dimasukkan.
Apa yang Membuat Dokumen Persyaratan Bisnis menjadi Kontrak?
Seperti disebutkan di atas, pada tahap awal, BRD adalah sebuah proposal. Anda mungkin telah memperhatikan bahwa ada sesuatu yang hilang dari daftar bagian di atas - pembayaran untuk layanan yang diberikan. Tanpa pernyataan pembayaran kepada kontraktor dan waktu pembayaran tersebut, tidak ada kontrak.
Sebelum kedua pihak menandatangani dokumen, bahasa kontrak standar harus ditambahkan, dengan bantuan seorang pengacara, termasuk
- Janji untuk membayar dan berjanji untuk menyediakan layanan
- Perjanjian terbatas , mencegah kontraktor mengambil rahasia dagang perusahaan atau membaginya dengan orang lain.
- Apa yang terjadi jika salah satu pihak tidak memenuhi kewajiban yang diperlukan (yaitu, melanggar kontrak)
- Klausul asuransi dan ganti rugi (hold harmless)
- Ketentuan litigasi dan arbitrase
- Dan, tentu saja, tanda tangan dari pejabat perusahaan dan kontraktor yang tepat.