Mempekerjakan Freelancer, Perusahaan Kontrak Luar, Non-karyawan
Mempekerjakan seorang kontraktor independen untuk bekerja di bisnis Anda? Mempekerjakan dokumen untuk kontraktor independen jauh lebih sederhana daripada karyawan, dengan hanya beberapa dokumen yang diperlukan, tetapi ini adalah dokumen penting. Mendapatkannya di awal hubungan kerja jauh lebih mudah daripada ketika pekerjaan atau kontrak selesai dan Anda tidak dapat menemukan orang tersebut.
Mempekerjakan Kontraktor Independen
Mempekerjakan seorang kontraktor independen berbeda dari mempekerjakan seorang karyawan. Ada lebih sedikit dokumen yang terlibat karena Anda tidak perlu menyiapkan pajak gaji (pajak penghasilan dan pajak FICA). Tetapi Anda masih harus memverifikasi nomor pajak orang itu dan memastikan orang itu memenuhi syarat untuk pekerjaan itu dan dapat diandalkan serta memiliki reputasi yang baik. Anda mungkin juga ingin memastikan bahwa kontraktor tidak mengungkapkan informasi penting perusahaan atau meninggalkan perusahaan Anda dan membawa pelanggan atau karyawan.
Apa itu Kontraktor Independen?
Kontraktor independen dapat berupa satu atau lebih orang yang berada dalam bisnis terpisah dari Anda. Ini termasuk freelancer (seperti artis, perencana, atau desainer web, perusahaan luar (melakukan pekerjaan pembersihan, misalnya), profesional seperti pengacara atau ahli pajak - siapa pun yang Anda bayar untuk layanan dan siapa yang bukan karyawan.
Dokumen # 1 - Formulir W-9
Hal terpenting yang harus diingat ketika mempekerjakan pekerja dari luar adalah bahwa Anda harus mendokumentasikan pembayaran Anda kepada mereka.
Jika Anda membayar siapa pun (dengan hanya beberapa pengecualian ) $ 600 atau lebih dalam setahun, Anda harus memberikan orang ini atau perusahaan dengan Formulir W-9, yang mencakup nomor identifikasi, nama, dan alamat wajib pajak kontraktor. Anda harus memiliki W-9 pada file untuk setiap kontraktor independen sehingga Anda tidak perlu menahan pajak penghasilan dari individu itu.
Kemudian, Anda memiliki informasi untuk membuat formulir 1099-MISC bagi orang itu untuk tahun pajak (mirip dengan formulir W-2 untuk karyawan).
Mungkin ada formulir pemotongan pajak penghasilan yang disyaratkan oleh negara Anda. Tanyakan kepada otoritas pajak pendapatan negara Anda untuk informasi lebih lanjut.
Dokumen # 2 - Aplikasi, Resume, atau Dokumentasi Kualifikasi
Sebelum Anda mempekerjakan seseorang, Anda harus meminta dan menyimpan salinan dokumen yang menunjukkan kualifikasi orang ini untuk pekerjaan yang sedang dilakukan.
Jika Anda meminta orang itu untuk mengisi formulir aplikasi, itu harus dengan pemahaman bahwa aplikasi tersebut bukan untuk pekerjaan sebagai karyawan. Lebih baik untuk mendapatkan resume rinci dari orang tersebut, termasuk pendidikan dan riwayat kerja sebelumnya.
Mintalah referensi dari majikan sebelumnya dan orang-orang yang terkait dengan pekerjaan yang mengenal orang ini (pendeta atau ipar seseorang bukanlah referensi yang baik).
Anda mungkin ingin melakukan pemeriksaan latar belakang pada orang ini. Selama Anda mengharuskan semua kontraktor memiliki pemeriksaan latar belakang,
Jika orang tersebut melakukan pekerjaan rahasia, keuangan, atau pekerjaan penting lainnya, Anda juga harus melakukan pemeriksaan latar belakang dan mendapatkan referensi. Jika orang atau perusahaan tersebut terikat (diasuransikan) Anda mungkin ingin mendapatkan salinan asuransi itu.
Dokumen # 3 - Kontrak Tertulis
Untuk setiap kontraktor independen yang bekerja untuk perusahaan Anda, Anda harus memiliki salinan kontrak yang tercatat, ditandatangani oleh kedua belah pihak. Mungkin terdengar seperti berlebihan untuk mengharuskan Anda memiliki kontrak untuk setiap hubungan kontraktor independen, tetapi ada beberapa perjanjian yang perlu dituangkan dalam bentuk tertulis. Kontrak melindungi Anda berdua jika terjadi perselisihan.
Beberapa masalah yang perlu ditangani dalam kontrak ini dan beberapa istilah yang perlu dimasukkan :
- Ruang lingkup pekerjaan, termasuk kapan pekerjaan harus dilakukan, dan tenggat waktu
- Jumlah dan waktu pembayaran, ketika pembayaran jatuh tempo, apa yang terjadi jika pembayaran tidak dilakukan.
- Siapa yang memiliki pekerjaan - kontraktor atau perusahaan yang mempekerjakan?
Bagian terpenting dari kontrak ini adalah pernyataan bahwa orang ini adalah kontraktor independen, bukan karyawan.
Anda Mungkin Juga Ingin Perjanjian Tambahan
Bergantung pada jenis pekerjaan yang dilakukan dan sensitivitas informasi perusahaan Anda, Anda mungkin ingin mendapatkan dua perjanjian lain: Perjanjian kerahasiaan (non-disclosure) dan perjanjian non-persaingan. Meskipun dokumen-dokumen ini tidak diperlukan oleh lembaga pemerintah, mereka mungkin menjadi hal yang baik untuk dipertimbangkan berdasarkan jenis bisnis Anda dan jenis kontraktor independen yang Anda sewa.
Perjanjian kerahasiaan mensyaratkan pekerja kontrak untuk merahasiakan segala informasi tentang perusahaan Anda yang dapat membahayakan Anda jika informasi itu diungkapkan.
Perjanjian non-persaingan menetapkan pembatasan pada pekerja kontrak dari meninggalkan perusahaan Anda dan membawa pelanggan atau klien Anda ke perusahaan lain.
Sering terjadi bahwa seorang kontraktor independen akan bekerja untuk majikan untuk sementara waktu untuk mendapatkan keterampilan dan pengalaman dan kemudian berhenti, turun ke jalan, dan membawa beberapa pelanggan majikan bersama. Untuk mencegah hal ini terjadi, banyak perusahaan kontraktor independen memerlukan perjanjian non-persaingan.
Seorang yang tidak bersaing membatasi kemampuan mantan karyawan atau kontraktor dari memiliki bisnis yang bersaing dalam area tertentu untuk waktu tertentu setelah meninggalkan perusahaan dan dari melakukan pekerjaan yang bersaing langsung dengan pemilik sebelumnya.
Menyimpan Catatan tentang Pekerja Kontrak
Anda sebagai pemilik bisnis tidak perlu menyerahkan dokumen-dokumen ini kepada siapa pun, tetapi jika Anda pernah diaudit oleh IRS , atau Anda perlu memverifikasi hubungan, Anda harus membuatnya. Buat file untuk setiap kontraktor independen yang Anda sewa, dengan dokumen-dokumen ini.