Mempekerjakan dan Membayar Kontraktor Independen

by Jean Murray

Pajak, Perjanjian Kontraktor, Cadangan Pemotongan

Banyak pemilik usaha kecil lebih suka bekerja dengan kontraktor independen daripada mempekerjakan karyawan. Manfaat untuk menyewa kontraktor independen meliputi:

Fleksibilitas untuk dapat bervariasi jam kerja, atau membayar dengan proyek, dan tidak harus membayar ketika pekerjaan tidak tersedia.
Outsourcing tugas yang tidak penting, seperti TI dan pemeliharaan, jadi Anda tidak perlu membuat departemen baru di perusahaan Anda.
Mampu mengakhiri hubungan dengan mudah tanpa dokumen dan masalah potensial yang terjadi dengan memecat seorang karyawan.
Tidak harus membayar pajak FICA (Jaminan Sosial dan Medicare) dalam bentuk pajak, tunjangan, dan perjanjian. Tetapi Anda masih harus memiliki kontrak (bukan kontrak kerja) dan masih ada dokumen yang harus Anda selesaikan dan pajak yang harus dialokasikan.
Kurang menyewa dokumen, lebih sedikit laporan dan pembayaran ke IRS.

Tapi, sebagai majikan yang mempekerjakan, masih ada beberapa hal yang harus Anda lakukan untuk menyewa kontraktor independen dan mulai membayar orang itu.

01 - Apa itu Kontraktor Independen?

Kontraktor independen adalah individu yang bekerja untuk individu atau perusahaan lain. Kontraktor, menurut definisi, independen, dan bukan karyawan perusahaan yang mempekerjakan.

Contoh sempurna dari kontraktor independen adalah layanan pembersihan. Layanan datang ke kantor Anda untuk melakukan pekerjaan, tetapi pekerja cleaning service bukan karyawan perusahaan Anda.

Kontraktor independen dianggap sebagai pemilik bisnis. Mereka melaporkan penghasilan atas pengembalian pajak pribadi mereka dan mereka dapat memotong pengeluaran bisnis.

02 - Pastikan Pekerja Adalah Kontraktor Independen, Bukan Karyawan

Karena berbagai alasan (terutama yang berkaitan dengan pajak gaji ), IRS khawatir bahwa para pekerja secara tepat diklasifikasikan sebagai kontraktor independen atau karyawan. FYI: IRS menganggap pekerja itu sebagai karyawan, kecuali Anda dapat membuktikan sebaliknya.

IRS menentukan status pekerja berdasarkan kasus per kasus dan melihat beberapa faktor - termasuk perilaku, keuangan, dan kontrol - untuk menentukan status. Jika Anda tidak jelas tentang status orang-orang yang bekerja untuk bisnis Anda, Anda dapat memperoleh determinasi dari IRS.

Kesalahan klasifikasi pekerja baru sebagai kontraktor independen dapat menciptakan kewajiban pajak, denda, dan denda untuk bisnis Anda, jadi pastikan bahwa pekerja yang Anda rekrut adalah kontraktor independen, bukan karyawan. Artikel ini menjelaskan perbedaannya.

03 - Formulir W-9 untuk Kontraktor Independen

Formulir W-9 harus ditandatangani oleh semua kontraktor independen ketika mereka mulai bekerja untuk bisnis Anda. Formulir ini diperlukan untuk memberikan nomor ID pajak (nomor jaminan sosial, ID majikan (EIN), atau lainnya.

Formulir W-9 melayani tujuan yang sama dengan formulir W-4 untuk karyawan yang baru saja dipekerjakan.

Jika pekerja kontrak tidak memiliki nomor ID pajak yang tercatat, mereka mungkin akan dikenakan pemotongan dari pembayaran mereka (disebut cadangan pemotongan gaji ).

04 - Dokumen Penyewaan Baru untuk Kontraktor Independen

Dokumen perekrutan baru yang dibutuhkan untuk kontraktor independen adalah

(1) A) Formulir W-9 (mirip dengan formulir W-4 untuk karyawan) untuk memberikan nomor identifikasi pembayar pajak ,

(2) salinan resume seseorang atau kualifikasi profesional, untuk perlindungan Anda sendiri dan untuk memverifikasi dalam kasus audit, dan

(3) salinan kontrak. Bahkan hubungan IC yang paling sederhana pun harus memiliki kontrak.

05 - Periksa Kredensial Sebelum Menyewa Kontraktor Independen

Dengan cara yang sama, ketika Anda memeriksa referensi untuk seorang karyawan, pastikan Anda memeriksa kredensial kontraktor sebelum disewa. Misalnya, jika Anda mempertimbangkan untuk menyewa seorang pemegang buku, pastikan orang ini tidak memiliki keyakinan kejahatan.

Lakukan pemeriksaan latar belakang pada semua calon kontraktor, dengan cara yang sama Anda memeriksa sebelum Anda mempekerjakan karyawan.

Jika kontraktor independen diatur sebagai bisnis, Anda harus melakukan pemeriksaan dengan Better Business Bureau untuk memastikan tidak ada keluhan yang diajukan terhadap bisnis ini.

Jangan lupa pencarian web yang dicoba-dan-benar, termasuk tinjauan bisnis.

06 - Membayar Kontraktor Independen

Membayar kontraktor independen cukup sederhana. Anda dapat membayar per jam atau dengan pekerjaan itu. Dalam sebagian besar situasi, tidak ada pajak penghasilan yang ditahan, tidak ada pajak FICA (Jaminan Sosial dan Medicare) yang perlu ditahan, dan tidak ada pajak pekerjaan lain yang harus dibayar.

07 - Kontraktor Independen dan Pajak Pekerjaan

Anda harus melacak pembayaran yang Anda lakukan kepada kontraktor independen setiap tahun. Anda tidak perlu menahan pajak FICA ( Pajak Jaminan Sosial dan Medicare) dari pembayaran ini.

Untuk setiap kontraktor independen yang Anda bayarkan $ 600 atau lebih sepanjang tahun, Anda harus melaporkan jumlah total yang dibayarkan pada Formulir 1099-MISC dan memberikan salinan formulir ini kepada kontraktor untuk pajak penghasilannya.

The 1099-MISC harus diberikan kepada kontraktor selambat-lambatnya pada hari terakhir Januari tahun berikutnya, dan Formulir 1096 harus dikirim ke Administrasi Jaminan Sosial pada akhir Februari, dengan salinan dari 1099 formulir.

08 - Pemotongan Pajak Penghasilan Dari Kontraktor Independen

Dalam sebagian besar keadaan, Anda tidak perlu menahan pajak penghasilan dari pembayaran yang Anda lakukan kepada kontraktor independen. Tetapi ada beberapa pengecualian:

Anda sebagai pemilik bisnis dan pembayar harus menahan pajak atas pembayaran kepada kontraktor independen jika:

Wajib pajak belum memberi Anda nomor identifikasi pembayar pajak (Nomor Jaminan Sosial, Nomor Induk Pengusaha , atau Nomor Pokok Wajib Pajak Orang Pribadi)
IRS telah memberi tahu Anda bahwa nomor ID pembayar pajak salah
IRS telah memberi tahu Anda bahwa pembayar pajak belum melaporkan semua pendapatan bunga atau dividen di tahun-tahun sebelumnya

09 - Membuat Kontrak untuk Kontraktor Independen

Dalam setiap kasus, sebelum Anda menyewa kontraktor independen, buat perjanjian dan minta ditandatangani oleh kontraktor. Perjanjian tersebut harus mencakup rincian tentang persyaratan kontraktor, tingkat pembayaran, dan bagian tentang non-pengungkapan dan kerahasiaan.

Jika kontraktor menciptakan properti intelektual , kepemilikan properti ini harus dibuat jelas. Akhirnya, Anda mungkin ingin kontraktor menandatangani perjanjian non-persaingan.